Si yo fuera a desafiarte a un juego de póquer con mucho dinero por el medio… ¿aceptarías el reto si me tuvieras que enseñar las cartas pero yo no que enseñar las mías? ¡Está claro que no! Pero eso es exactamente lo que la Comisión de Oportunidades Igualitarias de Empleo (“EEOC” por “Equal Employment Opportunity Commission “) está pidiendo que hagan los patronos.
He aquí los detalles. . . la mayoría de los patronos responden a una demanda por discriminación presentando una “declaración de posición” que refuta las imputaciones y acompañada de copias de políticas, expedientes de personal y nómina, pruebas comparativas, etc., y otras informaciones de tipo confidencial para respaldar su posición. En el pasado, muchas oficinas de la EEOC (incluyendo la de Miami) no le mostraba al empleado/accionante (“la parte demandante”) la declaración de posición ni los anexos del empleador. En lugar de ello, la EEOC le entregaba resúmenes verbales o escritos de la versión de los hechos que proporcionaba el patrono. Bueno… las reglas han cambiado drásticamente.
La EEOC ha adoptado nuevos “Procedimientos a nivel nacional para expedir declaraciones de posición del demandado y obtener respuestas de las partes demandantes,” que atañen a todas las peticiones de declaraciones de posición a partir del 1o de enero de 2016. De acuerdo con los nuevos procedimientos, una vez que la EEOC revisa la presentación del patrono, le entrega una copia de dicha declaración a la parte demandante (o a su representante) previa solicitud. A la parte demandante se le da la oportunidad de responder en un plazo de 20 días.
¿Llegarás a ver una copia de la respuesta de la parte demandante? ¡No! Las respuestas de la demandante no se comparten con el empleador mientras dure la investigación. [Estos tienen que esperar hasta que la investigación se termine para entonces presentar una solicitud basada en la “Libertad de información”(o “FOIA” por “Freedom of Information”). La EEOC aduce que estos nuevos procedimientos van a generar uniformidad y una mayor transparencia en el manejo de imputaciones de discriminación en todo el país (o sea, que el patrono ve la demanda por discriminación, y la parte demandante la declaración de posición). Desafortunadamente, esta transparencia no es recíproca, ya que la mayoría de las demandas por discriminación contienen la más mínima información, mientras que las declaraciones de posición de los empleadores por lo general están rellenas de datos fácticos.]
Los nuevos procedimientos de la EEOC además prescriben que, si un patrono basa su declaración de posición en información confidencial, debe entregar dicha información en anexos marcados por separado. En una guía recientemente emitida así como en una página de “Preguntas y Respuestas” dirigidas a empleadores, las cuales están disponibles en el sitio web de la EEOC, esta agencia aconseja a los patronos cómo manejar las información confidencial al presentar sus declaraciones de posición y anexos a la EEOC. Aunque la EEOC insiste que su personal “puede retirar la información que sea confidencial de tales declaraciones y anexos según sea necesario antes de dárselos a la parte demandante o a su representante”, no existe garantía de que esa información confidencial se extraiga antes de dar las declaraciones y los anexos a la parte demandante. (énfasis añadido).
Además de estos nuevos Procedimientos a nivel nacional, a los patronos se les ordena cargar al sitio las declaraciones de posición con sus anexos usando el nuevo Sistema digital de carga de la EEOC en vez de enviar por correo o faxear los documentos.
Mejores Prácticas: Los nuevos procedimientos de la EEOC generan reglas de juego desiguales para los empleadores y una enorme ventaja para los abogados de los demandantes. Cuando redacte una declaración de posición, considere con mucho cuidado qué información va a darle a la parte demandante o a su representante. Si va a entregar información confidencial, considere (i) entregarla por separado (o cargarla al sitio digitalmente como un documento aparte); y (ii) marcar todos los documentos que contengan información confidencial con un sello o filigrana que diga “Confidencial”. También, los nuevos procedimientos destacan la importancia de redactar declaraciones de posición que sean concisas (y también, por supuesto, precisas).
Antes de redactar su declaración de posición y enseñar sus cartas, considere también consultar a un abogado con amplia experiencia en derecho laboral para determinar cuál es su mejor posición legal y qué hechos se deben incluir en la declaración de posición.
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