También hablamos de esto en nuestro alerta al cliente de Derecho Laboral aquí.
Después de mucha expectativa, la OSHA finalmente emitió su regla para ciertos empleadores sobre la vacunación obligatoria contra el COVID-19 y realización de pruebas. Se le conoce como una norma temporal de emergencia (“ETS” por “Emergency Temporary Standard”). Aunque esta norma va a ser impugnada ante los tribunales, los empleadores de todas maneras deben prepararse ahora para su implementación, ya que la primera fecha límite para cumplir con ella es el 5 de diciembre. He aquí lo que necesita saber:
¿Qué hay de nuevo?
Los empleadores cubiertos deberán adoptar una política de vacunación que asuma una de estas dos formas: (1) vacunación obligatoria para todos los empleados; o (2) una política que les dé a los empleados la opción entre vacunarse o hacerse la prueba semanal obligatoria del COVID-19 y el uso obligatorio de cubiertas faciales por parte de empleados no vacunados (sin que importe la razón por la cual se negaron a vacunarse). La regla también les permite a los empleadores adoptar una política híbrida que aplica la disposición de vacunación obligatoria solamente a ciertos empleados (por ejemplo, los que tratan directamente con clientes). Los empleadores con políticas de vacunación obligatorias aun así deberán dar exenciones a los empleados que no puedan vacunarse por razones médicas, discapacidad o creencias religiosas sinceras. Sin embargo, incluso con una política de vacunación obligatoria, las pruebas de COVID-19 semanales y el uso obligatorio de mascarillas todavía son aplicables, como una acomodación razonable, a los empleados exentos de la política.
¿Qué empleadores están cubiertos?
Todo empleador privado con 100 o más empleados que realicen trabajo en cualquier lugar de los Estados Unidos a partir del 5 de noviembre de 2021. Los empleados temporales, estacionales o de medio tiempo cuentan para este umbral, pero los contratistas independientes no. Una cosa interesante: los empleados contratados a través de una agencia de dotación de personal o de empleados temporales solo cuentan como empleados de esa agencia, y no cuentan como empleados de la empresa en que estas personas físicamente trabajen.
Si el empleador no tiene actualmente 100 empleados pero luego contrata empleados adicionales que lo hagan caer dentro del umbral, entonces la norma sí es aplicable. Sin embargo, al revés no es así. Si un empleador cubierto cae por debajo de este umbral posteriormente, seguirá cubierto por la norma.
Esta regla NO corresponde a los contratistas federales sujetos a la Seguridad contra el COVID-19 en el Trabajo del Grupo de Fuerza Laboral Federal Más Segura: Guidance for Federal Contractors and Subcontractors [Guía para los contratistas y subcontratistas federales]. Tampoco es aplicable en ciertos entornos de atención de la salud.
¿Y todos los empleados están cubiertos?
¡No! Solo que trabajen en espacios interiores en presencia de compañeros de trabajo o clientes están sujetos a esta regla. Los que trabajen desde la casa o exclusivamente al aire libre no están sujetos a ninguno de estos requisitos. Esto significa que estos empleados no están obligados a vacunarse y no tienen que participar en pruebas semanales ni usar mascarillas en el lugar de trabajo. Sin embargo, los empleados que habitualmente ocupan vehículos junto con otros empleados como parte de sus tareas laborales deberán cumplir con la norma incluso si su trabajo se realiza al aire libre.
¿Tengo que pagar a los empleados por el tiempo que les tome vacunarse?
Por lo general sí. Cuando un empleado se vacuna durante horas laborales normales, el empleador tiene que pagar el tiempo que le tome al empleado recibir cada dosis de la vacuna, hasta cuatro horas por dosis. Usted no puede forzar al empleado a usar su tiempo libre acumulado (p.ej., de enfermedad, vacaciones o tiempo libre pagado (“PTO” por “Paid Time Off”) para cubrir el tiempo que haga falta para vacunarse.
Pero si un empleado elige vacunarse en su día libre o fuera del horario laboral regular, el empleador no tiene que pagarle ese tiempo. Los empleadores tampoco pueden obligar a los empleados a vacunarse fuera del horario laboral regular para evitar tener que pagarles el tiempo que les tome vacunarse.
¿Y qué me dice de tomar tiempo libre pagado para recuperarse de efectos secundarios?
Usted puede exigirle al empleado que utilice el tiempo acumulado por enfermedad o el tiempo libre pagado (si tiene una política combinada de tiempo de licencia pagado) para recuperarse de los efectos secundarios de la vacuna. Para los empleados sin tiempo acumulado por enfermedad ni por tiempo libre pagado, el empleador deberá dar hasta dos (2) días de licencia pagados por dosis. Si el empleador sí proporciona tiempo de licencia por enfermedad o tiempo libre pagado pero el empleado no ha acumulado lo suficiente al momento de la vacunación, el empleador no puede deducir estos días al tiempo libre pagado en el futuro. Para los empleadores que tengan políticas por separado de enfermedad y de vacaciones, solo podrán exigir a los empleados que utilicen el tiempo por enfermedad disponible (no el tiempo de vacaciones) para recuperarse de los efectos secundarios de la vacuna.
¿Los empleados tienen que mostrar prueba de vacunación?
¡Claro que sí! No solo tienen que mostrarle prueba, sino que el empleador tiene que guardar una copia de la prueba proporcionada. La prueba puede consistir en un original, una copia o una imagen digital de un expediente oficial de vacunación.
¿Y qué me dice de las vacunas de refuerzo?
La nueva regla no cubre las vacunas de refuerzo. A los empleadores no se les exige ordenar a los empleados elegibles a recibir ninguna vacuna de refuerzo contra el COVID-19 ni darles seguimiento.
¿Quién tiene que hacerse la prueba semanal del COVID-19?
Se exige a los empleados que se hagan una prueba negativa semanal del COVID-19 para que se les permita estar en el lugar de trabajo cuando no estén “plenamente vacunados”. “Plenamente vacunado” quiere decir que el empleado ha recibido todas las dosis obligatorias de su vacuna y que han pasado por lo menos 2 semanas desde que recibió la última dosis. Los que se encuentren entre una dosis y otra deberán seguir haciéndose la prueba semanal y llevar puesta una cubierta facial hasta que estén plenamente vacunados.
Todo empleado a quien le haya salido positiva la prueba del COVID-19 no tiene que someterse a pruebas semanales durante los 90 días siguientes a la fecha de su prueba o diagnóstico positivo. Sin embargo, tales empleados deberán seguir poniéndose una mascarilla o cubierta facial.
¿Qué tipo de prueba se les exige a empleados no vacunados?
Por lo general, las pruebas deberán consistir en una prueba aprobada por la FDA que se usa para detectar una infección actual. Las pruebas diagnósticas, como la de “PCR” o la utiliza antígenos, satisfacen este requisito. Las pruebas con anticuerpos no. Algunas pruebas con antígenos que se venden sin receta pueden satisfacer también este requisito, siempre y cuando no se la administre y la lea la misma persona. En otras palabras, si puede hacerse la prueba y también obtener los resultados en casa, esto no va a ser suficiente a no ser que se satisfagan requisitos adicionales.
¿Quién paga el costo de las pruebas y de las mascarillas?
La OSHA no exige a los empleadores que paguen los costos asociados con las pruebas ni las mascarillas. Sin embargo, puede haber otras leyes, regulaciones y contratos de negociación colectiva que sí exijan que los empleadores paguen esas pruebas. Una pregunta que sigue sin respuesta es si los empleados no exentos tienen derecho a que se les remunere el tiempo que pasen haciéndose la prueba. Esperamos recibir más orientaciones sobre este tema al irnos acercando a la fecha límite del 4 de enero. Manténgase en sintonía.
¿Qué expedientes tengo que guardar?
Además de guardar una copia del expediente de vacunación, los empleadores también deberán crear una lista de todos los empleados y su estatus de vacunación (por ejemplo, plenamente vacunados, parcialmente vacunados, exención por razones médicas o religiosas, y no vacunados). Esta lista deberá actualizarse según sea necesario para reflejar las nuevas contrataciones o los cambios en el estatus de vacunación.
Los empleadores también deberán guardar copias de todos los resultados de pruebas semanales de los empleados que no estén plenamente vacunados. Esos resultados de las pruebas, la lista y las copias de los expedientes de vacunación se consideran ser todos expedientes médicos, lo que significa que se deberán mantener confidencialmente.
¿Es verdad que tengo que dar a los empleados las estadísticas de vacunación de mi compañía?
Sí, es verdad. Al final del siguiente día hábil después de recibir la solicitud de un empleado de tales estadísticas, el empleador tiene que poner a disposición del empleado el número total de empleados plenamente vacunados en el lugar de trabajo junto con el número total de empleados en ese lugar de trabajo. Si se solicita, esta información también deberá proporcionarse a la OSHA dentro de cuatro horas hábiles de recibir tal solicitud.
¿Pero si ya implementé una política de vacunación por escrito? ¿No basta con esto?
Probablemente no. Los empleadores cubiertos tienen que adoptar una política por escrito y dar a los empleados una copia de la misma. Esta política se tiene que proporcionar “en un idioma y a un nivel de alfabetismo” que el empleado entienda. Los empleadores también deberán brindar información a sus empleados con respecto a todos los requisitos de esta nueva regla de la OSHA y adjuntarle el documento de los CDC “Key Things to Know About COVID-19 Vaccines” [“Cosas clave que debe conocer acerca de las vacunas contra el COVID-19”]. Además, los empleadores deberán informar a sus empleados sobre las leyes y reglamentos afines que prohíben la discriminación y las represalias así como las sanciones penales por proporcionar a sabiendas declaraciones o documentación falsas. Por último, los empleadores que ya hayan implementado políticas de vacunación obligatoria deberán actualizar sus políticas para asegurarse de que están cumpliendo con estos nuevos requisitos.
¿Y cuándo esto entra en vigor?
¡Antes de lo que usted se cree! Todos los empleadores cubiertos deberán tener políticas escritas en vigor a más tardar el 5 de diciembre de 2021. Esto significa que las políticas que exigen a los empleados no vacunados ponerse mascarillas, que haya tiempo pagado para la vacunación y el uso del tiempo acumulado por enfermedad para recuperarse de los efectos secundarios de la vacuna, deberán estar listas antes de esa fecha. Y esas listas de empleados más vale también que estén lista para el 5 de diciembre. El requisito de pruebas semanales para los empleados que no estén plenamente vacunados entrará en vigor el 4 de enero de 2022.
El gobernador DeSantis ya ha anunciado que la Florida va a impugnar estas reglas ante los tribunales. Permanezca en sintonía para estar al día de los nuevos desarrollos.
