Ley prohibiría a empleadores realizar “acoso electrónico”

Por Stearns Weaver Miller en marzo 8, 2016 Publicado en Legislación & Regulaciones, Manual del Empleado & Políticas de Empleo

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Hace no mucho, escribimos un blog acerca de cómo, para los patronos, los medios sociales eran al mismo tiempo una bendición y una maldición. Por una parte, ayudan a los negocios a comercializar sus productos y servicios… por la otra, les brindan a los empleados una plataforma fácilmente accesible con la cual atraer atención negativa al negocio.

Para impedir atraer (o minimizar) esta atención negativa, un pequeño universo de empleadores han puesto en vigor políticas que exigen a los empleados que entreguen sus nombres de usuario y sus contraseñas para poderles supervisar sus cuentas de medios sociales… una práctica que se conoce como “acoso electrónico”. Algunos patronos creen que estas políticas pueden: (a) proteger contra la divulgación de información de propiedad intelectual exclusiva y de secretos comerciales; (b) asegurar el cumplimiento con regulaciones financieras; y (c) disminuir la exposición a la responsabilidad civil.

De acuerdo con la ley actual, la Asamblea Legislativa de la Florida es de la opinión que los empleadores tienen la autorización para pedir la información de nombre de usuario y contraseña y negarse a contratar e incluso disciplinar a los empleados que no aporten esa información. Por lo tanto, legisladores que creen que estas políticas de “acoso electrónico” invaden los intereses de privacidad han tomado medidas para prohibirlas. La Florida se ha unido a una larga lista de estados que ya han promulgado, o se proponen promulgar, legislación que prohibiría a los empleadores solicitar ese tipo de información. Si se aprobasen, el Proyecto de Ley 635 de la Cámara de Representantes de la Florida y el Proyecto de Ley 186 del Senado (que entrarían en efecto el 1^o de octubre de 2016) prohibirían a los patronos en la Florida pedir a los empleados o solicitantes de empleo sus nombres de usuario o contraseñas para conectarse a los medios sociales. La legislación propuesta no les impediría a los empleadores o empleadores potenciales llevar a cabo búsquedas generales que descubran información que ya esté disponible al público, tales como páginas en Facebook abiertas al público.

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Los cerezos cortados en el trabajo

Por Stearns Weaver Miller en marzo 3, 2016 Publicado en Asesoría de Empleados y Gerencia

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Todos nos acordamos del mito de George Washington y el cerezo. Washington le dijo a su padre que él no podía mentir y que de hecho él había tratado de cortar el cerezo de su papá. Su padre entonces lo elogió y lo abrazó por haber sido tan honesto.

Un amigo recientemente me contó su exasperación con la escuela de bachillerato de su hija. Parece ser que esta chica participó en algunas jugarretas estudiantiles con algunos compañeros de clase y que, después de haber admitido su participación, fue expulsada del colegio. Sin embargo, sus compañeros, quienes negaron su participación, no recibieron castigo porque la escuela no podía probar su complicidad. Sin duda que la escuela tiene el derecho a disciplinar a sus alumnos en la forma que considere apropiada, pero… ¿no le están dando un mensaje erróneo al estudiante que coopera en una investigación y que sinceramente admite haber cometido una trasgresión menor?

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¿“Cesantía accidental” de empleo?

Por Ingrid Ponce en febrero 16, 2016 Publicado en Contratación & Terminación

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Ya por cierto tiempo han estado circulando rumores de que se van a cesantear más empleados en Yahoo, el otrora gigante de la Internet. A pesar de la reducción de un 14% de su fuerza laboral en el 2014, las tribulaciones económicas de Yahoo continúan. Por lo tanto, no nos tomó necesariamente por sorpresa cuando se cesantearon aproximadamente 30 empleados a finales de enero después de que la presidenta de Yahoo negara que se iban a llevar a cabo cesantías “esta semana”. La sorpresa fue que a los individuos despedidos los pusieron en la lista de cesantías por error… ¡ay!

De acuerdo con los informes noticiosos publicados en Fortune.com y en el Detroit Newstime, una fuente anónima aduce que a esas personas nunca los debieron de haber despedido. Más bien, los colocaron por error en la lista y los gerentes – a quienes no se les informó el error – siguieron adelante con los despidos. Yahoo niega estos rumores y además se ha negado a comentar si va a haber cesantías inminentes en el futuro.

Independientemente de que estos despidos hayan sido accidentales o no, esto nos recuerda la importancia de manejar las terminaciones – especialmente las cesantías – con sumo cuidado. Con más frecuencia que no, las noticias sobre posibles cesantías se propagan como el fuego y dan lugar a rumores o desinformación antes de que las decisiones se hayan tomado. He aquí unas cuantas sugerencias para asegurar que las cesantías se lleven a cabo con el menor número de problemas posible.

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¿LA MISMA PAGA POR EL MISMO DÍA? LA EEOC QUIERE ECHARLE UNA OJEADA

Por Eric Gabrielle y Rene Ruiz en febrero 8, 2016 Publicado en Legislación & Regulaciones, Salario y Hora / Clasificación de Empleados

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De vez en cuando, todos nos sentimos como Bill Murray en la película “Groundhog Day”, preguntándonos si estamos viviendo el mismo día en el trabajo una y otra vez. Una cuestión que persiste, sin embargo, es si a todos se nos paga legalmente por hacerlo.

El viernes pasado, exactamente siete años desde que el presidente Obama firmó la Ley de Paga Justa Lilly Ledbetter (Lilly Ledbetter Fair Pay Act) el día de su investidura como primer mandatario, la Comisión de Oportunidades Igualitarias de Empleo (“Equal Employment Opportunity Commission” o “EEOC”), anunció que proponía cambios a su informe EEO-1. Comenzando el próximo año, a los empleadores – sean o no contratistas federales – con 100 empleados o más se les exigirá entregar datos sobre los ingresos reflejados en los formularios W-2 y las horas trabajadas de los empleados, desglosados por raza-etnia y por género. Existen alrededor de 60,000 empleadores en esa categoría.

La EEOC propone la adición de los nuevos datos sobre la paga y el uso de un nuevo formulario a los informes anuales EEO-1 porque opina que los nuevos datos ayudarán a esa agencia a identificar posible discriminaciones en los sueldos y salarios que se paguen y ayudarán asimismo a los empleadores a analizar problemas relacionados con la paga igualitaria en sus empresas.

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Convierta un “pinchazo doloroso” de pagos FICA en un beneficio FICA

Por Sharon Quinn Dixon en febrero 2, 2016 Publicado en Beneficios & Compensación

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El capítulo final de un drama poco común acerca de los impuestos FICA tomó la forma de una orden judicial para transar el caso entre Henkel Corporation y un grupo de empleados jubilados suyos. Aunque se planteó como un caso de beneficios de jubilados, la aplicación del mismo no es tan estrecha.

La Henkel patrocinó un plan de remuneración “no cualificado” (“NQDC”, o sea, que el empleado difiere el pago de impuestos hasta que devenga la remuneración pago diferida) que disponía el pago de beneficios mensuales después de la jubilación. El caso tuvo que ver con la fecha del pago de los impuestos que exige realizar la ley FICA (“Federal Insurance Contributions Act,” o sea, la ley que exige el pago de contribuciones a la Seguridad Social y al Medicare). Viene bien dar cierta información sobre este asunto. Los sueldos de los empleados por lo general son gravables según la ley FICA en la fecha en que se paguen (de acuerdo con la “regla general de fecha”). Según la “regla especial de fecha” para los planes NQDC, o sea, de pagos diferidos, la cantidad que se difiere según dicho plan es gravable en la posterior de las dos siguientes fechas: (a) la fecha en que se prestaron los servicios que dan derecho a esa cantidad; o (b) la fecha en la que el derecho a la cantidad diferida ya no corre un riesgo sustancial de perderse, o sea, la fecha de adquisición de ese derecho (“vesting date”). Según la regla especial de fecha, el valor actual de un beneficio es gravable, independientemente de que el beneficio se pague más adelante. Esta regla de hecho puede ser beneficiosa para el empleado, porque la fecha de adquisición del derecho – que es lo que da pie a pagar el impuesto FICA – a menudo tiene lugar cuando el empleado todavía está trabajando en la empresa y tiene sueldos regulares que exceden la cantidad máxima gravable para efectos de impuesto FICA (FICA wage base). El incluir la cantidad protegida bajo la regla especial de fecha por lo general resulta en pagar solamente la porción de “seguro hospitalario” del impuesto FICA – 1.45% – y no tener que pagar la porción de “social security” de dicho impuesto… 6.2%. Una vez que el valor actual del beneficio se grava de acuerdo con la regla especial de fecha, en ese caso el impuesto FICA nunca se va a tener que pagar por el pago futuro del beneficio… ni por el empleador ni por el empleado.

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Teletrabajo: ¿privilegio o problema?

Por Stearns Weaver Miller en enero 25, 2016 Publicado en Beneficios & Compensación, Manual del Empleado & Políticas de Empleo

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Al hacernos cada vez más móviles, los programas de teletrabajo se están convirtiendo en los beneficios que también aumentan más para los empleados . Aunque el término “teletrabajo” nos trae visiones de un joven de 24 años con una “laptop” tecleando en un “Starbucks”, el típico teletrabajador de hecho tiene 49 años de edad y carrera universitaria.

La idea de disponer de un suministro ilimitado de macchiatos en el transcurso del día laboral puede ser atractiva para algunos empleados pero la de evitar diariamente horas en el automóvil para ir y venir del trabajo es probablemente aun más atractiva.

Los empleados se benefician de las opciones de trabajar desde la casa porque les permite más flexibilidad y la posibilidad de menos estrés, lo cual redunda en mayor satisfacción con el trabajo. Los patronos se benefician porque los trabajadores son más productivos (al pasarse menos tiempo en el auto), exhiben un menor índice de ausentismo y también significa ahorro en espacio de oficina y en estacionamientos para los empleados.

Si trabajar desde la casa en un beneficio tan fantástico… ¿por qué la presidente de Yahoo Marissa Mayer prohibió la práctica hace varios años? Mayer reconoció que los empleados que trabajan desde la casa eran más productivos que los que se quedaban en la oficina, pero el hecho que los empleados son “más cooperativos e innovadores cuando trabajan juntos” predominó sobre las otras ventajas al contemplar las prioridades de Yahoo en aquel momento.

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¡Feliz Año Nuevo de la NLRB!

Por Rene Ruiz en enero 20, 2016 Publicado en Derecho Laboral, Manual del Empleado & Políticas de Empleo

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El Año Nuevo ha comenzado con alguien tocándonos a la puerta: “Somos de la Junta Nacional de Relaciones Laborales y estamos aquí para ayudarlos”. No se hagan la idea de que puedan hacer creer que no hay nadie en la casa porque la compañía de ustedes no esté sindicalizada. La “NLRB” sigue entrometiéndose en las operaciones de su empresa como si fuera una parte interesada activa, y el año 2016 quizá lo deje a usted rascándose la cabeza.

El 24 de diciembre, una mayoría de la Junta concluyó que la regla laboral que contiene el manual del empleado de la empresa Whole Foods, la cual prohíbe que se graben sin autorización la reuniones de la compañía, violaba las normas de la Junta. Esta concluyó que dicha restricción impedía que los empleados participaran en actividades del centro de trabajo tales como dialogar sobre los términos y condiciones de empleo y sindicalización. Haciendo constar que “las fotografías y las grabaciones de audio y video en el centro de trabajo estaban protegidas en ciertas circunstancias”, la Junta falló que tal regla resultaba una prohibición de una actividad concertada protegida “tales como fotografiar la formación de un piquete o grabar pruebas que se vayan a presentar ante tribunales administrativos o judiciales con respecto a asuntos laborales”. Por fin, le ordenó a Whole Foods que revocara la regla. Sin proveer orientación específica, la Junta dio a entender que una política menos restrictiva podría ser legal. Además, la Junta no tomó en consideración cómo su fallo podría estar en conflicto con las leyes de estados, como la Florida, que tipifican como un delito el grabar lo que diga una persona sin su consentimiento.

Piense acerca de lo que acaba de leer por un segundo. Tal vez ya no pueda emitir una política general que exija a sus empleados obtener aprobación antes de videograbar o fotografiar algo en su centro de trabajo. Eso habría sonado absurdo hace unos pocos años. Vamos a ver si se presenta una petición ante un tribunal federal para que revise esa decisión. Predigo que a la

Formularios de verificación de antecedentes: los renglones que le pueden costar millones a su negocio en el 2016

Por Ingrid Ponce y Stearns Weaver Miller en enero 11, 2016 Publicado en Contratación & Terminación, Legislación & Regulaciones

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Si usted comenzó el Año Nuevo con una lista de resoluciones, lo más probable es que su negocio deba comenzarlo con una lista de resoluciones también. Para los que prefieren aprender por cabeza ajena y no cometer sus propios errores, he aquí una sencilla resolución para que encabece la lista de su Equipo de Recursos Humanos para el 2016.

Para poner lo que está en juego en perspectiva, en el 2015 infracciones técnicas menores de la Ley de informe imparcial sobre el crédito (Fair Credit Reporting Act) les costaron a empresas millones de dólares cada una. Esta ley federal, que a pesar de su nombre abarca mucho más que solamente verificaciones “de crédito”, impone una serie de requisitos específicos tanto al fondo como a la forma de los formularios de verificación de antecedentes (entre otras cosas) que se usan para propósitos de empleo. Muchas de estas infracciones son sorprendentes, incluso contraintuitivas: considere textos tales como una declaración de empleo por tiempo indeterminado (también conocido como “a voluntad”) o de igualdad de oportunidades de empleo, el acuse de recibo de las políticas de privacidad por parte del empleado, la exención de responsabilidad civil por realizar la verificación de antecedentes, o información relacionada con actividades filantrópicas del empleador, para mencionar unos pocos. Todos ellos tienen su lugar… ¡pero NO en su formulario de autorización para realizar verificaciones de antecedentes! Estos son precisamente los tipos de “textos ajenos a la cuestión” que son impermisibles (a veces se componen de uno o dos renglones) y que han metido a colegas suyos en problemas con la ley.

Las verificaciones de antecedentes para fines de empleo se llevan a cabo con más frecuencia con respecto a nuevos empleados o empleados vueltos a contratar, aunque también son permisibles con los empleados actuales, previa la debida autorización del individuo. Esto significa que un formulario de autorización de verificación defectuoso expone a la empresa a significativas repercusiones de carácter jurídico prácticamente cada vez que se contrata a un nuevo empleado, según las prácticas de verificación de antecedentes más comunes.

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Si le concede a los empleados no exentos acceso a los correos electrónicos de la empresa: ¿se está buscando una demanda judicial por horas laborales?

Por Stearns Weaver Miller en diciembre 29, 2015 Publicado en Manual del Empleado & Políticas de Empleo

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Betty está sentada a la mesa, cenando con su familia y conversando acerca de cómo le fue el día, saboreando su puré de papas cuando… se le alumbra la pantalla del teléfono: un correo electrónico de la compañía. Ella lo lee, se aparta de la mesa, y empieza a redactar una respuesta. Quince minutos después la envía y vuelve a la mesa.

Esa misma noche, Betty está en la cama. Abre su libro, tratando de empezar a descansar cuando, de nuevo, se enciende el teléfono… un correo electrónico del trabajo. Podría esperar hasta mañana pero quiere adelantarse (y que el jefe vea lo diligente que es). Se pone a pensar sobre la respuesta apropiada, escribe otro correo y lo envía. Quince minutos más.

Ya es temprano en la mañana. Suena la alarma, ella la apaga y (al igual que muchos de nosotros) le echa mano a su más cercano compañero… nuestro teléfono inteligente. Y, ya se lo imaginan: otro correo del trabajo. La mañana la va a tener ocupada así que quiere despejar las cosas por hacer de una vez, y rápidamente contesta el mensaje en cinco minutos.

Para muchos de ustedes, esta situación hipotética probablemente se parece más a la realidad. La tecnología borra constantemente la línea que separa el tiempo laboral del tiempo libre. Esto, a su vez, hace cada vez más difícil llevar una cuenta precisa del tiempo remunerable, el cual, según la Ley de Normas Laborales Justas (la “Fair Labor Standards Act” o “FLSA”), incluye el trabajo “que permita” el empleador.

Entonces… ¿cuál es el problema? Bueno, depende de qué empleados estamos hablando.

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Sus empleados… ¿se portan bien o se portan mal?

Por Stearns Weaver Miller en diciembre 14, 2015 Publicado en Asesoría de Empleados y Gerencia

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Recientemente estaba trabajando en mi lista de “cosas que hacer en las Navidades” mientras cantaba la canción de Santa Claus sobre quién se portaba bien y quién se portaba mal, y esto me recordó que diciembre no es solamente la época de fiestas sino también la temporada de evaluación de desempeño para muchos empleados.

¡Me parece que oí un gruñido colectivo de entre los lectores de este blog! Sí, el proceso de evaluación es largo y tedioso y, para muchos, es tan divertido como tener que ir al dentista. Pero las evaluaciones pueden ser un componente integral del sistema de gestión del desempeño de la empresa con respecto a sus empleados. Las evaluaciones identifican en qué áreas el empleado se destaca, cumple con las expectativas o necesita mejorar. En el caso de que a un empleado se le despida basado en su rendimiento y entabla una demanda judicial, las evaluaciones van a ser parte clave de las pruebas que respalden (esperamos) la razón por la cual la empresa tomó esa decision.

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