Después de años de buena suerte, la Temporada de Huracanes del 2017 afectó severamente a la mayor parte del Sur de la Florida y de la Costa del Golfo. Incluso aquellos de nosotros cuyas propiedades sufrieron poco o ningún daño probablemente estuvimos sin electricidad durante por lo menos varios días y algunos por semanas.  Los negocios experimentaron dificultades para funcionar sin electricidad, sin acceso a la internet y sin agua potable.  Muchos trabajadores sencillamente no pudieron asistir a sus trabajos… por dificultad en conducir vehículos por calles llenas de escombros o sin semáforos, resolver sus necesidades personales o cuidar a los niños porque las escuelas estaban cerradas.  Esperemos que el 2018 traiga una temporada de huracanes calmada pero, por si acaso, a continuación ofrecemos algunas medidas y normas para estar listos para lo peor.

  1. Actualizar la dirección y teléfono domiciliarios, teléfono celular y dirección electrónica personal de cada uno de sus empleados. Quizá tenga que utilizar los celulares, mensuales de texto y correos electrónicos personales para comunicarse con los empleados después de una tormenta si los equipos en su oficina no funcionan. Considere un teléfono analógico a mano porque los sistemas telefónicos modernos no funcionan si no hay electricidad.
  2. Designe un grupo de respuesta de emergencia y dele a cada miembro del grupo una lista de los empleados los cuales esa persona es responsable de contactar después de que haya pasado la tormenta.
  3. Proporcione información en el sistema de correos de voz y sitio web de la empresa para que los empleados puedan enterarse de la situación de las operaciones de la compañía y recibir actualizaciones.
  4. ¿Su negocio es uno que tiene que permanecer abierto incluso durante desastres naturales, como un hotel u hospital? Si es así, tiene que identificar al personal esencial que tienen que permanecer en el trabajo durante la tormenta. Quizá también deba pedir voluntarios dispuestos a trabajar durante el huracán. El empleador debe considerar incentivos para motivar a los empleados que se ofrezcan de voluntarios para trabajar, tales como aumentos de salario o días libres pagados. Considere si su lugar de empleo puede acomodar a los miembros de la familia y/o mascotas de los empleados que tengan que venir o que se ofrezcan a trabajar durante la tormenta. Los empleadores que deseen evaluar si van a invitar a miembros de las familias a “pasar la tormenta” en el centro de trabajo aliviarán a los empleados de sus preocupaciones y les permitirá concentrarse en sus tareas así como servirles de entretenimiento.
  5. Los empleadores deben considerar por adelantado si van a remunerar a los empleados en caso de que un desastre impida que el centro de trabajo funcione. Según la Ley de Normas Laborales Justas (la “Fair Labor Standards Act” o “FLSA”), los empleadores solo tienen que pagarles a los empleados no exentos las horas que de hecho trabajen. Sin embargo, si un empleado exento trabaja parte de un día, esta ley le prohíbe al empleador deducirle a ese empleado la ausencia de un día parcial. Si un empleado exento no puede trabajar porque la empresa no está operacional, quizá el empleador tenga que remunerar de todas maneras al empleado y que no se le permita exigirle al empleado que use el tiempo de licencia de ausencia pagada por ese día sin trabajar. Si el empleado exento no puede presentarse a trabajar por un motivo personal, que incluye el no poder viajar al centro de trabajo, en ese caso el empleador quizá pueda deducirle al empleado la paga de ese día o exigirle que sustituya ese día de ausencia con tiempo de licencia pagada.
  6. Considere cómo la empresa va a distribuir los cheques de nómina si la empresa no funciona. Los empleadores quizá deban considerar pedir a sus empleados que se inscriban en un programa de depósito directo para que los salarios se les puedan transferir electrónicamente a sus cuentas, suponiendo por supuesto que las instituciones financieras que realicen esta operación estén funcionando. Los empleadores en la Florida no pueden exigir a los empleados que se inscriban en programas para el depósito directo de los salarios.
  7. Exigir a los empleados que trabajan desde sus casas en el tiempo después de la tormenta que lleven cuenta y constancia de las horas que trabajen. A los empleados no exentos que trabajen desde sus casas se les tienen que pagar todas las horas que trabajen. El empleador va a necesitar algún tipo de mecanismo para llevar cuenta de las horas que se pasen trabajando remotamente. Si la empresa no quiere que los empleados no exentos trabajen desde sus casas, el empleador debe comunicar esto claramente antes de que llegue la tormenta.
  8. Después de pasar por otros desastres naturales, muchos empleadores han participado en programas de ayuda patrocinados por ellos mismos que incluyen:
    • Permitir a los empleados que donen tiempo acumulado de vacaciones o de licencia por enfermedad o personal a cambio de contribuciones del empleador a organizaciones caritativas que brinden ayuda a víctimas de desastres
    • Permitir a los empleados que done tiempo acumulado de vacaciones o de licencia por enfermedad o personal a compañeros de trabajo que resultaron afectados más seriamente por el ciclón
    • Si corresponde, donar directamente a los empleados afectados a través de pagos de ayuda para desastres que cumplan con los requisitos
    • Establecer un fondo 501(c)(3) de ayuda a los empleados patrocinado por el empleador, al cual puedan contribuir los empleados, y usar el fondo para hacer pagos a miembros del personal que hayan sido afectados por la tormenta

Averigüe si su compañía va a participar en alguno de estos programas de ayuda patrocinados por el empleador y qué implicaciones tributarias, si tal es el caso, puede haber.