extra newspaperLes tengo buenas noticias. El Departamento del Trabajo de los Estados Unidos ha emitido finalmente los avisos y formularios actualizados para las licencias de ausencia según la Ley de Licencia por Asuntos Médicos o de Familia (“FMLA” por “Family and Medical Leave Act”).  Y hay más buenas noticias: los nuevos documentos también tienen una nueva fecha de vencimiento… 31 de mayo de 2018.  

Los avisos y formularios actualizados contienen lo siguiente:

  • WH-380-F Certificación del Proveedor de Atención Médica del Padecimiento Grave del Empleado
  • WH-380-F Certificación del Proveedor de Atención Médica del Padecimiento Grave del Familiar
  • WH-381 Aviso de Elegibilidad y Derechos y Responsabilidades
  • WH-382 Aviso de Designación
  • WH-384 Certificación de Urgencia Calificante para la Licencia de Familiar de Militar
  • WH-385 Certificación de Lesión o Enfermedad Grave del Miembro Actual de las Fuerzas Armadas para la Licencia del Familiar del Militar
  • WH-385 Certificación de Lesión o Enfermedad Grave del Veterano para la Licencia del Cuidador del Militar

(Vea la fecha de vencimiento en la esquina superior derecha de los formularios) Antes de que se emitieran los nuevos formularios, los antiguos estaban programados para vencer el 31 de mayo de 2015.

Así pues… ¿qué ha cambiado en los nuevos documentos?   Además de la nueva fecha de vencimiento, la última versión de los formularios contiene dos referencias a la Ley de no discriminación basada en información genética (o “GINA” por “Genetic Information Nondiscrimination Act”) (no se me queden dormidos aquí):

  1. La primera referencia es un recordatorio a los empleadores de que tienen que mantener confidencial la información médica del empleado de acuerdo con la Ley de Estadounidenses con Incapacidades (“ADA” por “Americans with Disabilities Act”) y con la “GINA”. La Comisión de Oportunidades Igualitarias de Empleo (“EEOC” por “Equal Employment Opportunity Commission”), que aplica las disposiciones que rigen los asuntos laborales de la “ADA” y la “GINA”, había solicitado esa adición. Asegúrese de que se extraiga la información médica confidencial de todos los expedientes de los empleados y que se guarde en un archivo aparte.
    La “GINA” es la ley federal que prohíbe la discriminación en cuestiones laborales basada en la información genética de la persona, restringe la adquisición por parte de los empleadores de dicha información de parte del empleado o solicitante de trabajo excepto en limitadas circunstancias e instruye a los empleadores sobre cómo guardar tal información una vez recopilada. La información genética abarca no solo las pruebas genéticas de las personas y sus familiares, sino también las historias médicas de la familia.
  2. La segunda referencia a la “GINA” está relacionada con la revelación de la información genética. Consciente de que los empleadores rutinariamente recopilan información médica cuando un empleado solicita licencia para ausentarse en virtud de la FMLA o una acomodación razonable en virtud de la ADA, la EEOC ha implantado algunas excepciones a la prohibición general de la GINA sobre la adquisición de información genética. Específicamente, los reglamentos de la EEOC disponen, cuando un empleador recibe información en respuesta a una solicitud legítima de información médica (por ejemplo, en respuesta a la solicitud de licencia basada en la FMLA debida al padecimiento grave del propio empleado), que la recepción de información genética se trate como si fuera “no intencional”, siempre y cuando el empleador le advierta afirmativamente a la persona y al proveedor de atención médica que no proporcionen información genética. El texto de “puerto seguro”, o sea, que protege contra las sanciones, dice lo siguiente:

La Ley de no discriminación basada en información genética del 2008 (GINA) prohíbe a los empleadores y a otras entidades abarcadas por el Título II de dicha ley que le soliciten o exijan información genética a una persona o a un familiar de esta, excepto lo que específicamente permita esta ley. Para cumplir con esta ley, le pedimos a usted que no dé ninguna información genética al responder a esta solicitud de información médica. La “información genética”, según la define la GINA, incluye la historia médica familiar de la persona, los resultados de pruebas genéticas de la persona o de un familiar de esta, el hecho que la persona o su familiar procuraron o recibieron servicios genéticos, y la información genética del feto que lleve en su vientre una persona o familiar de esta o del embrión que una persona o familiar de esta que reciba servicios de asistencia reproductiva posea legítimamente.

En noviembre del 2014, la EEOC le solicitó al Departamento del Trabajo que actualizara los formularios de certificación médica para las licencias que concede la FMLA a fin de que incluyan este texto de “puerto seguro” para fines de descargo de responsabilidad. El Departamento del Trabajo hizo caso omiso a la solicitud de la EEOC. En lugar de ello, el Departamento sencillamente añadió una instrucción a los proveedores de atención médica de que no proporcionaran información genética con respecto a pruebas genéticas o servicios genéticos. ¡Caramba! Ahora no está claro si la EEOC y los tribunales van a estar de acuerdo en que el descargo de responsabilidad que propone el Departamento del Trabajo brinda suficiente protección a los empleadores. ¡Gracias, Departamento del Trabajo!

Mi consejo sobre el mensaje que se deben recordar: El enfoque más conservador es seguir poniendo el texto anteriormente mencionado de “puerto seguro” en los nuevos formularios de certificación médica para las licencias que concede la FMLA para protegerse contra la sanciones que contiene la GINA hasta que el Departamento del Trabajo, la EEOC y los tribunales se pongan de acuerdo sobre cuál es la redacción apropiada que se debe utilizar.