Dejando a un lado la política, los correos electrónicos que el hijo del Presidente publicó recientemente sirven como recordatorio de que el correo electronico es una herramienta muy poderosa… que puede ser beneficiosa y perjudicial. El hijo del Presidente admitio que, en retrospectiva, debió haber manejado la situación de una manera distinta. Probablemente se refiere tanto a la reunión en cuestión como a sus intercambios de correos electrónicos en anticipación de dicha reunión. Y con respecto a estos correos, probablemente lamenta que son virtualmente indestructibles y que crean un rastro de elementos probatorios que puede convenir o debilitar su posición, dependiendo de las circunstancias.
Las comunicaciones electrónicas (correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes instantáneos) se han arraigado en nuestra sociedad como un medio de comunicación tanto personal como comercial. Puede estar seguro de que no van a desaparecer, así que tenemos que ser diligentes en el uso que hagamos de estos medios para comunicarnos.
Eduque a sus empleados acerca de los beneficios, riesgos y debido uso de los medios electrónicos en el ambiente de negocios. Ellos le agradecerán sus esfuerzos por ayudarlos a sortear los problemas que surgen en nuestro ajetreado entorno empresarial. He aquí unas cuantas sugerencias para impartir a sus empleados para ayudar a disminuir la probabilidad de que alguien en su equipo envíe un correo electrónico que hace titulares del tipo que usted no desea:
- Vea las comunicaciones electrónicas como cartas comerciales: sea profesional, objetivo y veraz. Evite las exageraciones y el sarcasmo… recuerde que el remitente no va a estar presente cuando el destinatario abra el correo para leerlo.
- Si se sientiera incómodo leyendo el correo electrónico si estuviera publicado en un periódico o si se propagara por la Internet… no lo envíe. En lugar de ello, llame por teléfono.
- Piénselo dos veces antes de hacer clic en “Responder a Todos”… envíelo solamente a los que tengan que recibir el correo.
- Use precaución al enviar secretos comerciales u otros tipos de información confidencial… puede terminar renunciando la confidencialidad de esa información o arriesgarse a que caiga en manos indebidas.
- Sea conciso. Si se compone de más de unas pocas frases, probablemente no lo van a leer. Llame por teléfono, de ser necesario.
- No admita posibles errores de la compañía en un correo electrónico… ventile este tipo de asuntos internamente y desarrolle la acción correctiva que sea necesaria.
- Antes de apretar el botón de “enviar”, revise el correo para ver si contiene errores gramáticos, asegúrese de que su tono y contenido sean apropiados, y verifique de nuevo que lo está enviando a los destinatarios correctos.
Tener algún tipo de disciplina y orientación acerca de cuándo y cómo utilizar las diversas formas de comunicación electrónica le puede servir de ayuda para inculcar una cultura de uso responsable de estas herramientas comerciales. Y tal vez puede mitigar el riesgo de enviar comunicaciones vergonzosas o perjudiciales.
