Durante años, los empleadores han buscado maneras de implementar un sistema de paga sin papel totalmente electrónico del tipo de “una talla que sirva para todos” con el fin de pagar los sueldos de sus empleados.
Aunque el depósito directo es una buena opción, muy pocos estados permiten al empleador implementar ese tipo de depósito si el empleado no lo acepta, y la Florida no es uno de esos estados. Incluso, en los pocos estados que sí permiten que el empleador exija poder realizar depósitos directos (por ejemplo, Indiana), la ley federal exige que al empleado se le permita escoger la institución financiera que reciba los fondos, y además las leyes estatales imponen otros estrictos requisitos.
Ahora que las tarjetas de nómina están cada vez más disponibles… ¿los empleadores finalmente podrán hacer pagos totalmente electrónicos sin papel?¿Qué es una “tarjeta de nómina”?
Una tarjeta de nómina o de paga es semejante a una tarjeta de débito prepagada. El día de paga, conocido también como día de nómina, el sueldo del empleado se deposita electrónicamente en una tarjeta que se emite a nombre de este. El empleado se queda de ahí en adelante con la tarjeta y puede retirar hasta el cantidad total de su sueldo en un cajero automático o del banco, y también usarla para hacer compras, pagar cuentas y transferir dinero a otras cuentas.
Al contrario del depósito directo, el empleado no tiene que tener cuenta bancaria para usar la tarjeta de paga… lo cual elimina tener que expedir cheques en papel a los empleados que se hayan quedado en la Edad Media.
¿Parece fantástico, no? La tarjeta de nómina constituye una maravillosa opción para pagar los sueldos de los empleados pero no puede ser la única opción. He aquí algunas cosas que “hay que saber” antes de empezar (a acercarse a) un sistema de paga netamente electrónico.
- Primero, a los empleados se les tiene que dar la opción de si quieren recibir su paga a través de una tarjeta. De acuerdo con la ley federal (la Regulación E que pone en vigor a su vez la Ley de Transferencia de Fondos Electrónicos), el empleador no puede exigirle a un empleado que reciba su sueldo mediante tarjeta de nómina. Si el empleado decide recibirlo por medio de tarjeta, se tienen que satisfacer ciertos requisitos según la ley federal, entre los que se encuentran la obligación de dar a conocer las tarifas por escrito, tener acceso al historial de la cuenta, la limitación de la responsabilidad por el uso no autorizado y el derecho a corregir los errores asociados con el uso de la tarjeta.
- Segundo, los empleadores deben asegurar que el empleado pueda acceder gratuitamente a la cantidad total de su sueldo en la tarjeta por lo menos una vez por cada período de nómina. El cobrarle una tarifa al empleado por el uso de la tarjeta o por acceder al dinero que esta contenga puede ser problemático. Entre otros problemas, imponer tarifas podría causar que algún empleado caiga por debajo del sueldo mínimo.
- Finalmente, los empleadores deben actuar con cuidado si emplean trabajadores en múltiples estados. La mayoría de estos tienen sus propias leyes que rigen el uso de las tarjetas de nómina. Muchos también incluyen requisitos específicos que se tienen que cumplir para que el empleador pueda pagar a través de estas tarjetas. En la Florida, entre otras obligaciones, el empleador que pague por medio de tarjeta de nómina tiene que tener en esta crédito o fondos durante por lo menos 30 días para que se puedan extraer los fondos de la tarjeta sin sufrir un descuento o una tarifa.
El mensaje a recordar: aunque las tarjetas de nómina pueden convertir el pago a los empleados en algo administrativamente más fácil, asegurar el pleno cumplimiento con leyes tanto estatales como federales sigue siendo clave. Y constituye una buena idea procurar la orientación de un abogado perito en derecho laboral antes de implementar un programa de tarjetas de nómina en múltiples estados.
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