Publicamos una versión más breve sobre este tema en un blog anterior. Puede encontrar este artículo que se publicó también en Law360.com.
En los últimos meses, hubo una racha de acciones judiciales federales en todo el país en las que empleados no exentos adujeron que sus empleadores no les han pagado a ellos ni a sus compañeros de trabajo el trabajo realizado fuera del horario laboral. Estos empleados procuraron el pago de horas extras por el trabajo realizado por encima de sus 40 horas semanales de trabajo realizado dentro de su horario. Entre los casos judiciales recientes en los que se aduce que el empleador tenía conocimiento del trabajo realizado fuera de horario se encuentran empresas como Michaels Stores Inc., Peloton Interactive Inc., Wells Fargo Bank NA, BOK Financial Corp, NCR Corp. y Liberty Mutual Group Inc., solo para nombrar unos cuantos. [1]
Los empleadores a menudo se sorprenden al descubrir que sus empleados no exentos han estado trabajando fuera de horario haciendo esto muy temprano en la mañana, durante los descansos para comer, tarde en la noche o en los fines de semana. Aparentemente, nadie en la gerencia preguntó ni sabía que se había llevando a cabo trabajo fuera de horario.
He aquí algunos escenarios:
- A los empleados se les dijo que no trabajaran más de 40 horas a la semana, pero también se les dio a entender que tenían que terminar todo su trabajo antes del final del turno;
- Los empleados registraron sus salidas en el reloj para períodos prolongados para comer, pero siguieron leyendo correos electrónicos, respondiendo llamadas telefónicas, enviando mensajes de texto o trabajando durante ese tiempo de descanso;
- Empleados incapaces que no podían terminar sus tareas en 40 horas, pero que no querían que nadie lo supiera, trabajaban horas extra antes de que los demás llegaran al trabajo o después de que todos se hubieran ido;
- Sin decírselo a nadie, los empleados trabajaban los fines de semana y/o noches en su casa; o
- Los empleados amaban a su empleador y pensaban que ayudaban a mejorar la empresa “donando” horas extra para terminar de hacer sus tareas.
En cada uno de estos escenarios, ningún gerente sabía que se estaba llevando a cabo trabajo fuera de horario. Por lo tanto… ¿exige la ley que los empleadores les paguen a los empleados su tiempo fuera de horario si la gerencia no sabía que se estaba realizando ese trabajo? Como siempre, no existen respuestas fáciles.
La Ley Federal de Normas Laborales Justas expresa que un empleador “emplea” a un empleado cuando a ese empleado se le tolera o se le permite trabajar. Pero… ¿qué quiere decir eso? La Corte Federal de Apelaciones del Undécimo Circuito lo decidió de una manera muy sencilla. En 2007, en el caso Allen v. Board of Public Education for Bibb County, la Corte falló que a un empleado “se le tolera o se le permite trabajar”: “(1) si trabajó horas extras sin remuneración y (2) si el [empleador] sabía o debía haber sabido que se estaba llevando a cabo trabajo en horas extraordinarias”.
La corte también expresó: “No es relevante que el empleador no le haya pedido al empleado que realizara el trabajo. La razón por la que el empleado llevó a cabo el trabajo tampoco es relevante. “[S]i el empleador sabe o tiene razones para creer que el empleado sigue trabajando, se deben contabilizar las horas adicionales”.
Si los empleadores no tienen conocimiento real ni implícito de las horas extra que trabaje un empleado, parece ser que no están obligados a pagar beneficios de horas extra. Sin embargo, los empleados que demanden por salarios no pagados no tienen que ofrecer muchas pruebas para presentar una disputa fáctica que hará necesario que un jurado decida si su empleador tenía conocimiento real o implícito o no de su trabajo fuera de horario.
Por ejemplo, en la caso de Lopez-Easterling v. Charter Communications LLC, un juez federal decidió que no podía desestimar el caso sino que tenía que enviarlo a juicio, aunque el gerente de la parte demandada declaró que no se había enterado de las horas extras trabajadas por el empleado. Para refutar esto, el empleado sencillamente declaró que el gerente sí tenía conocimiento.
De manera semejante, en el caso de Allen mencionado anteriormente, la corte de apelaciones determinó que el juez de primera instancia no debió haber desestimado el caso sin un juicio para algunos de los empleados que “declararon que sus supervisores estaban enterados de su trabajo realizado después de las horas programadas”. Aunque el empleador estuvo en desacuerdo con las afirmaciones del empleado, el empleador “dedicó una cantidad significativa de tiempo y recursos a capacitar a los empleados sobre cómo llevar registro y entregar correctamente sus hojas de horas trabajadas”, y los empleados entregaron hojas que reflejaban que no trabajaron horas extraordinarias.
Dos casos de la Corte Federal de Distrito del Distrito Sur de la Florida deberían ser motivo de preocupación para los empleadores. En el caso Smith v. Therapies 4 Kids Inc., en el 2021 la corte se negó a desestimar un caso en el que la empleada declaró que el empleador tenía conocimiento de que su trabajo no se podía terminar en 40 horas. Y en Gilbert v. City of Miami Gardens, la corte decidió en el 2014 que era necesario tener un juicio con jurado en el que la empleada declaró que su gerente le dio permiso para llegar 30 minutos antes de que empezara su turno, sabía que trabajaba durante el almuerzo, le mantenía una carga onerosa de trabajo, y los expedientes de acceso de seguridad demostraron que trabajaba más horas de las que había reportado.
En resumidas cuentas: si un empleador no tiene conocimiento real, o habiendo hecho uso de diligencia razonable no podía haber tenido conocimiento implícito del trabajo que un empleado realizaba fuera de horario, la ley dice que el empleador no está obligado a pagar por esas horas. Sin embargo, a menudo surgen disputas fácticas acerca de si el empleador sabía o debía haber sabido acerca de las horas “fuera de horario” del empleado. Esto muy bien puede hacer necesario que un jurado decida cuáles fueron los hechos.
Dados los costos de litigar casos relacionados con la Ley de Normas Laborales Justas, muchos empleadores buscan una vía práctica para resolver estos asuntos. Si un empleado presenta una queja interna, el empleador tiene la oportunidad de revisar los hechos. Si queda satisfecho de que el empleado sí trabajó fuera de horario, el empleador puede entonces resolver el asunto pagando el tiempo trabajado. La sorpresa surge cuando se presenta una acción colectiva y el empleador tiene menos oportunidad de resolver el problema en poco tiempo.
Para evitar una acción judicial por horas trabajadas fuera de horario, los empleadores deben toman medidas proactivas:
- Capacitación: Los empleadores deben capacitar a todos los gerentes, especialmente a los supervisores de primera línea, de que no se va a tolerar el trabajo fuera del horario laboral. El mensaje debe dejar en claro que no es aceptable tomar un enfoque de “no vi nada, no oí nada y no dije nada” con respecto al trabajo fuera de horario de los empleados. Los gerentes deben estar atentos a llevar cuenta de todo el tiempo que se trabaje, y si sospechan que hay trabajo que se esté realizando fuera del horario normal, investigarlo prontamente. De confirmarlo, los gerentes deberán reportar el tiempo trabajado y asegurar que a los empleados se les pague. Los supervisores de primera línea y los gerentes subalternos deben colaborar con recursos humanos y con la alta gerencia para abordar las razones por las cuales ocurren estos sucesos e implementar soluciones para evitar más trabajo fuera de horario en el futuro.
- Orientación del empleado: Como parte de su orientación, al empleado no exento se le debe indicar explícitamente que trabaje solo dentro de su horario y que tiene que comprender lo que esto significa. Si el trabajo hace necesito trabajar en casa, a horas fuera de lo común, a veces fuera de la oficina o durante un período de comida no remunerado, los empleadores deben dejar en claro que esas horas deben reportarse y que, si se reportan, se van a pagar. De la misma manera, si los puestos no exigen que se realice ese tipo de trabajo, en ese caso los empleadores deben dejar en claro que los empleados no deben imponerse la responsabilidad de llevar a cabo ese trabajo — ni siquiera para “ofrecerse de voluntarios” para ayudar a la empresa — sin antes obtener permiso para hacerlo.
- Política por escrito: El manual de la empresa debe reiterar la prohibición de trabajar fuera de horario. Ningún empleado debe trabajar fuera de horario, incluso aunque la orden la dé un supervisor o un gerente, si no existe la necesidad de realizarlo por una situación de verdadera emergencia. En lugar de ello, la política le deberá ordenar al empleado que consulte de inmediato a recursos humanos o a un gerente de mayor categoría y que se abstenga de trabajar.
- Comunicación: Los gerentes deben establecer una comunicación positiva con los que supervisan para que los empleados les hagan saber a los gerentes si su carga de trabajo exige que trabajen horas extraordinarias debido a asuntos pendientes. Los gerentes pueden entonces autorizar ese trabajo como horas extraordinarias remuneradas. Por otra parte, los gerentes pueden decidir asignar el trabajo a otras personas puedan llevarlo a cabo durante sus horas laboral normales.
- Asesoramiento: Si se descubre que hay empleados no exentos trabajando fuera de horario, los empleadores tienen que ventilar este asunto con los empleados infractores. Y si no había buenas razones para hacer ese trabajo, se debe advertir a los empleados que han violado la política y que habrá consecuencias por haberlo hecho, incluso aunque haya que pagarles el tiempo trabajado. Si los empleados tenían buenas razones, los empleadores pueden remediar rápidamente el asunto y ventilar con los empleados cambios en las funciones laborales, la carga de trabajo y/o el salario.
Conclusión
Incluso aunque las medidas mencionadas anteriormente ya estén en vigor, el fantasma oculto del trabajo fuera de horario aun así puede aparecer de vez en cuando. Sin embargo, el tomar medidas proactivas para limitar el trabajo fuera de horario puede hacer que este fantasma aparezca con mucha menos frecuencia y que se incurra en sustancialmente menos costos.
[1] Knudson v. NCR Corp., Case No. 1:22-cv-05925 (N.D. Ill, Oct. 27, 2022); Wright, et al., v. Liberty Mutual Group, Inc., Case No. 1:22-cv-11687 (D. Mass, Oct. 5, 2022); Armstrong v. Michaels Stores, Inc., 59 F.4th 1011 (9th Cir. Feb. 13, 2023); Ni v. HSBC Bank USA, N.A., (S.D.N.Y., Case No. 1:23-cv-00309-RA-KHP, Jan. 13, 2023); McKinnon v. Peloton Interactive, Inc., 2023 BL 4115 (C.D. Feb. 8, 2023); Scherer v. BOK Fin. Corp., 2023 BL 4192 (S.D. Tex., Jan. 6. 2023); Droesch v. Wells Fargo Bank, N.A., 2022 BL 447597, 2022 U.S. Dist. Lexis 225769 (N.D. Cal., Dec. 14, 2022).
