Por primera vez en 50 años, el Departamento del Trabajo de los EE. UU. (“DOL” por “Department of Labor”) actualizó la “tasa regular” de la norma salarial para el cálculo de horas extraordinarias (“overtime”).
¿Por qué este asunto importa? De acuerdo con la Ley Federal de Normas Laborales Justas (“FLSA” por “Fair Labor Standards Act”), al empleado no exento que se le paga por hora se le tienen pagar a “tiempo y medio” de su “tasa regular” las horas que trabaje a partir de 40 horas en una semana laboral. La “tasa regular” es importante porque determina qué se incluye en el cálculo del “tiempo y medio” para pagar las horas extraordinarias.
Sin embargo, al contrario de hace 50 años, los empleadores de hoy a menudo ofrecen a sus empleados una gama de “beneficios adicionales”, tales como programas de bienestar, clases de acondicionamiento físico, educación nutricional, vacunas y evaluaciones de salud. Los empleadores normalmente no han considerado que estos beneficios adicionales se tengan que incluir en la “tasa regular” ni en el cálculo de horas extraordinarias. Sin embargo, el silencio del Departamento del Trabajo sobre cómo estos beneficios de hecho se deben incluir en estos cálculos ha provocado litigios, creando preocupación y gastos en los empleadores que brindan estos beneficios. Por suerte, la decisión final del Departamento establece de manera muy clara que estos beneficios adicionales, así como ciertos beneficios de otros tipos, deben excluirse del cálculo de la “tasa regular”.
En lugar de leer la regla de 162 páginas y sus comentarios, he aquí una breve sinopsis:
Los empleadores podrán ofrecer los siguientes beneficios y los podrán excluir de los cálculos de horas extraordinarias:
- El costo de proporcionar beneficios de estacionamiento, programas de bienestar, tratamiento de especialistas en el lugar de trabajo, acceso al gimnasio y a clases de acondicionamiento físico, descuentos para empleados en bienes y servicios vendidos por minoristas, beneficios de pago de matrícula (ya sea pagados a un empleado, a un proveedor de servicios de educación o a un programa de préstamos estudiantiles), y asistencia para casos de adopción;
- Pagos por tiempo de licencia pagada no utilizado, lo que incluye tiempo de licencia por enfermedad y tiempo libre pagado;
- Pago de ciertas multas que exigen leyes locales y estatales sobre la programación de horas laborables;
- Gastos reembolsados, que incluyen planes de teléfonos celulares, tarifas de exámenes de acreditación, cuotas de membresía en organizaciones, y viajes, incluso aunque no se incurran “exclusivamente” en beneficio del empleador; y aclara que los reembolsos son de por sí “pagos razonables” que no excedan el reembolso máximo de viajes según el Sistema Federal de Regulación de Viajes ni los montos de opcionales que el Departamento de Rentas Internas (“IRS” por “Internal Revenue Service”) exigen se comprueben para los gastos de viaje;
- La mayoría de las bonificaciones de incentivo por aceptar el empleo (o sea, bonificaciones que no exigen que se devuelva el dinero) y las bonificaciones por longevidad en la compañía;
- El costo del café y meriendas de la oficina como regalos para los empleados;
- Bonificaciones discrecionales (no basadas en el desempeño), aclarando que el nombre que se dé a una bonificación no determina si es discrecional o no, dando ejemplos adicionales y;
- Las contribuciones a planes de beneficios por accidente, desempleo, servicios legales u otros eventos que podrían causar dificultades o gastos financieros en el futuro.
El Departamento del Trabajo estima que esta aclaración les ahorrará a los empleadores más de $281 millones en costos de litigios en los próximos 10 años. Los empleadores que quieran mejorar el reclutamiento y la retención de empleados deben revisar sus prácticas actuales de remuneración y beneficios, y determinar qué beneficios adicionales pueden brindar a los empleados sin tener que pagar horas extraordinarias con estos beneficios.
*Nuestro especial agradecimiento a Thomas Raine, que me ayudó a redactar este post. Thomas es candidato de tercer año al Doctorado en Derecho de la Escuela de Derecho de la Universidad de Miami.
