Las compañías empleadoras grandes (“ALEs” por “Aplicable Large Employers”, o sea, las que tienen 50 o más empleados a tiempo completo) según la Ley de Atención Médica Asequible (“ACA” por “Affordable Care Act”) tienen que satisfacer la “orden al empleador” que dispone esa ley, lo cual quiere decir que se le pueden imponer sanciones por:
- No ofrecer una cobertura esencial mínima a los empleados a tiempo completo y a sus dependientes
- Ofrecer cobertura patrocinada por el empleador que no sea asequible o no proporcione el valor mínimo, tal como lo define la pauta de implementación
En las reglas del Servicio de Rentas Internas de Estados Unidos (el “IRS”) en virtud de esta ley abundan definiciones difíciles para términos como “empleador grande aplicable”, “cobertura esencial mínima”, “empleados a tiempo completo,” “asequible” e incluso “dependiente”, y no voy a hablar mucho sobre esos detalles aquí.
Aquí quiero concentrarme en lo que considero que es el típico “Empleador Grande Aplicable” (“ALE”) que utiliza regularmente los servicios de empresas de dotación de personal para llenar algunos puestos o incluso departamentos enteros, y el efecto que tienen estos trabajadores en el cumplimiento del “ALE” con la “ACA”.
Podría explayarme durante varios párrafos acerca del rasero de “control” que el “IRS” utiliza para determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente y, de ser empleado, quién es el que emplea al empleado. Pero no voy a meterme en tanto detalle para que el artículo se concentre en la importante exención que conceden las reglas del “IRS” para los Empleadores Grandes Aplicables que usen empresas de dotación. Para este fin, doy por sentado que el “IRS” concluiría que los trabajadores en estos casos son empleados del Empleador Grande Aplicable y no de la empresa de dotación que le suministra empleados al Empleador.
Por motivos comerciales legítimos, el Empleador Grande Aplicable no emplea formalmente a los trabajadores ni les ofrece cobertura de seguro médico de grupo. Pero en lo que respecta al “IRS”, los trabajadores que proporciona la empresa de dotación sí cuentan como empleados a tiempo completo del Empleador (suponiendo que de hecho tengan puestos a tiempo completo, o sea, de 30 o más horas a la semana, etc.). Como resultado, si el “ALE” no les ofrece cobertura a esos trabajadores, esto le va a “contar en contra” al Empleador cuando el “IRS” trate de ver si este le debe algunas sanciones. ¿Cómo puede el “ALE” evitar ese tratamiento?
La exención que ofrece el Servicio de Rentas Internas es que la oferta de cobertura de seguro médico de grupo que les haga la empresa de dotación a esos trabajadores se tratará como si se hubiera hecho “en nombre” del “ALE” y se puede considerar como una oferta de cobertura hecha por el “ALE” pero solo si la tarifa que este le pague a la empresa de dotación por un trabajador inscrito en el plan médico de grupo de esta es más elevada que la tarifa que el “ALE” le pagaría a la empresa por el mismo trabajador si el trabajador no se inscribe en el plan médico de grupo de la empresa. El “IRS” no nos dice cuánto más elevada tiene que ser la tarifa, cómo calcularla ni cómo el “ALE” demuestra que está pagando una tarifa más elevada. Hasta que el “IRS” llene los espacios en blanco que afectan estas cuestiones, los Empleadores Grandes Aplicables que se encuentren en esta situación tendrán que hacer lo más que les sea posible, o sea, encontrar algo razonable que decir y que satisfaga las preguntas del agente del “IRS”.
Lo mejor que el “ALE” puede hacer para probar que va a pagar una tarifa más elevada por un empleado inscrito en el plan médico de grupo que ofrece la empresa de dotación es de hecho pagar una tarifa significativamente más elevada por dicho empleado que por cualquier otro empleado. Y asegúrese de que el contrato de servicios del “ALE” con la empresa de dotación exponga claramente la estructura de tarifas alternativas que se actualiza por lo menos una vez cada año. Pero el “ALE” debe estar seguro de que se incluyan los siguientes puntos en el contrato de servicios:
- Que haya un compromiso afirmativo por parte de la empresa de dotación de cumplir con la Ley de Atención Médica Asequible con respecto a todos los trabajadores que se le asignen al “ALE”, sin que importe a cual de las dos entidades la ley considera que es el empleador. Expréselo específicamente, como por ejemplo:“La empresa de dotación les ofrecerá una cobertura esencial mínima que sea asequible y que proporcione un valor mínimo, todo esto según describe el Artículo 4980H de Código de Rentas Internas, a todos los empleados a tiempo completo, y a sus dependientes, todo lo cual según definen y exigen las regulaciones del Artículo 4980H”
- Asegurar si la empresa de dotación tiene que ofrecer cobertura a los cónyuges de los trabajadores (la Ley de Atención Médica Asequible no les exige a los empleadores ofrecer cobertura a los cónyuges)
- Ordenar que la empresa de dotación identifique a los empleados a tiempo completo con el mismo método que el “ALE” usa y especificar el método, o sea, el método retrospectivo (el “look-back method”) o el método de medición mensual
- Estipular que la empresa de dotación reporte la cobertura para satisfacer la requisitos de información que exige la “ACA”
- Cumplimiento con todos los demás aspectos de la “ACA” y de la Ley de Seguridad de Ingresos para el Retiro del Empleado (“Employee Retirement Income Security Act” o “ERISA”) que correspondan a plan médico de grupo que ofrece la empresa de dotación
- Indemnizarle al “ALE” las sanciones y demás pérdidas que este sufra debido a que la empresa de dotación no haya ofrecido cobertura satisfactoria y que en lo demás cumpla con el contrato, y evidencia de cobertura de seguro para este fin (más su renovación anual)
Esto constituye una carga onerosa para la empresa de dotación. Si la misma no acepta estos términos, o si el “ALE” duda que dicha empresa pueda cumplir, el “ALE” tiene limitadas opciones, entre ellas: (a) encontrar otra proveedora (lo que se dice muy fácil); (b) que se le asegure que ningún trabajador que se le suministre va a trabajar con el “ALE” a tiempo completo (por ejemplo, considerar si el puesto se puede satisfacer con dos trabajadores a tiempo parcial); (c) limitar el número de trabajadores que suministre la empresa de dotación a menos del 5% de la fuerza laboral del “ALE” para que, incluso si “cuentan en contra” del “ALE”, este de todas manera cumpla con la “ACA” (hay que contarlos con mucho cuidado); (d) jugarse una auditoría en la lotería del “IRS” y esperar que este no haga preguntas (lo que definitivamente no se recomienda) o (e) no tomarse ningún riesgo con la “ACA” usando una empresa de dotación y en lugar de ello contratar a los trabajadores directamente.