Mientras nos estamos ocupando en encontrar maneras de mantener a nuestras familias, a nuestros negocios y a nosotros mismos a salvo en medio de esta pandemia del coronavirus, no olvidemos que la temporada de huracanes ya está al doblar de la esquina, y que dura desde el 1^o de junio al 30 de noviembre. Desafortunadamente, la NOAA ha pronosticado una ajetreada temporada de huracanes en el Atlántico para el 2020, o sea, de 13 a 19 tormentas a las que se les pondrá nombre. No hay tiempo como el presente para prepararse.

Un plan integral contra huracanes para proteger su negocio siempre es un buen punto de partida. Su plan debe revisarse anualmente para realizar los cambios y mejoras necesarios. Antes de una tormenta, usted debe sopesar sus riesgos: ¿puede operar su negocio sin computadoras, copiadoras, archivos, electricidad, agua o internet? ¿Cómo va a pagar la nómina? ¿Sus empleados van a poder venir al trabajo? Luego, desarrolle un plan para tomar en cuenta los riesgos y proteger a sus empleados, negocios y equipos. Recuerde ordenar equipos y suministros para tormentas con anticipación, tales como baterías, agua, cajas de archivo (¿impermeables?), láminas de plástico, bolsas de basura adicionales y cinta adhesiva para conductos. No se olvide de actualizar la información actual de contacto de empleados, clientes y proveedores e imprimir copias en caso de que no pueda acceder a esa información electrónicamente. Quizá se vea obligado a usar teléfonos celulares y direcciones de correo electrónico personales para comunicarse durante y después de una tormenta. Designe un grupo de respuesta de emergencia y dele a cada miembro de ese grupo una lista de los empleados de los cuales esa persona está encargado de contactar después de que haya pasado la tormenta. Brinde información en el sistema de correos de voz y sitio web de la empresa para que los empleados puedan enterarse de la situación en que están las operaciones de la compañía y recibir actualizaciones.

Las preguntas relacionadas con los huracanes empiezan a surgir en esta época del año. He aquí unas cuantas respuestas:

Muchos de mis empleados ya trabajan de manera remota debido a la pandemia: ¿qué problemas adicionales debo tener en cuenta?

Establezca una política que deben seguir los empleados con respecto a lo que se espera de ellos, a fin de asegurar y proteger el equipo de la empresa que tengan en la casa, lo que puede incluir cerrar con llave los cajones de archivos, poner documentos a salvo, desenchufar y apagar computadoras, cubrir equipos con plástico y colocarlos en un lugar seguro. ¿Sus empleados esenciales pueden usar un teléfono analógico y un teléfono fijo si no hay electricidad? ¿Sus empleados esenciales tienen baterías de respaldo o cargadores para sus computadoras portátiles o teléfonos celulares?

¿A los empleados exentos se les paga durante un huracán?

El empleado exento tiene derecho a su salario semanal completo por cualquier semana en la que haya trabajado. O sea, que si su negocio cierra durante unos días durante un huracán y el empleado realizó algún tipo de trabajo durante esa semana, en ese caso tiene derecho a toda su paga semanal. Sin embargo, al empleador se le permite exigir al empleado que use el tiempo libre pagado (“paid time off” o “PTO” en inglés) que no haya usado para la paga de los días en que no realizó ningún trabajo, pero si el empleado no tiene tiempo libre no usado, el empleador deberá pagarle al empleado. Si su negocio permanece abierto y un empleado exento decide no venir a trabajar, usted no tiene que pagarle por ese día, y puede tratar ese día libre como una ausencia personal y, o descontarle al empleado la totalidad de la paga por ese día, o exigirle que use un día de licencia para compensar esa ausencia. Sin embargo, si el empleado realiza algún trabajo desde su casa ese día, en ese caso tendrá que pagarle el salario por el día completo.

¿Y qué pasa con los empleados no exentos?

A los empleados no exentos se les deben pagar todas las horas que realmente trabajen, lo que incluye cualquier trabajo que realicen en la casa. Asegúrese de establecer una buena política con respecto al cronometraje de las horas laboradas… incluso para el trabajo realizado en casa. Durante un huracán esto es especialmente importante. Tenga presente que si no puede darle trabajo a un empleado debido a un huracán, usted no tiene que pagar salarios. Sin embargo, al igual que a los empleados exentos, a todo empleado no exento que se le pague un salario de semana laboral fluctuante se le debe pagar su salario semanal completo por cualquier semana en la que realice trabajo.

¿Y qué me dice del tiempo de espera?

Los empleados tienen derecho a que se les pague el tiempo de espera. Si se le pide a un empleado que vaya a trabajar para esperar algo, por ejemplo, que se encienda el aire acondicionado o que llegue una entrega… en ese caso se le debe pagar ese tiempo.

¿Puede un empleado ofrecer voluntariamente su tiempo?

Piénselo dos veces antes de permitir a los empleados que se ofrezcan de voluntarios para ayudar después de un huracán, ya que hay que pagarles esos servicios voluntarios si ejecutan tareas que realicen regularmente. También, a los empleados hay que pagarles por ayudar en las actividades de limpieza de la oficina.

¿Los empleados pueden donar su tiempo libre pagado no usado a compañeros de trabajo necesitados?

Ahora es un buen momento para considerar si su empresa va a permitir que se hagan esas donaciones y, de ser así, cuáles pueden ser las implicaciones. Redacte una política y hágala cumplir estrictamente.

¿El empleador tiene que cerrar su negocio durante un huracán?

La Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (“Occupational Safety and Health Act”, conocida también por “OSHA”) exige que el empleador proporcione a sus empleados un lugar de trabajo que “esté libre de peligros reconocibles que puedan causar la muerte o daños graves a los empleados”. El empleador deberá utilizar su juicio a su leal saber y entender y determinar si un huracán va a constituir una amenaza sustancial a sus empleados. Los empleadores tienen por ley la obligación de proporcionar a los empleados un lugar de trabajo libre de riesgos.

Tenga presente que los huracanes no relevan a los empleadores de su obligación de cumplir con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (“Americans with Disabilities Act” o “ADA”), la Ley de Normas Laborales Justas (“Fair Labor Standards Act” o “FLSA”), la Ley de Licencia Médica y Familiar (Family Medical Leave Act” o “FMLA”), el Título VII de la Ley sobre Derechos Civiles y otras leyes. Usted deberá seguirles pagando sus salarios a los empleados, llevar expedientes adecuados y tomar decisiones de empleo libres de discriminación ilegal.

Arthur ya vino y se fue. Ahora todos podemos esperar que Bertha quede bien atrás.