La pandemia ya ha estado un año con nosotros, y muchos empleados han huido de los estados donde viven para trabajar “remotos” fuera del estado. Estos han estado trabajando “remotos” en estados en los que sus empresas no tienen operaciones. Entonces… ¿cuál es el problema?
Los impuestos estatales y locales más las leyes laborales, claro.
Este blog es la primera parte de una publicación en dos partes y examinará algunos de los problemas que pueden surgir, relacionados con las leyes laborales y tributarias, cuando los empleados “trabajan desde la casa” en diferentes estados. Hoy hablemos de los impuestos. La próxima semana, vamos a contemplar cómo se aplican las leyes laborales estatales a los empleados remotos.
Las leyes que rigen los impuestos cambian de un estado a otro, de un condado a otro, y de una ciudad a otra. Muchos estados exigen a las empresas que operan en su estado se registren y paguen los impuestos empresariales. Por el lado de los empleados, los estados (y algunos condados y ciudades) exigen que los empleadores paguen los impuestos relacionados con el empleo y recauden las retenciones de impuestos estatales y locales de los empleados que trabajen “en” ese estado, condado o ciudad.
Las preguntas surgen cuando un empleado trabaja desde su casa (por ejemplo, una segunda casa o la casa de un miembro de la familia) en un estado donde la empresa no tiene operaciones. ¿La empresa opera ahora en el estado “desde donde” trabaja el empleado y está obligada a registrarse y pagar impuestos empresariales? ¿Tiene que pagar la empresa las retenciones por desempleo y de impuestos estatales en el estado del trabajo temporal del empleado?
Desafortunadamente, no existe una sola respuesta que por sí misma atañe a todas las situaciones. Hay que determinar la retención de impuestos sobre la renta, desempleo y consideraciones empresariales estado por estado. Comencemos con la regla amplia y general: Un empleador tiene obligaciones fiscales y de registro comercial en el estado en el que el empleado está físicamente presente mientras trabaja, sin que importe la ubicación del empleador. El empleador tiene que retener el salario del empleado de conformidad con las reglas del estado remoto. Eso puede sorprender a los empleados que provienen de estados sin impuestos, por ejemplo, Florida y Texas, que deciden trabajar en un estado que cobra el impuesto sobre la renta, por ejemplo, Georgia o Nueva York.
Puede resultar difícil para los estados en los que los empleados remotos presten servicios fuera del lugar de trabajo de su empresa, saber si esos trabajadores prestan servicios en esos estados. Sin embargo, su radar colectivo puede detectar el problema si o cuando el empleado procura beneficios por desempleo (si es cesanteado), presenta una reclamación de compensación por accidente en el trabajo (sí… ¡lesionado en casa!) o si de hecho presenta una declaración de impuestos sobre la renta en ese estado. Algunos estados se están dando cuenta de que están perdiendo dinero o, al menos, flujo de efectivo, debido a la reducción en retenciones de impuestos sobre la renta y pueden intentar cobrarles los impuestos a los empleados que trabajen desde casa en esos estados.
Pero en lugar de adoptar el enfoque de “quién sabe lo que van a hacer los diferentes estados”, quizá los empleadores deban tomar medidas de cumplimiento que incluyan:
- Determinar dónde es que sus empleados trabajan. Muchos empleados se han mudado desde que comenzó la pandemia, especialmente los trabajadores remotos. Asegúrese de saber dónde es que van a trabajar sus empleados remotos.
- Determinar si hay requisitos estatales o locales de retención que correspondan. Si usted utiliza un tercero como proveedor de servicios de nómina, tal vez ese proveedor pueda ayudarle a procesar esas retenciones. Usted también debe asegurarse de pagar debidamente todos los impuestos de desempleo que exijan.
- Determinar si hay algún otro requisito de registro estatal u otros requisitos de impuestos comerciales debido a la presencia de uno o más empleados en ese estado o estados donde haya trabajadores remotos.
Si va a hacerle deducciones al salario de un empleado debido a impuestos estatales o locales, infórmeselo a los empleados con anticipación. Usted no quiere empezar a recibir llamadas telefónicas (o algo peor) de parte de empleados furiosos cuyos cheques de nómina contienen deducciones que no esperaban.
Si la presencia de un trabajador remoto basta para poner en vigor el requisito de registrar el negocio o de pagar impuestos empresariales estatales es una cuestión más complicada. Algunos estados han anunciado que la mera presencia de empleados remotos no crea suficiente nexo como para confrontar al empleador con el estribillo de “usted hace negocios en el estado”. Otros estados no han sido generosos a causa de la pandemia y adoptado la posición de que basta cualquier tipo de presencia. Aún así, otros han fijado umbrales en dólares para los pagos de nómina que ponen en efecto estas obligaciones. Esperamos que va a haber litigios significativos en esta área, semejantes a los que hubo en años recientes con respecto a los impuestos sobre la venta de las compras en línea.
Los trabajadores remotos pueden ser problemáticos desde el punto de vista de las leyes laborales también. Los estados tienen diversas leyes que regulan las horas extraordinarias, el salario mínimo, la discriminación y otros asuntos laborales. Estas leyes pueden aplicarse a los trabajadores remotos que estén dentro del estado, incluso aunque la empresa no esté ubicada ni registrada en absoluto para hacer negocios allí. La segunda parte va a examinar algunas de estas leyes y dar algunas sugerencias sobre las mejores prácticas.
