¡Para prepararnos para la temporada de huracanes!

Que nos disculpe T.S. Eliot, que dijo que abril es el más cruel de los meses, para nosotros en la Florida es junio. Ya es hora de empezar a pensar de nuevo acerca de los huracanes. Aunque tengamos la bendición de tener seis meses sin tormentas, sin duda habrá unos cuantos de “el ciclón nos esquivó por poco” que a todos nos van a obligar a hacer preparativos. He aquí algunos recordatorios sobre cómo preparar tu empresa para la nueva temporada de huracanes.

Actualice la dirección y teléfono domiciliarios, teléfono celular y dirección electrónica personal de cada uno de sus empleados. Quizá tenga que utilizar teléfonos celulares, mensajes de texto y correos electrónicos personales para comunicarse con los empleados después de una tormenta si los equipos de su oficina no funcionan. Considere tener un teléfono analógico con línea de tierra a mano porque los sistemas telefónicos digitales y de Voz por Internet (VOIP) no funcionan si no hay electricidad.
Designe un grupo de respuesta de emergencia y dele a cada miembro de ese grupo una lista de los empleados a los cuales esa persona esté encargada de contactar después de que haya pasado la tormenta.
Brinde información en el sistema de correos de voz y en el sitio web de la empresa para que los empleados puedan enterarse de la situación en que se encuentran las operaciones de la compañía y recibir actualizaciones. Considere utilizar software que les envíe mensajes de texto/SMS a los empleados para mantenerlos informados de las operaciones de la empresa y de cuándo se espera que se presenten a trabajar.
Para los empleados que trabajen desde la casa, asegúrese de que tengan los suministros de oficina necesarios en caso de que la compañía no pueda reabastecerlos después de la tormenta. Los empleadores quizá deban proporcionar protectores contra excesos de voltaje a los empleados que utilicen equipos proporcionados por la empresa para proteger laptops, impresoras, etc. Recuérdeles a los que trabajen desde sus casas que tomen medidas para proteger los equipos de la empresa, tal como desconectar los dispositivos de la corriente y cubrirlos con plástico, y proteger los documentos de la compañía contra los daños del agua y del viento.
¿Su negocio es uno que tiene que permanecer abierto incluso durante desastres naturales, como son los hoteles y hospitales? Si es así, tiene que identificar al personal esencial que tiene que permanecer en el trabajo durante la tormenta. Quizá también deba pedir voluntarios dispuestos a trabajar durante el huracán. La empresa debe considerar incentivos para motivar a los empleados a que se ofrezcan de voluntarios para trabajar, tales como aumentos de salario o días libres pagados. Considere si su negocio puede acomodar a los miembros de la familia y/o mascotas de los empleados que tengan que venir o que se ofrezcan a trabajar durante la tormenta. Los empleadores tal vez deban sopesar si invitar a los miembros de la familia a “capear la tormenta” en el lugar de trabajo puede tranquilizar a los empleados, permitiéndoles concentrarse en sus deberes, o si les va a servir de distracción. Considere también si tener a personas en el predio de la empresa a quienes no se les ha investigado puede representar un riesgo a la protección o a la seguridad. Quizá deba también almacenar y tener a mano paños y líquido desinfectantes para las manos así como mascarillas para los que nos se sientan cómodos en grupos de muchas personas. En caso de que los empleados y otras personas se vean obligados a permanecer en el lugar después de que pase la tormenta, considere tener suministros de agua, meriendas, papel y productos de higiene para ayudar a que todos se sientan más cómodos.
Los empleadores deben considerar por adelantado si van a remunerar a los empleados en caso de que un desastre impida que el centro de trabajo funcione. Según la Ley de Normas Laborales Justas (“Fair Labor Standards Act” o “FLSA”), los empleadores solo tienen que pagarles a los empleados no exentos las horas que de hecho trabajen. Sin embargo, si un empleado exento trabaja parte de un día, esta ley le prohíbe al empleador descontarle a ese empleado la ausencia de un día parcial. Si un empleado exento no puede trabajar porque la empresa no está operacional, quizá el empleador tenga que remunerar de todas maneras a ese empleado y que no se le permita exigirle que use el tiempo de licencia de ausencia pagada a cambio de ese día sin trabajar. Si el empleado exento no puede presentarse a trabajar por un motivo personal, que incluye el no poder viajar al centro de trabajo, en ese caso el empleador quizá pueda descontarle al empleado la paga de ese día o exigirle que sustituya ese día de ausencia con tiempo de licencia pagada.
Considere cómo la empresa va a distribuir los cheques de nómina si el negocio no funciona. Los empleadores quizá deban considerar pedir a sus empleados que se inscriban en un programa de depósito directo para que los salarios se les puedan transferir electrónicamente a sus cuentas. Los empleadores en la Florida no pueden exigirles a los empleados que se inscriban en programas para el depósito directo de los salarios. Como alternativa, los empleadores quizá deseen pagar los salarios por adelantado.
Exija a los empleados que trabajen desde sus casas en el tiempo después de la tormenta que lleven cuenta y constancia de las horas que trabajen. A los empleados no exentos que trabajen desde sus casas se les tienen que pagar todas las horas que trabajen. El empleador va a necesitar algún tipo de mecanismo para llevar cuenta de las horas que se pasen trabajando remotamente así como limitar dichas horas. Si la empresa no quiere que los empleados no exentos trabajen desde sus casas, el empleador debe comunicar esto claramente antes de que llegue la tormenta.
Después de varios huracanes de importancia, algunos empleados quisieron donar su tiempo acumulado de licencia a sus compañeros de trabajo que habían sido mucho más afectados por el ciclón. Considere si su compañía va a permitir este tipo de donaciones de tiempo acumulado y qué implicaciones tributarias puede tener esto, de haberlas.

Junio puede ser el mes más cruel en la Florida porque marca el comienzo de la temporada de huracanes… pero también significa que los mangos empiezan a madurarse. Manténganse sanos y salvos en la temporada que comienza ahora.