El 1º de enero entró en vigor la Sección 448.095 de las Leyes de la Florida. Se le ha prestado mucha atención en particular al requisito de que los empleadores públicos y también los contratistas y sub-contratistas se inscriban y utilicen el sistema de verificación electrónica [E-Verify] del gobierno federal. Sin embargo, la ley también les impone a los empleadores particulares una obligación que va más allá de los reglamentos federales que rigen el proceso de la I-9.
El Requisito E-Verify
Empezando el 1º de enero de 2021, todo empleador público, contratista y sub-contratista se debe inscribir en y utilizar E-Verify para verificar la autorización o permiso de trabajo de todos los empleados recién contratados. Un contratista es una persona o entidad que ha suscrito o está tratando de concertar un contrato con un empleador público para ofrecer mano de obra, suministros o prestar servicios a tal empleador público a cambio de un salario, sueldo, u otro tipo de remuneración. El término empleador público incluye todo gobierno estatal, regional, condal, local o municipal, escuela pública, universidad comunitaria y universidad estatal.
El Efecto de esta Ley sobre los Empleadores Privados
Desde el 1º de enero, 2021, los empleadores privados deben verificar la autorización de trabajo de todos los nuevos empleados contratados. El empleador particular debe verificar la elegibilidad de empleo ya sea (1) usando el sistema E-Verify o (2) exigiéndole a la persona que presente la misma documentación requerida en el proceso del Formulario I-9 y manteniendo copia de tal documentación po
r un período de tres años.
Cuál es la Diferencia entre la Ley Estatal y las Reglas Federales para la I-9
- La ley de la Florida requiere que los empleadores copien y retengan la documentación presentada por el empleado para establecer autorización de empleo o su identidad. Los reglamentos federales para la planilla I-9 no obligatoriamente ordenan que se haga copia y se retengan los documentos presentados por el empleado. Los empleadores de la Florida tienen que empezar a copiar y guardar los documentos de la I-9.
- La ley de la Florida requiere que los empleadores privados retengan copia de los documentos por un mínimo de tres años después de la fecha inicial de empleo de esa persona. Los reglamentos federales de la I-9 requieren que el empleador retenga la documentación I-9 durante los tres años posteriores a la fecha de contratación o por un año después de la fecha de despido, el plazo más largo de los dos. La regla federal podría exigir que el empleador retenga los documentos por un tiempo más largo que la nueva ley estatal. Continúen acatando la regla federal de retención de documentos; si un empleador cumple con los requisitos federales, estará en cumplimiento con el requisito de la Florida de retener los documentos por tres años.
En Resumidas Cuentas
A menos que participen en E-Verify, aquellos empleadores de la Florida que anteriormente n
o hayan copiado y retenido los documentos presentados como parte del proceso de la I-9 para comprobar la identidad y la autorización de trabajo, deben empezar a copiar y archivar los documentos para cumplir con las Sección 448.095 de las Leyes de la Florida. Mantengan los documentos por un mínimo de tres años después de la fecha de contratación o por un año después de la terminación de empleo, el plazo más largo de los dos.
