El capítulo final de un drama poco común acerca de los impuestos FICA tomó la forma de una orden judicial para transar el caso entre Henkel Corporation y un grupo de empleados jubilados suyos. Aunque se planteó como un caso de beneficios de jubilados, la aplicación del mismo no es tan estrecha.
La Henkel patrocinó un plan de remuneración “no cualificado” (“NQDC”, o sea, que el empleado difiere el pago de impuestos hasta que devenga la remuneración pago diferida) que disponía el pago de beneficios mensuales después de la jubilación. El caso tuvo que ver con la fecha del pago de los impuestos que exige realizar la ley FICA (“Federal Insurance Contributions Act,” o sea, la ley que exige el pago de contribuciones a la Seguridad Social y al Medicare). Viene bien dar cierta información sobre este asunto. Los sueldos de los empleados por lo general son gravables según la ley FICA en la fecha en que se paguen (de acuerdo con la “regla general de fecha”). Según la “regla especial de fecha” para los planes NQDC, o sea, de pagos diferidos, la cantidad que se difiere según dicho plan es gravable en la posterior de las dos siguientes fechas: (a) la fecha en que se prestaron los servicios que dan derecho a esa cantidad; o (b) la fecha en la que el derecho a la cantidad diferida ya no corre un riesgo sustancial de perderse, o sea, la fecha de adquisición de ese derecho (“vesting date”). Según la regla especial de fecha, el valor actual de un beneficio es gravable, independientemente de que el beneficio se pague más adelante. Esta regla de hecho puede ser beneficiosa para el empleado, porque la fecha de adquisición del derecho – que es lo que da pie a pagar el impuesto FICA – a menudo tiene lugar cuando el empleado todavía está trabajando en la empresa y tiene sueldos regulares que exceden la cantidad máxima gravable para efectos de impuesto FICA (FICA wage base). El incluir la cantidad protegida bajo la regla especial de fecha por lo general resulta en pagar solamente la porción de “seguro hospitalario” del impuesto FICA – 1.45% – y no tener que pagar la porción de “social security” de dicho impuesto… 6.2%. Una vez que el valor actual del beneficio se grava de acuerdo con la regla especial de fecha, en ese caso el impuesto FICA nunca se va a tener que pagar por el pago futuro del beneficio… ni por el empleador ni por el empleado.
Si el impuesto FICA no se paga sobre el valor actual del beneficio NQDC al quedar adquirido el derecho al beneficio bajo la regla especial de fecha, en ese caso el pago del beneficio cada año estará sujeto a dicho impuesto – el impuesto total de 7.65% (hasta llegar a la cantidad máxima gravable) – por concepto del sueldo devengado según la regla general de fecha. Considérelo como una multa por no haber seguido la regla especial. Es un “rehacerlo” que sale mucho más caro.
En el caso Henkel, la compañía tenía un plan NQDC pero cometió un error con el impuesto FICA y no gravó el valor actual del beneficio según la regla especial de fecha. La Henkel entonces avisó a los jubilados que a cada pago en el futuro se le restarían los impuestos FICA, o sea, según la fecha general de fecha. También pagó los impuestos FICA atrasados que debían los empleados y descontó esa cantidad a lo largo de varios pagos mensuales. Un jubilado que había estado recibiendo pagos durante ocho años antes de que le notificaran las reducciones causadas por los impuestos objetó y demandó a la Henkel, aduciendo que esta no le estaba pagando la totalidad de sus beneficios.
Anteriormente en el 2015, el juez había revisado el Plan NQDC y concluido que dicho plan le exigía a la Henkel que retuviera los impuestos FICA al principio de deberse estos – bajo la regla especial de fecha – y que no podía meramente cobrar (más) impuestos FICA cuando hiciera cada pago a lo largo del tiempo. La manera chapucera en que la Henkel manejó la reglas tributarias de la FICA hizo que los jubilados terminaran con menos dinero en el bolsillo. Después de una sentencia sumaria a favor de los jubilados (el caso se expandió para incluir a todos estos), las partes finalmente se transaron en los últimos días del 2015 por cerca de $3.5 millones. Fue un “doloroso pinchazo” por un problema de impuestos FICA.
Lecciones del caso Henkel aprendidas y aplicadas: Aunque el Servicio de Rentas Internas de los Estados Unidos permite “rehacer” los impuestos FICA si no se sigue la regla especial de fecha en un plan NQDC, esto por lo general no es la manera en que se deben administrar estos planes porque sus términos casi siempre exigen la debida retención de impuestos. Los empleadores deben revisar sus procedimientos y asegurarse de que estén manejando debidamente los impuestos FICA. También deben revisar los documentos de su plan NQDC, de ser posible, para tener más flexibilidad con los problemas tributarios.
Pero las lecciones del caso Henkel no corresponden solamente a un plan NQDC.
Muchos empleadores tienen planes anuales de incentivos (bonificaciones) con una fórmula específica para los pagos que permiten pagar la bonificación si el empleado está empleado a final del año y no exigen que siga empleado en la fecha del pago (por lo general 2 a 3 meses después). La regla especial de fecha de la FICA corresponde al pago de incentivos porque el derecho a estos se ha “adquirido” al final del año (suponiendo que el empleador no pueda eliminar unilateralmente el incentivo). Si la paga que recibe el empleado está por encima de la cantidad máxima gravable de la FICA para el año del incentivo en cuestión, y el empleado termina su empleo antes de la fecha del pago, dicho empleado ha tenido que pagar el impuesto FICA total de 7.65%, mientras que si le hubieran gravado el impuesto FICA el año anterior debería solamente 1.45% por concepto de ese impuesto. El ex empleado tendría el mismo derecho que el jubilado en el caso Henkel… una reducción indebida de su bonificación.
Tenga presente que los ahorros en impuestos FICA para el empleado también son ahorros en impuestos FICA para el empleador. A lo largo del tiempo, los ahorros del empleador pueden irse sumando al aplicar la regla especial de fecha que brinda la ley FICA.
