women in bed with phoneBetty está sentada a la mesa, cenando con su familia y conversando acerca de cómo le fue el día, saboreando su puré de papas cuando… se le alumbra la pantalla del teléfono:  un correo electrónico de la compañía. Ella lo lee, se aparta de la mesa, y empieza a redactar una respuesta. Quince minutos después la envía y vuelve a la mesa.

Esa misma noche, Betty está en la cama. Abre su libro, tratando de empezar a descansar cuando, de nuevo, se enciende el teléfono… un correo electrónico del trabajo. Podría esperar hasta mañana pero quiere adelantarse (y que el jefe vea lo diligente que es). Se pone a pensar sobre la respuesta apropiada, escribe otro correo y lo envía. Quince minutos más.

Ya es temprano en la mañana. Suena la alarma, ella la apaga y (al igual que muchos de nosotros) le echa mano a su más cercano compañero… nuestro teléfono inteligente. Y, ya se lo imaginan: otro correo del trabajo. La mañana la va a tener ocupada así que quiere despejar las cosas por hacer de una vez, y rápidamente contesta el mensaje en cinco minutos.

Para muchos de ustedes, esta situación hipotética probablemente se parece más a la realidad. La tecnología borra constantemente la línea que separa el tiempo laboral del tiempo libre. Esto, a su vez, hace cada vez más difícil llevar una cuenta precisa del tiempo remunerable, el cual, según la Ley de Normas Laborales Justas (la “Fair Labor Standards Act” o “FLSA”), incluye el trabajo “que permita” el empleador.

Entonces… ¿cuál es el problema? Bueno, depende de qué empleados estamos hablando.

Para algunos puestos (especialmente los que son claramente exentos de los requisitos para las horas extraordinarias de la FLSA), no hay mucho problema. Para el resto del universo de los empleados —universo que se va a expandir significativamente con los cambios que se anticipan en la reglas del Departamento del Trabajo que van a reducir el número de empleados que actualmente se consideran exentos (vea más información al respecto en nuestro reciente seminario en internet)—sin embargo, sí hay algunos asuntos serios que considerar.

Aunque a los patronos por lo general no se les exige remunerar a los empleados por el tiempo trabajado que el patrono no solicitó y del cual no se había enterado, a menudo sí tienen que explicar que no sabían que se había realizado trabajo en el sistema de correo electrónico de la empresa (o que no lo habían permitido).

Además, una reciente decisión sobre una demanda colectiva presentada por policías de la Ciudad de Chicago por presuntas horas extraordinarias no remuneradas relacionadas con trabajo en horas libres demuestra que un patrono puede salir perdiendo a pesar de prevalecer en última instancia en el juicio. En el asunto de Allen contra la Ciudad de Chicago, Causa No. 10C3183 (N. D. Illinois), más de cincuenta oficiales del Buró de Delincuencia Organizada adujeron que se les exigió responder a llamadas y a mensajes en sus dispositivos BlackBerry expedidos por la ciudad incluso cuando estaban en horas libres. La Ciudad, de acuerdo con los oficiales, tenía una “política no escrita” que prohibía a los policías procurar que les pagaran por su trabajo en horas libres.

Aunque el tribunal falló que los policías en cuestión habían realizado algún trabajo remunerable en horas libres, la Ciudad logró eximirse de la responsabilidad basada en que tenía “un proceso establecido para procurar y recibir remuneración por horas extraordinarias”. Para llegar a esa decisión, que se pronunció el 10 de diciembre de 2015, el tribunal federal de Illinois citó la ley del Sexto Circuito que declara que “de acuerdo con la FLSA, si un empleador establece un proceso razonable para que un empleado reporte el tiempo trabajado no remunerado, el empleador no es responsable de que dicho tiempo no se pague si el empleado no sigue el proceso establecido”. Vea White contra Baptist Mem. Health Care. Corp., 699 F. 3d 869 (6o Cir. 2012).

Muchas jurisdicciones (entre las que se encuentra el 11o Circuito) sin embargo, no han implementado claramente este tipo de defensa. Además, aunque la Ciudad de Chicago por fin prevaleció en el juicio, se pasó más de 5 ½ años litigando el asunto y —de acuerdo con un artículo del Chicago Tribune—se gastó más de medio millón de dólares en honorarios de abogados. Y, muy importante, gran parte de la disputa tuvo que ver con la interpretación de diversas políticas que el tribunal mencionó se pudieron haber aclarado fácilmente con una adecuada capacitación sobre su significado.

A continuación aparecen algunas recomendaciones que ayudan a reducir el riesgo a demandas judiciales por cuestiones de horas laborales si los empleados usan el sistema de correo electrónico de la empresa:

  • Considere negar el acceso a los correos electrónicos después de horas laborales a los empleados no exentos que en realidad no tengan necesidad de tal acceso;
  • Como alternativa, considere desactivarles a los empleados no exentos el acceso al sistema de correo electrónico durante horas no laborales;
  • Si usted les otorga a los empleados no exentos acceso al sistema de correo electrónico después de horas laborales, tenga una política claramente definida para que dichos empleados reporten el tiempo trabajado;
  • Delinee exactamente cuándo es que los empleados se tienen que ocupar de asuntos después de horas laborales y cuándo es que se les prohíbe realizar trabajo después de dichas horas; y
  • Vuelva a analizar si los empleados que tienen acceso a los correos electrónicos después de horas laborales en realidad son empleados exentos (antes de que los cambios que se anticipan en las reglas entren en vigor).

No hace mucho tiempo que los teléfonos inteligentes estaban limitados típicamente a los ejecutivos y otros profesionales. Hoy en día, tal parece que todos los estadounidenses adultos tienen uno. La tecnología evoluciona… como también evolucionan las leyes que rigen la remunerabilidad de las horas libres. Ahora es el momento de asegurar que los correos electrónicos no lo estén conduciendo a una demanda judicial.