Los empleadores se basan en la investigación de los antecedentes como parte del proceso de contratación de nuevos empleados. Recientemente, numerosos importantes y bien conocidos empleadores han sido acusados de no cumplir con la Ley de informes imparciales de crédito (conocida por su sigla “FCRA” por Fair Credit Reporting Act). ¿Por qué está pasando esto? El problema reside en la legalidad de los formularios que los empleadores utilicen para obtener la autorización de los solicitantes de trabajo con el fin de obtener información sobre sus antecedentes.
El empleador que use una agencia externa de informes sobre el consumidor para conseguir este tipo de información sobre un potencial empleado tiene que seguir varios pasos:
- Los empleadores deben obtener autorización por escrito de esa persona antes de iniciar la investigación sobre sus antecedentes. Esa autorización es el formulario que da pie a gran parte de estos recientes litigios.
- Los empleadores se tienen que asegurar de que el formulario informe a los solicitantes que se podrán usar informes sobre consumidores para fines de contratación, y de obtener el consentimiento de los solicitantes para que se destinen a ese uso. El formulario tiene que asegurar que:
- A los solicitantes se les informa por escrito que el empleador puede obtener un informe sobre el consumidor u otro tipo de datos sobre sus antecedentes y utilizarlos con el fin de evaluar su solicitud de empleo.
- Este aviso así como el consentimiento del solicitante se pueden combinar en un solo documento, pero este tiene que ser un documento por separado y no formar parte de la solicitud de empleo.
- El formulario se tiene que escribir en un lenguaje claro y no puede incluir textos ajenos a la cuestión (o sea, textos que no estén cubiertos por las regulaciones).
- El formulario tiene que ser firmado por el solicitante como demostración de su reconocimiento del mismo y de haber recibido el aviso.
- Para obtener la información que la agencia de informes sobre el consumidor exige para llevar a cabo la investigación sobre los antecedentes, el empleador le puede pedir al solicitante, en un formulario aparte, que proporcione los datos pertinentes tales como el número de seguro social, su dirección, el número de la licencia de conducir y la fecha de nacimiento. Los empleadores deben expresar claramente que esa información sólo se va a usar con respecto a la investigación sobre los antecedentes que va a realizar la agencia de informes sobre el consumidor.
- Fuera del aviso y del formulario de consentimiento, la “FCRA” también exige que los empleadores les hagan saber a los solicitantes, por adelantado, que la información que contenga su informe sobre el consumidor se puede usar para rechazar su solicitud de empleo. Este paso tiene el propósito de permitirle a la persona disputar o corregir las inexactitudes que contenga el informe. Por lo tanto, junto con la notificación previa a acción adversa, el empleador tiene que darle a la persona una copia del informe sobre sus antecedentes y la publicación titulada “Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act”, publicada también en castellano bajo el título de “Un resumen de sus derechos en virtud de la Ley de Informe Imparcial de Crédito”.
- Si el empleador todavía pretende negarle el empleo al solicitante, tiene que enviar el aviso de acción adversa dentro de un plazo razonable (por lo menos no menos de 5 días).
- Los empleadores también tienen que hacerle constar a la agencia que van a usar la información que ésta les dé solamente para propósitos de contratación y por lo demás en cumplimiento con la ley.
Una ley como la “FCRA” con requisitos estrictos de cumplimiento y una estipulación de honorarios de abogados constituyen un arma atractiva para los empleados y sus abogados. Los empleadores deben ser diligentes en cumplir con la “FCRA” para mitigar el riesgo de las reclamaciones, que pueden resultar en la imposición de sanciones de hasta $1,000 por cada violación de la ley, la adjudicación de honorarios de abogados e incluso de daños punitivos.
Al comenzar el nuevo año, tómese un tiempo para revisar el cumplimiento de su empresa con la ley “FCRA” así como su cumplimiento con las demás leyes laborales aplicables.
