La pandemia de COVID-19 ha obligado a la mayoría de las empresas a por lo menos ofrecer, si no a exigir, opciones para trabajar desde la casa para los empleados. Los empleadores ahora enfrentan muchos desafíos que acompañan el mantener el mismo nivel de productividad cuando los empleados trabajan de forma remota. A continuación aparecen algunas pautas que ayudan a garantizar que sus empleados maximicen su tiempo fuera de la oficina y dentro de sus casas.
- Exija un horario fijo. . Al contrario de lo que se cree popularmente, una gran cantidad de empleados terminan trabajando demasiado cuando lo hacen de forma remota. Una razón es que no mantienen un horario fijo de horas de trabajo. Asegúrese de que sus empleados tengan una hora de inicio, un tiempo designado de almuerzo y una hora para terminar el trabajo. Trabajar horas designadas no solo proporciona a la gerencia y a los compañeros de trabajo un horario fijo durante el cual se puede contactar al empleado para asignarle tareas o hacerle preguntas, sino que también le da tiempo al empleado para descansar la mente. El exigir un límite estricto al final de la jornada evita que el empleado trabaje sin parar. Además, establecer un horario para sus empleados no exentos y realizar un seguimiento preciso de sus horas es especialmente importante para pagar correctamente las horas extras, si corresponde.
- Elimine las distracciones. En promedio, los empleados remotos pierden 27 minutos o más al día por distracciones. Entre las distracciones comunes están los mensajes de texto, las llamadas telefónicas y conversaciones con otros miembros del hogar. Los empleadores pueden sugerir a sus empleados algunas formas en que pueden manejar eficazmente esas distracciones, como silenciar su celular, dejar en claro a los demás miembros de la familia que no los deben interrumpir excepto por una emergencia, escoger un lugar tranquilo para trabajar como un ático-oficina o habitación para invitados, y usar auriculares con cancelación de ruido. Si el empleado trabaja en una computadora o laptop proporcionada por la empresa, ordene al departamento de informática de la compañía que bloquee todos los sitios web de redes sociales como Twitter, Facebook, Pinterest, Youtube e Instagram.
- Proporcione acceso a los programas. Equipe a sus empleados con herramientas tecnológicas y de productividad. Si el empleado tenía acceso a programas específicos cuando trabajaba en la oficina, asegúrese de que tenga la misma capacidad de acceder a esos programas desde su casa (es decir, Outlook, Adobe, Word, el sistema de reloj de la compañía, etc.). Además, piense en cómo algunas tareas de trabajo podrían verse afectadas ahora que el empleado trabaja de forma remota. Por ejemplo: ¿el empleado necesita una cuenta DocuSign para enviar electrónicamente documentos para las firmas? ¿Necesita una cámara web externa para asistir a videoconferencias?
- Fomente los descansos. En promedio, una persona puede concentrarse en cualquier tarea aproximadamente de 90 a 120 minutos. Después de eso, se recomienda tomar un breve descanso de 5 minutos para recargar. Los empleadores deben alentar a sus empleados a tomar descansos apropiados para evitar la fatiga. Las estadísticas demuestran que los descansos regulares aumentan la productividad, mejoran el bienestar mental y promueven la creatividad.
- Exija que se lleve un registro de productividad. Los registros de productividad son minas de oro para aumentarla, ya que Elevan la eficiencia, la motivación y la concentración mental productiva de los empleados. Los registros de productividad hacen que estos tomen conciencia del tiempo perdido (buscando en la web, haciendo tareas domésticas, navegando por las redes sociales) y los ayudan a minimizar el tiempo que pasan distraídos y sin trabajar. Además, los registros de productividad permiten al empleador ver cuál empleado está a punto de agotarse, cuál necesita más trabajo y cuál necesita ayuda para mantener el rumbo. También ayudan al empleador a analizar si el trabajo se está distribuyendo de manera equitativa a los empleados.
En estos tiempos sin precedentes, muchos empleados desean tener una sensación de normalidad después de encontrarse con que tienen que trabajar desde la casa en espacios inadecuados y cercanos a cónyuges, hijos, mascotas y otras distracciones. Las sugerencias mencionadas pueden ayudar a los empleados a recuperar esa sensación de normalidad así como a aumentar la productividad, promover el bienestar y elevar la moral.
*Nuestro especial agradecimiento a Katie Lee, que ayudó a redactar este post. Katie es una paralegal sobre Derecho Laboral y de Empleo en nuestra oficina de Tampa.