Si usted comenzó el Año Nuevo con una lista de resoluciones, lo más probable es que su negocio deba comenzarlo con una lista de resoluciones también. Para los que prefieren aprender por cabeza ajena y no cometer sus propios errores, he aquí una sencilla resolución para que encabece la lista de su Equipo de Recursos Humanos para el 2016.
Para poner lo que está en juego en perspectiva, en el 2015 infracciones técnicas menores de la Ley de informe imparcial sobre el crédito (Fair Credit Reporting Act) les costaron a empresas millones de dólares cada una. Esta ley federal, que a pesar de su nombre abarca mucho más que solamente verificaciones “de crédito”, impone una serie de requisitos específicos tanto al fondo como a la forma de los formularios de verificación de antecedentes (entre otras cosas) que se usan para propósitos de empleo. Muchas de estas infracciones son sorprendentes, incluso contraintuitivas: considere textos tales como una declaración de empleo por tiempo indeterminado (también conocido como “a voluntad”) o de igualdad de oportunidades de empleo, el acuse de recibo de las políticas de privacidad por parte del empleado, la exención de responsabilidad civil por realizar la verificación de antecedentes, o información relacionada con actividades filantrópicas del empleador, para mencionar unos pocos. Todos ellos tienen su lugar… ¡pero NO en su formulario de autorización para realizar verificaciones de antecedentes! Estos son precisamente los tipos de “textos ajenos a la cuestión” que son impermisibles (a veces se componen de uno o dos renglones) y que han metido a colegas suyos en problemas con la ley.
Las verificaciones de antecedentes para fines de empleo se llevan a cabo con más frecuencia con respecto a nuevos empleados o empleados vueltos a contratar, aunque también son permisibles con los empleados actuales, previa la debida autorización del individuo. Esto significa que un formulario de autorización de verificación defectuoso expone a la empresa a significativas repercusiones de carácter jurídico prácticamente cada vez que se contrata a un nuevo empleado, según las prácticas de verificación de antecedentes más comunes.
Los defectos que contiene este tipo de formulario pueden pasar desapercibidos durante años. Entonces, un buen día, a la compañía le presentan una demanda. Con mayor frecuencia, la demanda judicial viene en forma de una acción colectiva, lo que significa que el riesgo financiero potencial del empleador se multiplica por el número de verificaciones de antecedentes realizadas usando formularios defectuosos a lo largo de un período de dos a cinco años, dependiendo de los hechos específicos. Este factor multiplicador puede tener un efecto devastador en las ganancias de la empresa para el 2016.
Las buenas nuevas son que usted no tiene que abandonar las verificaciones de antecedentes en su totalidad… ni debe hacerlo. Sin embargo, sí debe realizar revisiones periódicas de los formularios que utilice y, de ser necesario, procurar la ayuda de asesores de confianza, como un abogado, para mantenerse al día de los cambios en la ley.
Muchos empleadores aprovechan los servicios de terceros contratistas para que les realicen las verificaciones de antecedentes, y a menudo también para que proporcionen los formularios. El delegar estas tareas puede representar un ahorro de tiempo indispensable para profesionales de Recursos Humanos que estén muy ocupados, pero hay que llevar a cabo un cuidadoso proceso de selección. Al contratar una empresa externa de verificación de antecedentes, esté al tanto de las advertencias de “comprador, tenga cuidado” que aparecen en letra menuda, y que expresan que los servicios de verificación de antecedentes no constituyen asesoramiento jurídico. Asegúrese de hacer las preguntas correspondientes, que incluyen que si los formularios que proporcionan los ha revisado un abogado, y que están aprobados para usarlos en el estado o estados en que usted tenga negocios. Es aconsejable consultar a un abogado independiente para asegurar que sus formularios cumplan con los cambios en la ley. Además de las leyes federales, las leyes estatales y municipales imponen requisitos adicionales a las verificaciones de antecedentes penales y de crédito, incluso con relación al momento en que se pueden realizar, y hasta con la debida autorización.
Antes de que el impulso y energía de enero se agoten, considere crear nuevos hábitos saludables revisando los formularios de verificación de antecedente de su empresa junto con sus otras políticas de empleo. Si ya se ha adelantado en estas cuestiones de los formularios, en ese caso échele una ojeada a estas sugerencias adicionales para el 2016 de Lisa Berg.
