En el 2016, la Comisión de Oportunidades Igualitarias de Empleo (la “EEOC” por “Equal Employment Opportunity Commission”) implementó la Fase I de su Sistema de Cargos Digitales para los empleadores que interactúan con la Comisión a través de su Portal para Responder (Respondent Portal), y para acceder y responder a una acusación o Cargo de Discriminación. Si se ha presentado un Cargo de Discriminación contra su compañía, la EEOC ahora envia por correo electrónico el Aviso de Cargo de Discriminación a los empleadores y proporciona una contraseña (“password”) para acceder al portal en línea. Cuando usted ingresa al portal, podrá ver y bajar el Cargo y añadir la información de contacto de su abogado y darle también a este acceso al Portal.  Usted o su abogado también podrá responder a solicitudes de mediación, cambiar la información de contacto así como cargar (algunos dicen “subir” al portal) una declaración de posición.

Si no ha proporcionado su dirección preferida de correo electrónico a la EEOC, la Comisión enviará su aviso electrónico del Cargo a la dirección de correo electrónico que actualmente se encuentre “en el archivo”.   ¡Oiga! ¿Y qué quiere decir eso? De acuerdo con Michael Farrell, el director del Distrito de Miami de la EEOC, la agencia compró listas de direcciones de correos electrónicos de empresas y las usa como información básica para adaptar su base de datos específica para estas direcciones. Si un empleador no está en esta lista de direcciones, la EEOC también busca en línea para encontrar la dirección del correo electrónico del Departamento de Recursos Humanos de ese empleador o bien se comunica con este directamente para confirmarla.

Así que, usted probablemente se pregunta… ¿qué pasa si el Cargo se queda atrapado en el filtro de “spam” o se le envía a la persona que no es o a un ex empleado cuyos correos ni siquiera se chequean?  Bajo esas circunstancias, la EEOC no va a saber que usted no recibió el Cargo. Si usted no quiere correr el riesgo que la persona que no deba recibirlo reciba el Aviso, el director Farrell exhorta a los empleadores que le den a la agencia la dirección correcta de su correo electrónico para recibir los cargos en el futuro. La información para recibir los cargos dentro del Distrito de Miami (o sea, en la Florida [condados de León e al Este de Leon] y el Caribe) se debe enviar a mdochargeservice@eeoc.gov.  También, los empleadores pueden especificar que la dirección que están dando es para la entrega nacional de cargos de la EEOC. El Distrito de Miami reenviará tales avisos a su Sede para que los distribuyan a nivel nacional.

La información que un usuario ingrese en el Portal Público de la EEOC está protegida por contraseña y no la podrán ver los empleadores ni el público en general. Incluso si un empleador sabe que se ha presentado algún cargo, el Cargo en sí y las instrucciones adicionales de la EEOC solo se pueden ver accediendo al portal.  Cada asunto también tiene su propia y única contraseña (que el empleador puede cambiar una vez que haya ingresado al portal).  Por lo tanto, los empleadores deben revisar periódicamente la dirección de correo electrónico que se ha archivado en la EEOC y tomar medidas para asegurar que los correos electrónicos que ésta envíe no terminen en las carteras de “spam”. (Nota: los correos electrónicos automáticos que se envían desde el portal de la EEOC tienen noreply@eeoc.gov de remitente).  Además, el director Farrell exhorta a los empleadores que consideren establecer una dirección general de correo electrónico para la correspondencia entrante que envíe la EEOC (o sea, EEOC@yourcompany.com).

No se preocupe si todavía no le ha dado la dirección correspondiente de correo electrónico a la EEOC.  Existen otros salvaguardias para asegurar que se entreguen debidamente estos mensajes a los empleadores.  Muy notablemente, si la EEOC le envía un correo electrónico a un empleador y no recibe noticias de su recibo en un plazo de 10 días, la agencia intentará volver a enviar el Cargo o comunicarse con el empleador por teléfono.

Sé lo que algunos de ustedes están pensando: “Lisa, todavía tenemos ciertas reservas en contactar a la EEOC y darle la dirección de nuestro correo electrónico”. La EEOC ha garantizado que el dar la debida información de contacto no va a afectar la probabilidad de que se le presente alguna demanda judicial a su compañía.  De hecho quizá le ayude a la larga. Por lo tanto, sugiero a los empleadores que consideren proporcionarle a la EEOC proactivamente la información de contacto por varias razones:

  • Mientras más pronto usted se entere de que un empleado o ex empleado haya presentado un Cargo de Discriminación contra su empresa, más pronto podrá usted comenzar una investigación. Si el Cargo tiene que ver con un empleado actual, tal vez pueda resolver la situación antes de que termine en litigio.
  • Por lo general, el empleador tiene 30 días para responder a la solicitud de declaración de posición. El retraso en recibir el Aviso de Cargo puede resultar en menos tiempo para preparar esa declaración. (Usted o su abogado puede pedir una prórroga, de ser necesario, aunque no siempre la conceden.)
  • Si usted no recibe oportunamente un Aviso de Cargo que haya presentado un empleado actual, quizá tome una acción adversa en cuestiones de empleo que se pueden interpretar como una retribución.

En fin de cuentas

No juegue al escondido (bueno, por lo menos no con la EEOC). Dele a la Comisión la dirección de su correo electrónico de contacto. El Cargo se va a entregar, coopere usted o no, así que más vale estar preparado lo más pronto posible.