La semana pasada, la División de Salarios y Horas (“WHD” por “Wage and Hour Division”) anunció que pronto ofrecería a los empleadores la oportunidad de autorreportarse a la División y resolver potencialmente violaciones de salarios mínimos y de horas extraordinarias. Esta oportunidad se ofrecerá basada en el programa de Determinación Independiente de Auditorías de Nómina (“PAID” por Payroll Audit Independent Determination”) que ofrece la División.

La comunidad del derecho laboral no cesa de hacerse esta pregunta: ¿cuándo tiene sentido que un empleador se someta a sí mismo a una auditoría de la WHD?

El empleador que trate de enfrentar este asunto debe primero consultar a un abogado para ventilar las ventajas y desventajas de autorreportarse y tomar en consideración que este le realice una auditoría de horas y salarios. (Usar un abogado de asuntos laborales mantendrá la confidencialidad de la auditoría en virtud de la relación privilegiada entre abogado y cliente). Entonces, el empleador tendrá que evaluar sus circunstancias basado en la logística del programa.

El principal argumento de venta que tiene el programa PAID es que puede “rápidamente resolver sin necesidad de litigio violaciones de salarios mínimos y de horas extraordinarias que han pasado inadvertidas”. Sin embargo, la División sí recalcó que “[e]stá exclusivamente en manos del empleado el aceptar o no el pago de salarios atrasados que se le deban […] [s]i el empleado decide no aceptar el pago, no por ello renuncia al derecho a entablar acciones para proteger sus derechos”. Así que, aunque el empleador desee participar en el programa PAID, los empleados no tienen que hacerlo. Los empleados pueden recibir la información de que se les deben salarios atrasados, contratar entonces a un abogado y demandar al empleador. Además, aunque el empleado acepte la liquidación de los sueldos atrasados y firme un finiquito a través de la WHD, no está claro que ese finiquito cubra también las reclamaciones estatales por salarios u horas.

Además, la “WHD no renuncia a su derecho a investigar al empleador en el futuro”. El empleador puede realizar una minuciosa autoauditoría, reportar las violaciones que descubra y aún así convertirse en blanco de una auditoría ampliada por parte de la División.

Aunque el programa le parezca ser una oportunidad para actuar como un empleador proactivo, debe entender que autorreportarse puede dar lugar a que se puedan entablar acciones individuales o posiblemente colectivas, así como a una auditoría ampliada por parte de la WHD. Sin embargo, el proceso sí tiene aspectos positivos para los empleadores si funciona “sobre ruedas”… solo les deben salarios atrasados a los empleados y no tienen que pagar perjuicios avaluados anticipadamente (‘liquidated damages”) ni sanciones civiles monetarias.

Los empleadores deben estar alertas para aprovechar situaciones en las que el programa de auditoría les pueda resultar más valioso. Un comentarista sugirió que los empleadores tal vez encuentren el programa de auditoría especialmente útil “en casos de fusiones y adquisiciones cuando las auditorías laborales a menudo descubren problemas de nómina”.

El programa PAID todavía no ha entrado en vigor. Sin embargo, una vez que entre en efecto, los empleadores deben ventilar sus ventajas y desventajas con su abogado de asuntos laborales. En las circunstancias en las que les convenga, quizá deseen participar.

¡Y no se olviden de inscribirse en nuestro 28o Seminario Anual sobre Derecho Laboral en Miami el 27 de abril ni en nuestro Seminario Anual sobre Derecho Laboral en Tampa el 18 de mayo!