Preparándonos Para Un Huracán En Medio De La Pandemia

Mientras nos estamos ocupando en encontrar maneras de mantener a nuestras familias, a nuestros negocios y a nosotros mismos a salvo en medio de esta pandemia del coronavirus, no olvidemos que la temporada de huracanes ya está al doblar de la esquina, y que dura desde el 1o de junio al 30 de noviembre. Desafortunadamente, la NOAA ha pronosticado una ajetreada temporada de huracanes en el Atlántico para el 2020, o sea, de 13 a 19 tormentas a las que se les pondrá nombre. No hay tiempo como el presente para prepararse.

Un plan integral contra huracanes para proteger su negocio siempre es un buen punto de partida. Su plan debe revisarse anualmente para realizar los cambios y mejoras necesarios. Antes de una tormenta, usted debe sopesar sus riesgos: ¿puede operar su negocio sin computadoras, copiadoras, archivos, electricidad, agua o internet? ¿Cómo va a pagar la nómina? ¿Sus empleados van a poder venir al trabajo? Luego, desarrolle un plan para tomar en cuenta los riesgos y proteger a sus empleados, negocios y equipos. Recuerde ordenar equipos y suministros para tormentas con anticipación, tales como baterías, agua, cajas de archivo (¿impermeables?), láminas de plástico, bolsas de basura adicionales y cinta adhesiva para conductos. No se olvide de actualizar la información actual de contacto de empleados, clientes y proveedores e imprimir copias en caso de que no pueda acceder a esa información electrónicamente. Quizá se vea obligado a usar teléfonos celulares y direcciones de correo electrónico personales para comunicarse durante y después de una tormenta. Designe un grupo de respuesta de emergencia y dele a cada miembro de ese grupo una lista de los empleados de los cuales esa persona está encargado de contactar después de que haya pasado la tormenta. Brinde información en el sistema de correos de voz y sitio web de la empresa para que los empleados puedan enterarse de la situación en que están las operaciones de la compañía y recibir actualizaciones.

Las preguntas relacionadas con los huracanes empiezan a surgir en esta época del año. He aquí unas cuantas respuestas:

Muchos de mis empleados ya trabajan de manera remota debido a la pandemia: ¿qué problemas adicionales debo tener en cuenta?

Establezca una política que deben seguir los empleados con respecto a lo que se espera de ellos, a fin de asegurar y proteger el equipo de la empresa que tengan en la casa, lo que puede incluir cerrar con llave los cajones de archivos, poner documentos a salvo, desenchufar y apagar computadoras, cubrir equipos con plástico y colocarlos en un lugar seguro. ¿Sus empleados esenciales pueden usar un teléfono analógico y un teléfono fijo si no hay electricidad? ¿Sus empleados esenciales tienen baterías de respaldo o cargadores para sus computadoras portátiles o teléfonos celulares?

¿A los empleados exentos se les paga durante un huracán?

El empleado exento tiene derecho a su salario semanal completo por cualquier semana en la que haya trabajado. O sea, que si su negocio cierra durante unos días durante un huracán y el empleado realizó algún tipo de trabajo durante esa semana, en ese caso tiene derecho a toda su paga semanal. Sin embargo, al empleador se le permite exigir al empleado que use el tiempo libre pagado (“paid time off” o “PTO” en inglés) que no haya usado para la paga de los días en que no realizó ningún trabajo, pero si el empleado no tiene tiempo libre no usado, el empleador deberá pagarle al empleado. Si su negocio permanece abierto y un empleado exento decide no venir a trabajar, usted no tiene que pagarle por ese día, y puede tratar ese día libre como una ausencia personal y, o descontarle al empleado la totalidad de la paga por ese día, o exigirle que use un día de licencia para compensar esa ausencia. Sin embargo, si el empleado realiza algún trabajo desde su casa ese día, en ese caso tendrá que pagarle el salario por el día completo.

¿Y qué pasa con los empleados no exentos?

A los empleados no exentos se les deben pagar todas las horas que realmente trabajen, lo que incluye cualquier trabajo que realicen en la casa. Asegúrese de establecer una buena política con respecto al cronometraje de las horas laboradas… incluso para el trabajo realizado en casa. Durante un huracán esto es especialmente importante. Tenga presente que si no puede darle trabajo a un empleado debido a un huracán, usted no tiene que pagar salarios. Sin embargo, al igual que a los empleados exentos, a todo empleado no exento que se le pague un salario de semana laboral fluctuante se le debe pagar su salario semanal completo por cualquier semana en la que realice trabajo.

¿Y qué me dice del tiempo de espera?

Los empleados tienen derecho a que se les pague el tiempo de espera. Si se le pide a un empleado que vaya a trabajar para esperar algo, por ejemplo, que se encienda el aire acondicionado o que llegue una entrega… en ese caso se le debe pagar ese tiempo.

¿Puede un empleado ofrecer voluntariamente su tiempo?

Piénselo dos veces antes de permitir a los empleados que se ofrezcan de voluntarios para ayudar después de un huracán, ya que hay que pagarles esos servicios voluntarios si ejecutan tareas que realicen regularmente. También, a los empleados hay que pagarles por ayudar en las actividades de limpieza de la oficina.

¿Los empleados pueden donar su tiempo libre pagado no usado a compañeros de trabajo necesitados?

Ahora es un buen momento para considerar si su empresa va a permitir que se hagan esas donaciones y, de ser así, cuáles pueden ser las implicaciones. Redacte una política y hágala cumplir estrictamente.

¿El empleador tiene que cerrar su negocio durante un huracán?

La Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (“Occupational Safety and Health Act”, conocida también por “OSHA”) exige que el empleador proporcione a sus empleados un lugar de trabajo que “esté libre de peligros reconocibles que puedan causar la muerte o daños graves a los empleados”. El empleador deberá utilizar su juicio a su leal saber y entender y determinar si un huracán va a constituir una amenaza sustancial a sus empleados. Los empleadores tienen por ley la obligación de proporcionar a los empleados un lugar de trabajo libre de riesgos.

Tenga presente que los huracanes no relevan a los empleadores de su obligación de cumplir con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (“Americans with Disabilities Act” o “ADA”), la Ley de Normas Laborales Justas (“Fair Labor Standards Act” o “FLSA”), la Ley de Licencia Médica y Familiar (Family Medical Leave Act” o “FMLA”), el Título VII de la Ley sobre Derechos Civiles y otras leyes. Usted deberá seguirles pagando sus salarios a los empleados, llevar expedientes adecuados y tomar decisiones de empleo libres de discriminación ilegal.

 

Arthur ya vino y se fue. Ahora todos podemos esperar que Bertha quede bien atrás.

COVID-19: ¿Punto de inflexión para la semana laboral estándar de “9 a 5”?

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¿De dónde se originó la semana laboral de 8 horas y 5 días? De Ford Motor Company en 1914, pero tuvo que pasar muchísimo tiempo.  Antes de eso, las fábricas funcionaban las 24 horas con empleados que trabajaban largos días y semanas de 100 horas. A fines de la década de 1880, un movimiento laboral comenzó con una consigna que era más o menos como “ocho horas para trabajar, ocho horas para recrearse y ocho horas para descansar”.  Después de eso, hicieron falta casi 20 años para que Ford redujera la semana laboral regular de los empleados a 5 días de ocho horas diarias. La empresa también duplicó el salario de los empleados, lo que causó conmoción en toda la industria. Como resultado de esto, Ford experimentó un aumento en la productividad de los empleados y la duplicación de los márgenes de ganancias. La opinión que sirvió de base para esto fue que, para que la empresa ganara dinero, los empleados iban a necesitar tiempo libre para hacer compras.  Al ver el éxito de Ford, otras compañías implementaron naturalmente el día de ocho horas, que pronto se convirtió en el estándar laboral.  Así es que… ahí la tienen: la razón por la cual la semana laboral de 8 horas y 5 días existe en nuestro país desde hace más de un siglo no es más que un viejo horario laboral efectivo de fábrica.

¿Y hacia dónde se dirige la semana laboral de 8 horas y 5 días? Nadie sabe a ciencia cierta, pero los tiempos están cambiando y los días de trabajadores en fábricas que luchan por días más cortos y más beneficios han quedado atrás.

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Incluso desde sus casas, los seres humanos siguen siendo los mejores reclutadores

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El COVID-19 ha afectado seriamente los planes a corto plazo de todos los empleadores. Aunque muchas empresas han cerrado temporalmente, y muchas otras han suspendido la contratación de empleados, algunos empleadores van a tener que comenzar sus esfuerzos de contratación a medida que la economía se empiece abrir. Los datos indican que la economía de “quedarse en casa” creó un aumento en el uso de las redes sociales, por lo que no sorprende que los reclutadores que tengan que trabajar desde sus casas traten de usar Facebook y otras plataformas para reactivar su fuerza laboral. Los profesionales de Recursos Humanos que actualmente usen, o planeen usar, anuncios en redes sociales para reclutar en línea necesitan conocer sus potenciales e insospechadas dificultades legales.

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5 sugerencias para aumentar al máximo la productividad de empleados remotos

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La pandemia de COVID-19 ha obligado a la mayoría de las empresas a por lo menos ofrecer, si no a exigir, opciones para trabajar desde la casa para los empleados. Los empleadores ahora enfrentan muchos desafíos que acompañan el mantener el mismo nivel de productividad cuando los empleados trabajan de forma remota. A continuación aparecen algunas pautas que ayudan a garantizar que sus empleados maximicen su tiempo fuera de la oficina y dentro de sus casas. continúe leyendo

20 días de Locura Inmigratoria de Marzo

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Mientras que algunos de ustedes esperen ansiosamente ver comunitariamente el mismo video en Facebook desde distintos lugares (“watch parties”) así como los juegos de eliminación de sus equipos de baloncesto favoritos y vitorearlos, los empleadores también deben ponerse a pensar acerca de un tipo distinto de Locura de Marzo… ¡prepararse para el Nuevo Proceso de Inscripción para las Visa H-1B!

Los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (“USCIS” por “U.S. Citizenship and Immigration Services) recientemente anunciaron la implementación de un nuevo proceso electrónico de inscripción para las visas H-1B. El período de inscripción va a tener lugar desde el 1o hasta el 20 de marzo. Por lo tanto, los empleadores que desean presentar peticiones sujetas al máximo de visas H-1B que se conceden (“H-1B cap-subject petitions”) para el máximo del año fiscal 2021 deben empezar a planear y recopilar los documentos de los empleados elegibles.

En un esfuerzo por asegurar que los empleadores no “se equivoquen por gusto”, hace poco grabé una presentación en la que se da respuesta a preguntas y se comparte importante información que se debe tener presente en este proceso, y pueden escuchar esa grabación aquí.

Leyes laborales avanzan poco a poco por la Asamblea Legislativa de la Florida

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La Sesión Legislativa del 2020 ya comienza y hay ciertos proyectos de ley sobre asuntos laborales que avanzan lentamente por la Asamblea. He aquí algunos proyectos de ley especialmente notables que nos llamaron la atención:

Salario mínimo

El salario mínimo es tema frecuente en la Asamblea Legislativa y el 2020 no es excepción. Un proyecto de ley pendiente propone aumentar el salario mínimo del estado cada año, finalmente siguiendo la inflación. Este parece que no es bien recibido y lo que predecimos es que no va a llegar a considerarse para el voto. (Para obtener más información, vea el Proyecto de Ley 691 de la Cámara y el 456 del Senado)

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USCIS expide nuevo Formulario I-9

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El 31 de enero, el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (“USCIS” por “U.S. Citizenship and Immigration Services”) expidió un nuevo Formulario I-9, designado como la versión del 21 de octubre de 2019.  Los únicos cambios son la adición de Eswatini y de Macedonia Norte a la lista de países que aparecen en los campos desplegables en la versión llenable del Formulario y una actualización de las instrucciones del formulario.

Los empleadores deben comenzar a usar el nuevo Formulario I-9 lo antes posible.  Los empleadores pueden seguir usando la versión anterior del Formulario (Rev. 17 de julio de 2017N) hasta el 30 de abril de 2020. Después de esta fecha, solamente podrán usar el Formulario I-9 con la fecha de versión del 21 de octubre de 2019.

La edición actual del Formulario I-9 se puede encontrar en el sitio web del USCIS.

El IRS aplica un poco de “WD-40” a su Formulario W-4

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Los empleadores necesitan actualizar sus documentos para contratar nuevos empleados a fin de incluir el Formulario W-4 recientemente actualizado para el 2020. Este nuevo formulario refleja los cambios que se hicieron al código fiscal en la Ley de Reducción de Impuestos y de Fomento de Creación de Puestos de Trabajo de 2017 (“the 2017 Tax Cuts and Jobs Act”), la cual cambió la deducción estándar y creó un nuevo crédito para dependientes. Como resultado de estos y otros cambios, la versión anterior del Formulario W-4 no calculó con precisión la suma a retener de los impuestos sobre la renta de ciertas personas. La nueva versión da un mejor estimado, para fines de retención, del impuesto sobre la renta.

Se acabó eso que el empleado indique un cierto número de “desgravaciones” (allowances”).  En lugar de ello, al empleado se le pide que dé a conocer su estado civil y, si el empleado tiene otro trabajo o un cónyuge que trabaja, que use el “estimador” del “IRS” para estimar la cantidad que el empleador tiene que usar para calcular la suma a retener.

Todos los nuevos empleados tienen que llenar este Formulario W-4 actualizado y los empleados existentes usar el nuevo formulario para cambiar sus elecciones para efectos de retención.  Además, el empleado que decida cambiar la cantidad retenida deberá usar el nuevo formulario.

Es importante destacar que los empleadores no pueden exigir a los empleados actuales que llenen el nuevo Formulario W-4. Sin embargo, a los empleados se les alienta que lo hagan, ya que el formulario anterior quizá no estime sus impuestos con precisión. No actualizar usando el nuevo formulario puede causar que el individuo reciba un reembolso de impuestos más bajo o incluso que termine debiendo impuestos cuando presente sus declaraciones de impuestos para el 2020.

Departamento del Trabajo les dice a los empleadores: No hay que incluir muchos beneficios adicionales al calcular horas extraordinarias

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Por primera vez en 50 años, el Departamento del Trabajo de los EE. UU. (“DOL” por “Department of Labor”) actualizó la “tasa regular” de la norma salarial para el cálculo de horas extraordinarias (“overtime”).

¿Por qué este asunto importa? De acuerdo con  la Ley Federal de Normas Laborales Justas (“FLSA” por “Fair Labor Standards Act”), al empleado no exento que se le paga por hora se le tienen pagar a “tiempo y medio” de su “tasa regular” las horas que trabaje a partir de 40 horas en una semana laboral. La “tasa regular” es importante porque determina qué se incluye en el cálculo del “tiempo y medio” para pagar las horas extraordinarias.

Sin embargo, al contrario de hace 50 años, los empleadores de hoy a menudo ofrecen a sus empleados una gama de “beneficios adicionales”, tales como programas de bienestar, clases de acondicionamiento físico, educación nutricional, vacunas y evaluaciones de salud. Los empleadores normalmente no han considerado que estos beneficios adicionales se tengan que incluir en la “tasa regular” ni en el cálculo de horas extraordinarias. Sin embargo, el silencio del Departamento del Trabajo sobre cómo estos beneficios de hecho se deben incluir en estos cálculos ha provocado litigios, creando preocupación y gastos en los empleadores que brindan estos beneficios. Por suerte, la decisión final del Departamento establece de manera muy clara que estos beneficios adicionales, así como ciertos beneficios de otros tipos, deben excluirse del cálculo de la “tasa regular”.

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Para sobrevivir la Fiesta de la Temporada

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Usted sobrevivió “Black Friday”, “Cyber Monday” y “Giving Tuesday”.  ¿Podrá “sobrevivir” la fiesta de la oficina y los posibles problemas que representa para Recursos Humanos?  Por favor no deje que nadie se presente a la fiesta vestido como este individuo.

¿Y qué es una fiesta sin bebidas alcohólicas y un blog sobre las leyes sin el “tipo pesa’o” que predica moderación y beber razonablemente? continúe leyendo

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