Según el Sun Sentinel, se espera que esta temporada de huracanes, que comenzó el domingo 1º de junio, traiga más ciclones con nombre, más huracanes y más huracanes de importancia. Tanto la Administración Nacional Oceánica y Atmosférica (“NOAA” por “National Oceanic and Atmospheric Administration”) como Colorado State University pronostican una temporada activa. La NOAA anticipa entre trece a diecinueve ciclones con nombre que tendrán vientos sostenidos de más de 39 millas por hora. La Universidad predice diecisiete ciclones con nombre (Sun Sentinel, 1º de junio de 2025)
Así que saque su plan para huracanes de la gaveta, revise su suministro de pilas o baterías y llene sus tanques de agua. Para su negocio o lugar de trabajo, considere llevar a cabo las siguientes cosas para estar listo para un huracán y lo que viene después.
- Actualice la dirección y teléfono de su casa, su teléfono celular y la dirección electrónica personal de cada uno de sus empleados. Quizá tenga que utilizar teléfonos celulares, mensajes de texto y correos electrónicos personales para comunicarse con los empleados después de un huracán, ya sea porque los equipos de su oficina no funcionan o no tienen electricidad. Considere tener a mano un teléfono analógico con línea de tierra porque los sistemas telefónicos digitales y de Voz por Internet (VOIP) no funcionan si no hay electricidad.
- Designe un grupo de respuesta de emergencia y dele a cada miembro de ese grupo una lista de los empleados de los cuales esa persona esté encargada de contactar después de que haya pasado el huracán.
- Brinde información en el sistema de correos de voz y en el sitio web de la empresa para que los empleados puedan enterarse de la situación en que se encuentran las operaciones de la compañía y recibir actualizaciones. Considere utilizar software que les envíe mensajes de texto/SMS a los empleados para mantenerlos informados de las operaciones de la empresa y de cuándo se espera que se presenten a trabajar.
- Para los empleados que trabajen desde la casa, asegúrese de que tengan los suministros de oficina necesarios en caso de que la compañía no pueda reabastecerlos después del huracán. Los empleadores quizá deban proporcionar protectores contra excesos de voltaje a los empleados que utilicen equipos proporcionados por la empresa para proteger laptops, impresoras, etc. Recuérdeles a los que trabajen desde sus casas que tomen medidas para proteger los equipos de la compañía, tal como desenchufar los dispositivos de la corriente eléctrica y cubrirlos con plástico, y proteger los documentos empresariales contra los daños del agua y del viento.
- ¿Su negocio tiene que permanecer abierto incluso durante desastres naturales, como los hoteles u hospitales? Si es así, tiene que identificar al personal esencial que deberá permanecer en el trabajo durante el huracán. Quizá también deba pedir voluntarios dispuestos a trabajar en el transcurso de este. La empresa debe considerar incentivos para motivar a los empleados a que se ofrezcan de voluntarios para trabajar, tales como aumentos de salario o días libres pagados. Considere si su negocio puede alojar a los miembros de la familia y/o mascotas de los empleados que tengan que venir o que se ofrezcan a trabajar en el transcurso del ciclón. Los empleadores tal vez deban sopesar si invitar a los miembros de la familia a “capear la tormenta” en el lugar de trabajo va a traer paz de espíritu a los empleados, permitiéndoles concentrarse en sus tareas, o si les va a servir de distracción. Considere también si tener a personas en el predio de la empresa a quienes no se les ha investigado previamente puede representar un riesgo a la integridad física personal o a la seguridad. Quizá también deba almacenar y tener a mano paños y líquidos desinfectantes para las manos así como mascarillas para los que nos se sientan cómodos en grupos de muchas personas. En caso de que los empleados y otras personas se vean obligados a permanecer en el lugar después de que pase el huracán, considere tener suministros de agua, meriendas, papel y productos de higiene para ayudar a que todos se sientan más cómodos.
- Los empleadores deben considerar por adelantado si van a remunerar a los empleados en caso de que un desastre impida que el centro de trabajo funcione. Según la Ley de Normas Laborales Justas (“Fair Labor Standards Act” o “FLSA”), los empleadores solo tienen que pagarles a los empleados no exentos las horas que de hecho trabajen. Sin embargo, si un empleado exento trabaja parte de un día, esta ley le prohíbe al empleador descontarle a ese empleado la ausencia parcial de un día. Si un empleado exento no puede trabajar porque la empresa no está operacional, quizá el empleador tenga que remunerar de todas maneras a ese empleado y que no pueda exigirle que use el tiempo de licencia de ausencia pagada a cambio de ese día sin trabajar. Si el empleado exento no puede presentarse a trabajar por un motivo personal, que incluye no poder viajar al lugar del trabajo, en ese caso el empleador quizá pueda descontarle al empleado la paga de ese día o exigirle que sustituya ese día de ausencia con tiempo de licencia pagada.
- Considere cómo la empresa va a distribuir los cheques de nómina si el negocio no funciona. Los empleadores quizá deban considerar pedirles a sus empleados que se inscriban en un programa de depósito directo para que los salarios se les puedan transferir electrónicamente a sus cuentas. Los empleadores en la Florida no pueden exigir a los empleados que se inscriban en programas para el depósito directo de los salarios. Como alternativa, los empleadores quizá deseen pagar los salarios por adelantado.
- Exija a los empleados que vayan a trabajar desde sus casas durante el tiempo después del huracán que lleven cuenta y constancia de las horas que trabajen. A los empleados no exentos que trabajen desde la casa se les tienen que pagar todas las horas que trabajen. El empleador va a necesitar algún tipo de mecanismo para llevar cuenta de las horas que se pasen trabajando remotamente así como limitar dichas horas. Si la empresa no desea que los empleados no exentos trabajen desde sus casas, el empleador debe comunicar esto claramente antes de que llegue el huracán.
- Después de varios huracanes de importancia, algunos empleados quisieron donar su tiempo acumulado de licencia a los compañeros de trabajo que habían sido mucho más afectados por el ciclón. Considere si su compañía va a permitir este tipo de donaciones de tiempo acumulado y qué implicaciones tributarias puede tener esto, si ese es el caso.
Si no incluimos los Cayos, la Florida tiene aproximadamente 1,350 millas costeras. Las probabilidades de que un huracán trastorne nuestras vidas parecen ser bastante elevadas. Tome acción ahora para proteger su casa y su lugar de trabajo. ¡Va que pasar más tiempo en la fila para llenar el tanque en la gasolinera! (O para darle carga a su vehículo eléctrico).
