En los últimos meses, una serie de empleadores ha informado que se quedaron estupefactos al descubrir que empleados no exentos trabajaban muy temprano en la mañana, tarde en la noche o en los fines de semana “fuera de horario” (después de trabajar sus 40 horas establecidas). Aparentemente, nadie en la gerencia preguntó ni sabía que se había realizado trabajo fuera de horario. ¿Como sucedió esto?
He aquí algunos escenarios:
- A los empleados se les dijo que no trabajaran más de 40 horas a la semana, pero también se les dio a entender que tenían que terminar todo su trabajo al final del turno (¡“o si no…”!);
- Empleados incompetentes no podían terminar sus tareas en 40 horas pero no querían que nadie lo supiera, así que trabajaban horas extra fuera de horario;
- Sin decírselo a nadie, los empleados trabajaban los fines de semana y/o noches en casa; o
- Los empleados amaban a su empleador y pensaban que ayudaban a mejorar la empresa “donando” horas extra para terminar de hacer sus tareas.
En cada uno de estos escenarios, ningún gerente sabía que se estaba realizando trabajo fuera de horario. El empleador no tenía idea. Por lo tanto… ¿exige la ley que los empleadores les paguen a los empleados su tiempo fuera de horario si la gerencia no sabía que se estaba realizando ese trabajo? Como siempre, no existen respuestas fáciles.
Como todos sabemos de las clases básicas de Recursos Humanos, la Ley Federal de Normas Laborales Justas (“FLSA” por “Fair Labor Standards Act”) declara que un empleador “emplea” a un empleado cuando a ese empleado “se le tolera o se le permite trabajar”. ¿Qué significa esto? Bueno, nuestra Corte Federal de Apelaciones del 11° Circuito lo ha expresado en términos sencillos. En 2007, la Corte falló que a un empleado “se le tolera o se le permite trabajar”: “(1) si él o ella trabajó horas extras sin remuneración y (2) si el [empleador] sabía o debía haber sabido que se estaba realizando trabajo en horas extras”. Allen v. Board of Public Education for Bibb County, 495 F.3d 1306, 1314–15 (11th Cir.2007). La Corte también expresó que: “No es relevante que el empleador no le haya pedido al empleado que hiciera el trabajo. La razón por la que el empleado realizó el trabajo tampoco es relevante. [S]i Si el empleador sabe o tiene razones para creer que el empleado sigue trabajando, se deben contabilizar las horas adicionales”.
Si los empleadores no tienen conocimiento real ni implícito de las horas extra que trabaje un empleado, parece ser que no están obligados a pagar beneficios de horas extra. Sin embargo, los empleados que demanden por salarios no pagados no tienen que ofrecer muchas pruebas para presentar una disputa fáctica que hará necesario que un jurado decida si su empleador tenía conocimiento real o implícito de su trabajo fuera de horario.
Por ejemplo, en la caso de López-Easterling v. Charter Communications, LLC, 2016 WL 892774, at *7 (N.D. Ala. Mar. 9, 2016), un juez federal decidió que no podía desestimar el caso sino que tenía que enviarlo a juicio, aunque el gerente de la parte demandada declaró que no se había enterado de las horas extras trabajadas por el empleado. Para refutar esto, el empleado sencillamente declaró que el gerente sí tenía conocimiento… y punto final.
De manera semejante, en el caso de Allen mencionado anteriormente, la corte de apelaciones determinó que el juez de primera instancia no debía haber desestimado el caso sin un juicio para algunos de los empleados que “declararon que sus supervisores estaban enterados de su trabajo realizado después de las horas programadas”. Aunque el empleador estuvo en desacuerdo con las afirmaciones del empleado, el empleador “dedicó una cantidad significativa de tiempo y recursos a capacitar a los empleados sobre cómo llevar registro y entregar correctamente sus hojas de horas trabajadas”, y los empleados entregaron hojas que reflejaban que no trabajaron horas extraordinarias.
Dos casos del tribunal del distrito federal de Miami deberían dar motivo de preocupación a los empleadores. En Smith v. Therapies 4 Kids, Inc., 20-61270-CIV, 2021 WL 4990610, at *4 (S.D. Fla. Aug. 23, 2021), el tribunal se negó a desestimar un caso en el que la empleada declaró que su empleador sabía que su trabajo no se podía terminar en 40 horas. En Gilbert v. City of Miami Gardens, 12-24234-CIV, 2014 WL 12633678, at *7 (S.D. Fla. Oct. 8, 2014), el tribunal se negó a desestimar un caso en el que la empleada declaró que su gerente le dio permiso para llegar 30 minutos antes de que empezara su turno, sabía que trabajaba durante el almuerzo, le mantenía una carga onerosa de trabajo y los expedientes de acceso de seguridad demostraron que trabajaba más horas de las que había reportado.
En resumidas cuentas: si un empleador no tiene conocimiento real, o habiendo hecho uso de diligencia razonable no pudo tener conocimiento implícito del trabajo que un empleado realizaba fuera de horario, la ley dice que el empleador no está obligado a pagar por esas horas. Sin embargo, a menudo surgen disputas fácticas acerca de si el empleador sabía o debía haber sabido acerca de las horas “fuera de horario” del empleado. Esto muy bien puede hacer necesario que un jurado resuelva en qué consistieron los hechos.
Dados los costos de litigar casos relacionados con la Ley de Normas Laborales Justas, muchos empleadores toman la ruta práctica de resolver los problemas de los negocios y les pagan a los empleados las horas trabajadas. Esos empleadores luego investigarán por qué se realizó trabajo fuera de horario y darán el frente a la razón o razones subyacentes. Esto tal vez incluya limitar en el futuro el tiempo trabajado, autorizar tiempo adicional para trabajar dentro del horario, contratar más empleados o abordar los problemas de desempeño de los empleados. Los empleadores también pueden emitir una política de trabajo actualizada por escrito y dar asesoramiento a los empleados para dejar absolutamente en claro que no se deberá realizar ningún trabajo fuera del horario laboral.
