Usar un proveedor para fines de cumplir con los requisitos de COBRA no significa que usted está a salvo de reclamaciones. El empleador en última instancia es el responsable de cumplir con esos requisitos. Tal parece que Pepsico y Lockheed están a punto de aprender esa lección. Los dos fueron demandados reciente en el condado de Hillsborough por no enviar avisos adecuados de elección de cobertura que COBRA exige enviar después de que los empleados hayan terminado su empleo. En ambos casos, los avisos de COBRA en cuestión parecen provenir de un tercero que es administrador de asuntos relacionados con COBRA. Los demandantes aducen que esos avisos no contenían todos los puntos que exigen las regulaciones de avisos COBRA tales como la dirección para enviar pagos por correo, el nombre del administrador del plan y cuándo es que la cobertura de COBRA va a terminar.

La indemnización de los daños en estos casos puede ser muy grande. Los dos casos procuraron estatus de acción colectiva. Los demandantes reclaman que las deficiencias de los avisos les impidieron obtener cobertura médica a través de COBRA.  También aducen que tuvieron que obtener otros tipos de cobertura a un mayor costo y/o incurrir en gastos médicos que COBRA debía haber cubierto. Los demandantes procuran que se les resarce una amplia serie de daños y perjuicios que incluyen la compensación de estos gastos (esencialmente que se falle que el empleador está autoasegurado como resultado de la deficiencia en los avisos) así como sanciones de $110/día que la ley exige por cada miembro colectivo que recibió un aviso COBRA defectuoso (al demandante en el caso Pepsico se le envió el aviso indebido hace más de 300 días que se siguen contando) más los honorarios, costas y gastos de sus abogados. Además de los aspectos monetarios mencionados anteriormente, los demandantes procuran medidas que le prohíban a la empresa usar el aviso defectuoso y solicitan también cualquier otra compensación o medida a la discreción del tribunal. Para fines de referencia, Suntrust transó un caso similar en el 2017 por casi $400,000. El blog de Sharon Quinn sobre este caso aparece aquí.

Aunque muchos aspectos de la administración de planes de beneficios se han vuelto rutinarios, estos casos nos recuerdan que los empleadores deben revisar periódicamente sus planes y procedimientos de beneficios para asegurar que cumplan con los requisitos. Los empleadores deben confirmar que el contenido de sus propios avisos satisfaga los requisitos de las regulaciones que rigen los avisos COBRA incluso aunque utilicen un proveedor para estos avisos. Si su aviso falla en un “aspecto técnico” o quizá incluso en un requisito de importancia, arréglelo ahora antes de que su aviso COBRA se convierta en objeto de un litigio.  También debe revisar sus procesos para enviar avisos a fin de asegurar que se manden a tiempo y a las correspondientes direcciones (y esté listo para demostrar que se utilizaron procedimientos adecuados para garantizar la entrega). Estos tipos de asuntos terminan frecuentemente en litigios.

Si usa un proveedor para administrar sus asuntos COBRA, asegúrese de que el contrato exija que su proveedor ofrezca declaraciones fácticas apropiadas e indemnización y salvedad de responsabilidad. Esté atento a los límites que puedan tener las disposiciones sobre indemnización y salvedad de responsabilidad. Sin embargo, como administrador del plan, usted como empleador – no el proveedor – es en última instancia el responsable de cumplir con los requisitos de su plan de beneficios.