
El mes pasado más de 300 profesionales de recursos humanos, abogados internos y peritos jurídicos se unieron a nosotros en nuestro Seminario sobre Derecho Laboral y Empleo en el loanDepot Park, la sede de los Miami Marlins.
Los ponentes cubrieron todas las bases, lidiando con las bolas rápidas y los cambios y bolas curvas de carácter jurídico que tienen lugar en el lugar de trabajo.
Les recapitulamos a continuación las principales conclusiones de este evento de las grandes ligas, porque cuando se trata de cumplir con los requisitos y ser proactivos en el lugar de trabajo actual, no nos podemos permitir que nos eliminen por “strikes”.
Saliendo al plato: Reglamento de la Ley de Equidad para Trabajadoras Embarazadas de la EEOC |Lisa Berg
- Por lo general, la Ley de Equidad para Trabajadoras Embarazadas de la EEOC (“PWFA” por “Pregnant Workers Fairness Act”) exige que el empleador cubierto por esa ley haga adaptaciones razonables para acomodar la limitaciones conocidas de una empleado o solicitante calificada que estén relacionadas con el embarazo, el parto o condiciones médicas afines o afectadas o que surjan de lo antedicho, a no ser que dicha acomodación resulte en una carga excesivamente onerosa.
- La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (“EEOC” por “Equal Employment Opportunity Commission”) emitió las Regulaciones finales que entraron en vigor el 18 de junio de 2024 y que brindan orientación a los empleadores sobre cómo interpretar la Ley de Equidad para Trabajadoras Embarazadas.
- A diferencia de la Ley de Licencia Médica y Familiar (“FMLA” por “Family and Medical Leave Act”), no tiene requisitos de duración de empleo ni de un mínimo de horas para ser elegible a solicitar una acomodación.
- Una limitación “conocida” es aquella que la empleada/solicitante o su representante comunica al empleador, o de la cual el empleador debe tener conocimiento dadas las circunstancias.
- Una “limitación” es una condición física o mental relacionada con el embarazo, el parto o condiciones médicas afines, o afectada o derivada de lo antedicho.
- Una “condición física o mental” es:
- Un impedimento o problema que puede ser modesto, menor y/o episódico (por ejemplo, náuseas en la mañana)
- Una necesidad o un problema relacionado con el mantenimiento de la salud de la empleada o del embarazo (por ejemplo, tomar descansos, evitar sustancias químicas); o
- Procurar atención médica relacionada con el embarazo, el parto o una condición médica relacionada.
- Una “condición física o mental” es:
- La empleada o solicitante deberá estar “calificada” según la Ley de Equidad, lo que significa que “con o sin acomodaciones razonables, puede realizar las funciones esenciales del puesto”. La empleada que no pueda realizar una o más funciones laborales esenciales se considerará “calificada” si:
- La incapacidad para realizar una función esencial es temporal
- Ella podría realizar la(s) función(es) esencial(es) en el futuro próximo
- La incapacidad para realizar la(s) funcion(es) esencial(es) puede acomodarse razonablemente.
- Los empleadores cubiertos por esta ley deberán participar prontamente en el proceso interactivo con la empleada y no pueden imponer ninguna acomodación a la que no se haya llegado a través de dicho proceso interactivo.
- A diferencia de la Ley sobre Discapacidades de Estadounidenses (“ADA”), los empleadores cubiertos deberán ser juiciosos al pedir documentación de acuerdo con la Ley de Equidad para Embarazadas (“PWFA”). Según la EEOC, por lo general no es necesario pedir documentación cuando:
- La limitación y la necesidad de una acomodación o adaptación razonable sean obvias y la empleada brinda autoconfirmación
- El empleador ya tiene información suficiente para respaldar una limitación conocida relacionada con el embarazo y la empleada brinda autoconfirmación
- La solicitud es para descansos adicionales para ir al baño, comer o beber según sea necesario, tener agua disponible y sentarse o pararse según sea necesario
- La solicitud es para una acomodación de lactancia y la empleada brinda autoconfirmación
- Las políticas o prácticas del empleador no exigen documentación cuando las empleadas sin limitaciones conocidas procuran una acomodación razonable
- El empleador puede solicitar documentación cuando sea razonable, y la documentación en sí deberá ser razonable, es decir, que sea el mínimo suficiente para:
- Confirmar la condición física o mental;
- Confirmar que la condición física o mental esté relacionada, afectada o se derive del embarazo, parto o condiciones médicas relacionadas; y
- Describir el ajuste o cambio en el trabajo que sean necesarios a causa de la limitación.
- El empleador no puede obligar a la empleada a tomar licencia, incluso si se trata de una licencia pagada, si existe una acomodación razonable que le permita a la empleada seguir trabajando.
- Mejores prácticas:
- Crear una política relacionada con la “PWFA” o actualizar la política existente
- Capacitar a los supervisores y al personal de Recursos Humanos
- No utilizar sus formularios de la “ADA” y de la Ley de Licencia Médica y Familiar (“FMLA”) al administrar acomodaciones basadas en la “PWFA”
- Consultar con un abogado laboral experimentado antes de negarle a la empleada una solicitud de acomodación razonable
Para evitar errores: la Ley de Licencia Médica y Familiar | Andrew Rodman
A veces parece ser que para calcular la elegibilidad, el uso y el agotamiento de la Ley de Licencia Médica y Familiar (“FMLA”) se necesita tener un título avanzado en matemáticas:
- Recuerde las reglas generales de elegibilidad: 12 meses, 1,250 horas de servicio, 50 o más empleados dentro de un radio de 75 millas.
- Confirme siempre la elegibilidad, especialmente con respecto a los empleados contratados recientemente que hayan trabajado antes con la empresa.
- Recuerde las excepciones de elegibilidad que pueden exigir que usted considere períodos de empleo de hace más de 7 años.
- Recuerde que “la base” de un empleado remoto es la oficina a la que reporta, desde la que se le asigna trabajo y desde la cual se le supervisa.
- Cuando se trata de licencia intermitente, siempre preste atención al horario regular del empleado y nunca suponga que el empleado sencillamente tiene derecho a 480 horas de licencia.
- Para las licencias intermitentes, calcule el porcentaje o fracción de la semana laboral regular del empleado como la cantidad que se le deducirá a la asignación de 12 semanas del empleado.
Cantando bolas y strikes: Árbitros del Plan para mejorar desempeño | Robert Turk
- Un Plan para mejorar el desempeño (“PIP” por “Performance Improvement Plan”) que sea “apresurado” para documentar el despido de un empleado puede usarse como prueba de represalias ilegales.
- Un “PIP” significativo en realidad se debería utilizar como un Plan de crecimiento y desarrollo (“GDP” por “Growth and Development Plan”).
- El Plan de crecimiento y desarrollo debe contener cuatro partes:
- Una descripción fáctica de las deficiencias del empleado.
- Los objetivos que al empleador le gustaría que el empleado lograra para corregir las deficiencias.
- Una estrategia o solución clara para que el empleado logre los objetivos, y que incluyan las acciones que el supervisor y el empleador van a tomar para ayudar al empleado.
- La acción que tomará el empleador si el empleado logra o no logra los objetivos
- La empresa tiene que analizar por qué es necesario un Plan para mejorar el desempeño o un Plan de crecimiento y desarrollo… concéntrese en las deficiencias en la comunicación de los supervisores y gerentes.
Innings extras: Actualización sobre salarios y horarios | Robert Turk
- El salario mínimo de Florida va a ser $14 la hora a partir del 30 de septiembre de 2025.
- Pagarle un salario a un empleado de por sí no lo exime de recibir pago de horas extras, pero un salario de por lo menos $684 a la semana es un requisito previo para aplicar las exenciones ejecutivas y administrativas.
- La exención administrativa es la más difícil de aplicar… un empleado que tenga un trabajo importante no está necesariamente exento del pago por horas extras.
- Los tribunales federales de la Florida examinan las verdaderas obligaciones laborales del empleado para determinar el estatus de exención.
Triple Play: ¿Qué está pasando en la EEOC, el DOL y la NLRB? | Eric Gabrielle y Melanie Leitman
Principio general: Las opiniones, decisiones y orientaciones de la agencia a raíz de la decisión de la Corte Suprema que rechazó la deferencia al caso Chevron tendrán menos peso cuando se les haya impugnado ante los tribunales, lo que podría resultar en decisiones inesperadas o incongruentes en los diferentes circuitos federales de los EE. UU. sobre las reglas y regulaciones de la agencia
Departamento del Trabajo (“DOL” por “Department of Labor”):
- El nuevo liderazgo bajo la Administración de Trump procurará implementar objetivos de política que van a ser diferentes a los de la administración anterior, que incluyen pagar con tiempo libre remunerado (“comp time”) en el sector privado, la recalibración de la ventana para calcular el pago de horas extras y los cambios en las reglas para contratistas independientes y empleadores conjuntos.
- Las renuncias masivas y las reducciones previstas en el personal podrían afectar la capacidad del Departamento para implementar sus objetivos políticos.
- Órdenes ejecutivas recientes:
- El salario mínimo para los contratistas federales volvió a ser $13.30 la hora, menos que $17.75 la hora que dictó una orden ejecutiva de Biden.
- Certificación de que los contratistas y beneficiarios federales no participan en programas de Diversidad, Equidad e Inclusión (“DEI”) (actualmente sujeta a una prohibición judicial)
- Rescisión de la orden ejecutiva de Biden que exige compromisos a favor de los sindicatos a cambio de incentivos para la energía limpia
Junta Nacional de Relaciones Laborales (“NLRB” por “National Labor Relations Board”):
- La Sección 7 de la Ley Nacional de Relaciones Laborales se aplica tanto a lugares de trabajo sindicalizados como a los no sindicalizados, y protege la comunicación y la defensa de los empleados con respecto a los términos y condiciones del lugar de trabajo.
- Actualmente, la NLRB no tiene quórum, pero aún así puede investigar acusaciones de prácticas laborales injustas, presentar denuncias y llegar a acuerdos.
- Muchas decisiones de la NLRB de la era Biden son vulnerables a que las revoquen una vez que la NLRB logre alcanzar el quórum.
Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (“EEOC” por “Equal Employment Opportunity Commission”):
- La composición actual de la Comisión (actualmente 2 de 5 miembros) va a impedir que se hagan algunos tipos de cambios estructurales o en la formulación de políticas.
- La composición futura de la Comisión seguirá incierta hasta que los tribunales federales resuelvan las cuestiones legales relacionadas con la autoridad presidencial para despedir a funcionarios de agencias independientes.
- El actual Presidente de la Comisión ha realineado el enfoque de orientación y aplicación de la Comisión para que guarden conformidad con las objeciones generales que ha hecho la Administración, eliminando la atención a la discriminación de personas transgenéricas como algo procesable según el Título VII, identificando a la discriminación contra trabajadores estadounidenses a favor de trabajadores extranjeros como base para aplicar la ley.
- Se espera el fin de que la Comisión haga valer los alegatos de “impacto desproporcionado” (“disparate impact”) como una teoría basada en el Título VII, en conformidad con una reciente Orden Ejecutiva de la Casa Blanca.
Manejando el rebote inesperado: Cómo estar listos para una auditoría y allanamiento que realice la agencia ICE, y que incluya maneras para prepararse para una auditoría del I-9 y del eVerify | Glenn Rissman
Es la calma antes de la tormenta, pero los pronosticadores predicen un aumento en las auditorías I-9 y las acciones para hacer cumplir la ley en los lugares de trabajo, o sea, las redadas. Ahora es el momento para estar listos.
- Lleve a cabo una autoauditoría de sus formularios I-9 y realice las correcciones necesarias.
- Asegúrese de que los responsables de llenar el Formulario I-9 estén bien capacitados y comprendan los pormenores del formulario engañosamente sencillo de una página.
- Reúna un equipo de respuesta interno que actuará como los expertos y enlaces suyos con la agencia de Aplicación de la Ley de Inmigración y Aduanas (“ICE” por “ Immigration and Customs Enforcement”), en caso de que “ICE” realice una visita al lugar de trabajo.
- Conozca los derechos que le otorga la ley.
- Exija que presenten una orden judicial de registro para que puedan acceder a áreas privadas del negocio.
- No dé su consentimiento para que registren áreas privadas.
- Mantenga la calma, sea fuerte, pero no obstruya.
“Replay” instantáneo: Revisemos la jurisprudencia laboral más reciente | Ingrid Ponce
El año pasado se produjeron algunos acontecimientos interesantes en el mundo del empleo.
He aquí unos datos salientes:
- Una acción laboral adversa por una reclamación basada en discriminación no exige que se demuestre un daño significativo… puede basta cierto daño (incluso aunque no resulte en reducción salarial o degradación de categoría de puesto).
- El incumplimiento de la política de la empresa que realice un empleado puede impedir que se presente una reclamación en el futuro basada en discriminación según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (“ADA”), pero recuerde que la congruencia sigue siendo clave.
- La carga de la prueba para establecer exenciones basadas en la Ley de Normas Laborales Justas (“FLSA”) ahora consiste en la preponderancia de la prueba, no en el estándar más elevado de pruebas claras y convincentes. Pero en última instancia el empleador sigue teniendo la carga de la prueba.
- El Departamento de Trabajo (“DOL” por “Department of Labor”) aclaró que los gerentes pueden quedarse con las propinas que reciban directamente de los clientes, pero que no pueden participar en un grupo para compartir las propinas incluso aunque desempeñen una función no gerencial en ese turno.
- Las declaraciones negativas que hagan los funcionarios de la Compañía en sus páginas personales de redes sociales acerca de un empleado que presentó una queja ante el Departamento del Trabajo pueden dar lugar a una reclamación de represalias basada en la Ley de Normas Laborales Justas (“FLSA”)… ¡el silencio es oro!
- Existe una división entre los tribunales de apelaciones de Florida en cuanto a si una reclamación basada en la Ley de Protección del Denunciante de la Florida (“Whistleblower Act”) exige que se presente prueba de que hubo una violación real en lugar del estándar más bajo de creencia de buena fe. Manténganse en sintonía con una actualización sobre este tema en nuestro blog una vez que se resuelva esta división.
- Las reclamaciones por represalias basadas en la Ley de Licencia Médica y Familiar (“FMLA”) exigen que se presente prueba de contrafactualidad causal, conocida en inglés como “but-for causation” (no prueba de factor motivador) en el 11° Circuito.
Sentando las reglas del juego: El uso de la Inteligencia Artificial y de otras tecnologías avanzadas | Stephanie Turk
- La Inteligencia Artificial (“IA” pero más conocidas en inglés como “AI” por “Artificial Intelligence”) y las nuevas tecnologías de vanguardia pueden ayudar a mejorar el lugar de trabajo. Pero también pueden causar peligro y costarle su puesto de trabajo si no tiene cuidado. Asegúrese de averiguar si hay alucinaciones de Inteligencia Artificial y la precisión que tenga lo que esta produzca.
- Ha habido casos recientes que alegan la existencia de sesgo o prejuicio en la Inteligencia Artificial con respecto a los solicitantes y a las decisiones de promoción de empleados. Si bien el uso de herramientas de inteligencia artificial en la contratación o en las decisiones relacionadas con el empleo puede resultar útil, usted debe proceder con precaución.
- Recientemente, la Administración de Trump emitió una orden ejecutiva que limita la validez de reclamaciones por impacto desproporcionado (“disparate impact”), lo que probablemente resultará en que la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (“EEOC”) deje de hacerlas valer con respecto a sesgos de la Inteligencia Artificial (que tienden a ser reclamaciones basadas en impacto desproporcionado). Sin embargo, esto no cambia la ley y todavía se podrán presentar reclamaciones por impacto desproporcionado ante los tribunales (y ante agencias estatales y locales), incluso aunque la EEOC no las haga valer.
- Al utilizar herramientas de inteligencia artificial en el lugar de trabajo, asegúrese de equilibrar el cumplimiento de la ley con la utilidad de la selección de currículums, de la contratación y de otras decisiones. La supervisión humana debe permanecer intacta en el proceso de toma de decisiones.
- Al orquestar una fuerza laboral humana y de Inteligencia Artificial, asegúrese de que los empleados comprendan el uso de esta, genere confianza, mantenga la supervisión humana y dele prioridad a las consideraciones éticas. Y considere adoptar una política sobre la Inteligencia Artificial.
Llevando cuenta de los resultados: Cómo adaptar los planes de beneficios a una cambiante fuerza laboral | Sharon Quinn Dixon
La Ley “SECURE 2.0 Act” estableció mejores oportunidades para que los empleados ahorren para su retiro:
- Un plan 401(k) con una contribución equivalente del empleador puede tratar los pagos de préstamos estudiantiles como una contribución del empleado y hacer que el pago del préstamo sea “equivalente”. El IRS ha dado gran flexibilidad para administrar el programa de “pago de préstamos estudiantiles calificados”.
- El empleador puede reembolsarles a los empleados los pagos de préstamos estudiantiles antes de impuestos dentro del marco de un Programa de Asistencia para la Educación.
- Los empleados de entre 60 y 63 años pueden hacer una “súper” contribución adicional al plan 401(k)… de hasta $34,750 en el 2025.
Los empleadores que ofrecen una contribución Roth en sus planes 401(k) así como sus proveedores de nómina tienen que empezar a prepararse para el 2026, cuando las contribuciones adicionales al plan 401(k) de los empleados mayores de 50 años que ganen más de $145,000 deberán tratarse como contribuciones tipo Roth.
Lanzamiento perfecto: Bateando home runs con obligaciones de no competir (“Restrictive Covenants”) | Thomas Raine & Eric Roth
Es probable que el gobernador ponga su firma en una nueva ley que significativamente va a cambiar el panorama de los acuerdos de no competencia a partir del 1º de julio de 2025.
Aunque lo que aparece a continuación no constituye un resumen integral de la nueva ley, he aquí algunos puntos salientes:
- Permite acuerdos de no competencia de hasta 4 años de duración sin restricción de alcance geográfico.
- Exige que se le dé al empleado aviso previo de al menos 7 días y la oportunidad de procurar asesoramiento jurídico antes de firmar un acuerdo de no competencia.
- Exige que este reconozca que va a recibir información confidencial o relaciones con los clientes.
- Permite al empleador restringirle al empleado que proporcione a otra persona o entidad un servicio “similar” a los servicios que le prestó al empleador durante los últimos 3 años de su empleo.
- Exige que un tribunal otorgue medidas cautelares para evitar que un empleado infrinja el acuerdo.
- Le pasa al empleado o al nuevo empleador la carga de demostrar mediante “pruebas claras y convincentes” que el empleado no va a prestar servicios “similares” ni va a usar la información confidencial ni las relaciones con los clientes del antiguo empleador.
- Dispone la existencia de acuerdos de período de licencia remunerada sin poder trabajar con otra empresa (conocidos en inglés como “garden leave agreements”) de hasta 4 años después de la terminación del empleo, que permiten al empleador anterior impedir que el empleado preste servicios similares a otra persona o entidad, siempre que el empleador anterior le pague al empleado durante dicho período posterior a la terminación.
- Es aplicable a todas las personas que ganan el doble del salario anual de los empleados en el condado en el que tiene su sede el empleador o, si el empleador no tiene su sede en la Florida, en el condado en el que vive el empleado. Ni las bonificaciones ni las comisiones se incluyen en el cálculo del “salario anual”.
- No es aplicable a los profesionales de la salud.
- La ley anterior continúa aplicable a los empleados que no estén cubiertos por la nueva ley.
En resumidas cuentas: Quizá deba actualizar sus acuerdos de obligaciones de no competir a partir del 1º de julio de 2025.
El error del agente libre: Manejando contratistas independientes y trabajadores remotos | Ingrid Ponce y Jaclyn Sánchez
- Nueva Orientación del Departamento del Trabajo: El 1º de mayo de 2025, el Departamento del Trabajo de los EE. UU. (“DOL”) emitió una orientación actualizada para determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente según la Ley de Normas Laborales Justas (“FLSA”). El Departamento dio órdenes a los investigadores de aplicar la prueba tradicional de “realidades económicas” en lugar de basarse solamente en la regla final de enero de 2024 del mismo Departamento. Este cambio refleja las continuas impugnaciones presentadas contra la regla del 2024 e indica un posible regreso a los principios que prevalecían antes de la época de Biden.
- La Prueba de realidades económicas– 6 factores clave: Esta prueba es la que el Departamento del Trabajo va a utilizar actualmente para evaluar si un trabajador es un contratista independiente o un empleado a los efectos de la “FLSA”. El Departamento examinará:
- Si el trabajador tiene la oportunidad de obtener ganancias o pérdidas basadas en su propia habilidad gerencial;
- La inversión que haya hecho el trabajador en comparación con la inversión de la empresa;
- La permanencia de la relación laboral;
- Cuánto control tiene la empresa sobre el trabajo;
- Si el trabajo forma parte integral del negocio de la empresa;
- La habilidad y la iniciativa del trabajador.
- No hay un solo factor que lo decida todo: El Departamento del Trabajo evalúa la totalidad de las circunstancias. Un contrato o una etiqueta por escrito de “contratista independiente” no vale si la relación laboral en sí parece ser de empleo.
- Por qué importa: Los errores de clasificación pueden tener consecuencias legales y financieras graves, que incluyen la responsabilidad por salarios y horas extras no pagados, por impuestos atrasados, por problemas de compensación por accidentes laborales e incluso por violaciones de leyes antidiscriminatorias como la Ley sobre Discapacidades de Estadounidenses (“ADA”).
- Revise la clasificación de acuerdo con todas las pruebas que correspondan: Diferentes leyes utilizan diferentes pruebas para definir quién califica como contratista independiente… e incluyen la Prueba de 3 factores del Servicio de Rentas Internas (“IRS” por “Internal Revenue Service”) y la Prueba de Control según la Ley Angloestadounidense de “Common Law”. Los empleadores deben evaluar sus decisiones de clasificación basándose en todas estas pruebas para evitar los riesgos.
- Sugerencias prácticas:
- Utilice contratos por escrito que reflejen la verdadera naturaleza de la relación.
- Limite el control sobre cuándo y cómo se realiza el trabajo.
- Evite tratar a los contratistas de la misma manera que a los empleados.
- Asegúrese de que los contratistas inviertan sus propios recursos (herramientas y equipos) y demuestren actividad emprendedora.
- Defina el alcance y la duración del proyecto para respaldar la existencia del estatus de independiente.