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Estamos en medio de una pandemia global y muchos empleadores luchan financieramente por sobrevivir.  Sin embargo, sorprendentemente, la noticia más importante del Departamento del Trabajo de los Estados Unidos (“DOL” por “Department of Labor”) no son nuevas normas de seguridad destinadas a proteger a los empleados del nuevo coronavirus.  En lugar de ello, este último viernes el Departamento publicó formularios actualizados de uso opcional para cumplir con la Ley de licencia médica y familiar (“FMLA” por “Family and Medical Leave Act”).

A principios de agosto de 2019, el Departamento había solicitado comentarios del público sobre modificaciones a estos formularios.  Basado en esos comentarios, el Departamento del Trabajo ahora ha publicado formularios actualizados que los empleadores podrán usar para dar el aviso que la ley exige a sus empleados y para que estos a su vez cumplan con el requisito de proporcionar certificación de la necesidad específica que tengan para poder recibir una licencia médica o familiar.  Los formularios actualizados son archivos en PDF que se pueden llenar electrónicamente y guardar electrónicamente también.

Entre los formularios actualizados se encuentran los siguientes:

Los formularios de modelo actualizado contienen una nueva fecha de vencimiento: 20 de junio de 2023.

Cambios significativos

Los avisos y formularios con el nuevo modelo tienen un aspecto diferente (por ejemplo, más casillas de respuesta, función de firma electrónica, nombre del empleado en la parte superior de cada página, más colorido, etc.).   A continuación algunos cambios críticos en algunos de los formularios:

Aviso de elegibilidad

  • Este nuevo Aviso describe más claramente los derechos y responsabilidades de los empleados, exige a estos identifiquen a qué miembros de la familia van a cuidar, y explica cómo las licencias pagas cubren las licencias médicas o familiares de la FMLA (y proporciona casillas adicionales para que los empleadores verifiquen este tema).
  • Aunque el Aviso establece que los empleados tienen 15 días para devolver la certificación (semejante al formulario anterior), eso no es correcto. Las regulaciones del Departamento del Trabajo disponen que el empleado debe devolver la certificación dentro de 15 días calendario de haber recibido el Aviso (a menos que el empleador dé más tiempo para devolverla). Sección 825.313 del Título 29 del Código de Regulaciones Federales (29 C.F.R. §825.313).  Por lo tanto, lo que dice el nuevo Aviso es correcto si el empleador entrega en persona o envía por correo electrónico el Aviso al empleado.

Aviso de designación

  • El nuevo formulario incluye una declaración en la Sección I que especifica que los empleadores son responsables de designar la licencia como una que califica para recibir una licencia médica o familiar según la FMLA (a fin de evitar los empleados que quieran “salirse” de ese tipo de licencia). Este pronunciamiento es congruente con la carta de opinión del 2019 del Departamento del Trabajo en la que esta agencia opinó que “Se prohíbe al empleador retrasar la designación de una licencia que califique como una licencia de ese tipo según la Ley de licencia médica y familiar.  Una vez que un empleado elegible haya comunicado la necesidad de tomarse una licencia por una razón que califique según esta ley, ni el empleado ni el empleador podrán rechazar la protección de dicha ley para esa licencia”.
  • El DOL incluyó casillas aparte para que el empleador las marque cuando la certificación médica de un empleado esté “incompleta” o sea “insuficiente”.

Certificación médica

  • El nuevo formulario incluye una casilla en la que el proveedor de atención médica puede confirmar que no existe un “padecimiento grave”. Por el contrario, el formulario anterior daba la impresión de que el proveedor de atención médica tenía la obligación de marcar una de las casillas que confirmaba que el empleado o un miembro de la familia tenían un padecimiento grave, incluso si los datos médicos no respaldaban esa determinación.
  • El nuevo formulario incluye una nueva sección que exige que el proveedor de atención médica dé su “mejor estimación” del tratamiento futuro del empleado o del familiar inmediato.
  • El nuevo formulario establece en el primer párrafo de la Sección I que un empleador “no podrá” solicitar una certificación de licencia médica o familiar para formar vínculo con un niño recién nacido sano o con un niño colocado en adopción o cuidado de crianza.

Preguntas y respuestas sobre los nuevos formularios sobre la FMLA

  1. ¿Puede mi empresa seguir utilizando los antiguos formularios del Departamento de Trabajo?

Sí.  La Ley de licencia médica o familiar no exige que se use ningún formulario o formato específico.

  1. Si ya le proporcionamos a un empleado el formulario de certificación anterior, ¿podemos exigirle que llene otra certificación utilizando el nuevo formulario?

No.  Si al empleado ya se le dio el formulario anterior y el empleado brindó la información solicitada, no se le puede exigir que le dé la misma información utilizando el formulario nuevo.   

  1. ¿Podemos hacerles cambios a los formularios sobre la FMLA?

Usted puede usar los formularios del Departamento del Trabajo o crear su propia versión de los mismos que contengan la misma información básica.   Sin embargo, cuando solicite una certificación médica, usted puede solicitar solo información relacionada con el padecimiento grave para el cual exista la necesidad actual de tomar licencia, y no se puede exigir ninguna otra información fuera de la especificada en las regulaciones de la Ley de licencias médicas y familiares.   Vea la Sección 825.306 del Título 29 del Código de Regulaciones Federales (29 CFR §825.306) y las Secciones 825.307 y 825.308 del mismo Título (29 CFR §825.307 y 29 CFR §825.308).

  1. ¿Tenemos que aceptar la certificación de un empleado que no se preparó usando nuestro formulario?

Los empleadores tienen que aceptar las certificaciones completas y suficientes, sin que importe el formato.   Usted no puede rechazar una certificación que contenga toda la información necesaria para determinar si la licencia califica para la licencia según la FMLA.  Usted no puede rechazar:

  • Ni un fax ni una copia de la certificación;
  • Una certificación que no se haya llenado en el formulario estándar de la empresa del empleador; ni
  • Ningún otro expediente de la documentación médica, tal como una comunicación en papel membrete del proveedor de atención médica.
  1. ¿Los antiguos formularios del Departamento del Trabajo siguen vigentes, aunque ya haya pasado la fecha de vencimiento?

Sí. El contenido de la información que contiene el formulario de uso opcional que expide el Departamento sigue siendo aplicable, independientemente de la fecha de vencimiento.

  1. ¿Se pueden aplicar estos formularios a la Ley de respuesta al coronavirus de “las Familias Primero” (“FFCRA” por “Families First Coronavirus Response Act”)?

No.  Esta ley exige diferentes documentos, que se pueden encontrar en la Sección 826.100 del Título 29 del Código de Regulaciones Federales (29 CFR §826.100) o en el sitio www.dol.gov/agencies/whd/pandemic/ffcra-questions. Busque más información en las preguntas y respuestas # 15 y # 16 (question & answer items #15 and #16).

Finalmente, el Departamento del Trabajo también publicó una Solicitud de información (Request for Information) en la que procura opiniones del público sobre posibles cambios a las regulaciones actuales de la Ley de licencias médicas y familiares.  El Departamento aceptará comentarios hasta el 15 de septiembre de 2020. Seguiremos estando al tanto de los desarrollos en esta área.