A no ser que se haya despertado de un profundo sueño criogénico, su información biométrica está por todas partes. En el mundo de hoy hay dispositivos que le escanean la palma de las manos antes de tomar un examen. Le quitamos el seguro a nuestros teléfonos con la yema del dedo o enseñando la cara. Y nos ponemos a discutir con “Siri” o con “Alexa” (ya tienen nombre) para descargar canciones. Pero sea cual sea el método, los dispositivos de identificación biométrica ya son algo común y corriente, y los empleadores van a tener que decidir si vale la pena usar esta tecnología.

¿Y cuáles son los beneficios?

La biometría constituye la medición y el análisis estadístico de las características físicas y conductuales de una persona. Los dispositivos biométricos más comunes son los escáneres de huellas digitales, de la retina o del iris y las tecnologías de reconocimiento de voz, reconocimiento facial y verificación de firmas.

Más y más, los empleadores usan estos dispositivos para rastrear con precisión a sus empleados y poner coto a “estamparse la tarjeta entre amigotes”, mediante lo cual los empleados se hacen favores mutuos estampándose la tarjeta en el reloj de fichar. Los sistemas como estos pueden limitar severamente el hurto de horas y aumentar la precisión de los expedientes horarios, facilitándoles a los empleadores así cumplir con  la Ley de Normas Laborales Justas (“FLSA” por “Fair Labor Laws”) y otras leyes laborales.

Otro beneficio es que los empleadores pueden asegurar más que los empleados autorizados sean los únicos que puedan tener acceso a cierta información, equipos, software y áreas de sus instalaciones. Esto puede significar ahorros a los empleadores que usan contraseñas o tarjetas llave que se pueden perder o robar. Los beneficios de la biometría afectan positivamente las ganancias de la empresa, pero los empleadores que quieran mejorar esas ganancias deberán enfrentar un cambiante panorama legal.

¿Y cuáles son los riesgos?

Los riesgos de carácter jurídico emanan de temas acerca de la privacidad. Aunque no existe específicamente ninguna ley federal que prohíba los escáneres biométricos, varios estados han promulgado leyes que protegen a sus ciudadanos de “la minería de datos biométricos”. Illinois, Washington y Texas han aprobado leyes que exigen varios niveles de aviso, consentimiento y otras restricciones sobre los tipos de dispositivos biométricos permitidos. Hasta ahora, estos son los únicos tres estados con legislación aplicable a los empleadores y otros actores comerciales, pero más estados, entre ellos la Florida, han tomado acción para proteger la privacidad.

En el 2014, la Florida prohibió a las escuelas públicas y a los distritos escolares que recopilaran o guardaran información biométrica de cualquier tipo… específicamente huellas digitales, imágenes escaneadas de manos, retinas e iris, impresiones de voz e imágenes de geometría facial. Sección 1002.222(1)(a) de las Leyes de la Florida (Florida Statute). Y actualmente pendiente ante la Asamblea Legislativa de ese estado se encuentra un proyecto de ley (S. 1270) llamado “Ley de la Florida sobre Privacidad de la Información Biométrica” (Florida Biometric Information Privacy Act), redactado de manera parecida a la ley de Illinois, que crearía restricciones sobre la capacidad de entidades privadas de recopilar, usar y guardar información biométrica.

Entre otras cosas, la ley propuesta les exigiría a la entidades privadas que deseen recopilar dicha información que informen a las personas de su decisión de hacerlo, identificar el propósito para el cual se va a recopilar la información y el tiempo durante el cual se van a recopilar, guardar y utilizar los datos biométricos, y obtener un permiso por escrito de la persona cuyos datos biométricos se vayan a recopilar.  Además, a la entidad privada que se encuentre en posesión de información biométrica se le exigiría que publique las normas que establezcan el tiempo por el que se van a guardar esos datos y las pautas para borrar esa información de sus sistemas.

La ley propuesta también les exigiría a esas entidades que desarrollen procedimientos para garantizar que guarden, transmitan, y protejan contra su divulgación, todos los datos biométricos haciendo uso de normas razonables de cuidado, que por lo menos provean tanta protección como la que esa entidad utiliza para resguardar su información confidencial y demás datos sensibles. Este proyecto de ley les permitiría a las personas que aleguen haber sido perjudicadas por una violación de la ley presentar reclamaciones ante los tribunales en las que podrían resarcirse de los daños sufridos así como hacer valer cláusulas penales de hasta $5000 por cada violación, así como la indemnización de los honorarios de abogados, si tienen éxito.

Los patrones son claros. Aunque el uso de la tecnología biométrica va a seguir creciendo, los empleadores deben estar pendientes de las leyes que rijan el uso de la biometría.

Y aunque actualmente sea legal que los empleadores de la Florida recopilen información biométrica de sus empleados, sería sabio que pongan en práctica políticas y procedimientos que protejan la privacidad y la información biométrica de estos si recopilan tales datos. He aquí algunas de las medidas que los empleadores deben considerar poner en vigor:

  • Desarrollar políticas y procedimientos con el propósito de asegurar el debido manejo y protección de los datos biométricos.
  • Dar aviso por escrito a sus empleados que se les va a recopilar su información biométrica.
  • Explicar los propósitos de la recopilación de datos, cómo se van a usar y por cuánto tiempo se van a guardar.
  • Obtener consentimiento por escrito para usar la información de sus empleados y estar listo para acomodar razonablemente a alguien que objete a la recopilación de sus datos biométricos basado en razones religiosas (Sí. Un empleado de una mina de carbón en Virginia Occidental logró impugnar el requisito de escanearle la mano basado en su sincera convicción que escaneársela violaba sus creencias religiosas).
  • Hágales saber a sus empleados que usted no va a transferir sus datos a un tercero sin su consentimiento.
  • Determine si su póliza de seguro le cubre reclamaciones basadas en la ley propuesta.
  • Asegúrese de que sus equipos informáticos estén los suficientemente seguros como para proteger la información biométrica de sus empleados por lo menos de la misma manera en que usted protege otras informaciones confidenciales y sensibles.

 

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*Nuestro especial agradecimiento a Thomas Raine, que me ayudó a redactar este post. Thomas es candidato de tercer año al Doctorado en Derecho de la Escuela de Derecho de la Universidad de Miami.