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Antes del COVID, los empleados podían ir al closet de suministros de oficina en busca de la resma de papel que necesitaban para imprimir ese informe de 50 páginas, o las grapas, bolígrafos y paquete de pestañas para reponer los suministros que se les estaban acabando. Ahora, quizá estén comprando los suministros de oficina trabajando desde la casa.  Para poder reducir el riesgo de potenciales reclamaciones de horas y salarios, así como asegurar que los costos no aumenten fuera de control, los empleadores van a tener que desarrollar políticas de compra y reembolso por trabajo remoto.

La ley de la Florida no exige reembolsarles a los empleados los gastos comerciales. Sin embargo, los empleados pueden realizar gastos que aduzcan estén relacionados con el negocio, lo cual puede dan pie a reclamaciones de horas y salarios en virtud de la Ley de Normas Laborales Justas (“FLSA” por “Fair Labor Standards Act”).  El empleado por hora que compre suministros de oficina para seis meses, una computadora nueva de primera línea o el último modelo de silla de escritorio ergonómica de diseño sueco podría fácilmente ver que sus salarios caen ilegalmente por debajo del salario mínimo cuando se toman en cuenta esas compras.  De igual manera, los empleados asalariados que realicen una gran cantidad de compras corren el riesgo de perder su condición de exentos.

Estados como Illinois, Montana, Iowa, New Hampshire y California tienen leyes que indican cuándo es que los empleadores tienen que reembolsar a los empleados ciertas compras relacionadas con el negocio. Se ha interpretado que estos gastos incluyen suministros de oficina, tales como papel de impresora, bolígrafos y tinta de impresora. En California, los empleadores tienen que reembolsar a los empleados ciertos gastos comerciales “necesarios”. Los tribunales de California han interpretado que esto incluye el uso de equipos, tales como teléfonos celulares y computadoras, incluso cuando el empleado ya posee esos equipos.

Un abogado laboral de California me dijo recientemente que algunos empleados incluso están empezando a reclamar que se les debe un reembolso por el uso de su casa como oficina. Es probable que esto se salga del ámbito de gastos reembolsables razonables, pero ilustra la facilidad con que este problema puede salirse de control.

Los empleadores pueden evitar estos problemas desarrollando una política clara con respecto a la compra de suministros y equipos para el trabajo remoto. Si a los empleados se les va a permitir hacer compras, la política debe delinear qué tipo de suministros están permitidos y establecer un límite a la suma que se pueda gastar. Algunas empresas han ido un paso más allá proporcionando a los empleados un estipendio semanal o mensual que estos pueden usar para comprar cualquier artículo de una lista preaprobada. Lo importante es que los empleadores permanezcan alertas y proactivos con respecto a quién va a pagar los suministros que necesiten los empleados para realizar su trabajo, ya que estos van a permanecer en casa por el futuro previsible.