Es la época del año para contratar a “los internos”. Por lo general son estudiantes de secundaria, universidad e incluso de postgrado en busca de experiencia laboral. Ciertos internos no son remunerados (el análisis de si a los internos se les tenga que remunerar está fuera del alcance de esta publicación). Sin embargo, muchas empresas sí pagan a los internos. Si son empleados remunerados, quizá tenga que cubrirlos en sus planes de beneficios.  Como mínimo, no puede sencillamente pensar “Caramba, son internos, no empleados ‘de verdad’, no tengo que preocuparme por ellos”. Piénselo de nuevo.

Plan 401(k).  En los últimos años, muchos planes 401(k) han abreviado sus períodos de espera para recibir la cobertura  A veces esta es inmediata; a menudo la cobertura comienza el primer día del mes después de la fecha de contratación.  Con frecuencia, el plan 401(k) no excluye ningún grupo de empleados con excepción de las exclusiones típicas de “marque el cuadrito” de los empleados sindicalizados y quizá de los empleados extranjeros no residentes.

Con ese diseño: ¿cómo analizamos la situación de los internos en virtud del plan 401(k)?  Primero: ¿el interno es un empleado?  Sí.  ¿El interno está en un grupo excluido de empleados según los términos del plan?  No.  El resultado es que el interno es un empleado elegible al plan 401(k).  ¿Empezando cuándo?  Empezando según las reglas generales del plan… a principios del mes siguiente, del próximo trimestre, etc.  Si el interno termina su empleo antes de la fecha de comienzo de la cobertura, en ese caso no tiene que preocuparse de inscribirlo.  Esté alerta sobre si al interno se le vuelve a contratar durante el año escolar… la aplicación de las reglas que rigen la recontratación pueden ser difíciles. Pero si el interno está trabajando en su empresa en la fecha de comienzo de la cobertura, hay que inscribirlo en el plan aunque su empleo vaya a durar solamente unas semanas más. La “inscripción” incluye la inscripción automática, si su plan tiene esa prestación, o invitar al empleado a tomar pasos afirmativos para contribuir al plan.  Usted debe tratar al interno igual que a cualquier otro empleado.

¿Cómo puede evitar el esfuerzo administrativo y la onerosa carga de cumplir con inscribir al interno cuando va a estar empleado por poco tiempo y ni siquiera quiere que le reduzca el cheque una contribución automática?  Asegure que su Plan 401(k) contenga una exclusión de elegibilidad para este tipo de empleado.  Esta puede ser por categoría específica – “internos” – o quizá bajo una categoría de empleados “temporales” o “por temporada”.  Estas últimas dos categorías pueden conllevar sus propias complicaciones, pero en términos generales, se pueden aplicar para excluir a los internos veraniegos del plan.  Si necesita modificar el plan específicamente para excluir a los internos, es mejor utilizar la categoría específica de “interno”.

Plan de Salud Grupal/Otros planes de seguros.  El análisis del plan grupal de seguro es semejante, pero con un posible cambio en virtud de la Ley de Atención Médica Asequible (conocida también como “ACA” por “Affordable Care Act”).  El típico plan de grupo cubre a los “empleados programados regularmente para trabajar 30 o más horas cada semana”. Bueno… esa es la categoría general para cobertura según el plan y los internos a menudo satisfacen esta definición.  Si el interno trabaja menos de 30 horas a la semana, usted puede parar ahí, puesto que no va a ser elegible para el plan grupal de seguro.

Si el interno trabaja a tiempo completo (30+ horas), usted tiene que considerar tomar el próximo paso de cuándo la cobertura de grupo va a entrar en efecto.  Al igual que con los planes 401(k), muchos planes de seguros han abreviado el período de espera para la cobertura, la cual entonces entra en vigor a principios del mes siguiente o quizá del segundo mes. Al interno se le tiene que ofrecer la oportunidad de inscribirse en el plan grupal de seguro como cualquier otro empleado, si continúa empleado en la fecha en que entre en vigor la cobertura. Muchos internos ya tienen cobertura bajo algún otro plan, por ejemplo, el de uno de sus padres, y va a declinar la cobertura.  Y no se olvide de los beneficios de seguro que son “automáticos”, como la cobertura de vida y de incapacidad.  El interno va a ser elegible para esa cobertura, exactamente como los demás empleados a tiempo completo.

Al igual que el plan 401(k), el plan grupal de seguro puede excluir a los internos. Las exclusiones de los planes grupales tienden a ser pocas porque el “documento del plan” de los seguros de grupo típicamente no es del formato tipo “marque el cuadrito” que enumera las exclusiones más comunes.  En un plan grupal de seguros, el empleador a menudo tiene que considerar la exclusión conscientemente y ponerla.  Esto se puede lograr de la forma más sencilla agregando unos cuantos renglones más a la solicitud del seguro de grupo, por ejemplo, “todos los empleados programados regularmente para trabajar 30 horas o más cada semana, con la excepción de los internos, empleados por temporada y empleados temporales, según conste en los expedientes de nómina o de recursos humanos de la empresa” o algo por el estilo.  Si el plan grupal de seguros contiene esta exclusión, en ese caso no va a tener que ofrecer cobertura a los internos.

Si el plan grupal de seguros contiene esta exclusión, es posible que al interno se le pueda catalogar de empleado “por temporada” o “de horario variable” de acuerdo con las reglas de responsabilidad compartida de la Ley de Atención Médica Asequible (o “ACA”, como se mencionara anteriormente) según las cuales el empleador puede tener que pagar una multa si no ofrece cobertura a un número suficiente de sus “empleados a tiempo completo”. Los empleados por temporada o de horario variable por lo general hay que evaluarlos para darles el estatus de tiempo completo según la “ACA” solo después de un año (suponiendo que el empleador utilice la medida de 12 meses de acuerdo con esta ley).  Si el interno ya no está empleado para esa fecha, no hay que preocuparse de haberlo excluido del plan de salud grupal.  Incluso si el interno está empleado después de un año y se le considera empleado a tiempo completo que se había excluido de la cobertura, si su empresa tiene solo unos cuantos internos a los que no se les ofreczca cobertura bajo el plan grupal de seguros que por lo general cubre a los demás empleados a tiempo completo, es probable que usted no vaya a sufrir multa alguna de las que impone la “ACA.” Esta ley tiene un “colchón” del 5% mediante el cual al empleador se le exige que ofrezca cobertura solamente al 95% de sus empleados a tiempo completo.

Ventilar detalladamente las reglas de responsabilidad compartida de la “ACA” está fuera del alcance de esta publicación. El principal mensaje aquí es no dar por sentado que usted no tiene que ofrecer a sus internos cobertura de planes de beneficios para empleados. Tómese unos minutos para revisar las reglas de elegibilidad de sus planes para entender cómo estas se aplican a sus internos.