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Usted acaba de terminar la tortura del proceso de Solicitar Propuestas (“RFP” por “Request for Proposals”) a fin de encontrar un nuevo proveedor para su plan de beneficios (no importa qué tipo de plan sea: 401(k), plan médico de grupo, plan “sección 125”, compra de acciones, etc.). Usted recopiló cuidadosamente toda la información contenida en las respuestas de 100 páginas, verificó las referencias, hizo sagaces preguntas en las entrevistas personales y orientó al comité hasta la selección final del proveedor. Después de varios meses de trabajo, ya está listo para comenzar la nueva asociación con este. ¡Felicidades! Sigamos adelante.

Pero… ¡espere! Su proveedor le envía su contrato de prestación de servicios que consiste de múltiples partes. Usted ya está harto de todo el proceso y tentado a sencillamente firmarlo y enviárselo de vuelta ese mismo día. Pero piense… de todas maneras todos esos son documentos estándar… ¿verdad? ¡Piénselo de nuevo! Solo son documentos estándar si usted firma la primera versión que el proveedor le ofrece.

Es importantísimo comparar el contrato escrito con todo lo que le propusieron a usted… ya sea la propuesta original o la actualizada después de las negociaciones. ¿En el contrato el proveedor se compromete formalmente a darle a usted o a su plan todo lo que prometió? ¿Y qué me dice de las fechas límites para implementar y prestar los servicios habituales? ¿están definidas claramente?

Y nosotros los abogados tenemos que pensar qué pasa cuando las cosas salen mal. ¿Y qué si usted no está satisfecho con el desempeño del proveedor y tiene que exigirle que cumpla lo prometido? ¿Existe un mecanismo apropiado para hacer valer el contrato? ¿Cuáles son los procedimientos para extinguirlo?

Cuando lo que está por el medio son los beneficios de sus empleados y se han cometido errores, siempre existe la posibilidad de que los empleados insatisfechos dirijan su ira a usted. ¿El proveedor le indemnizará por algunas reclamaciones? ¿Y qué si esos errores tienen que ver con brechas en la seguridad o la identidad personal de los empleados? ¿Tiene seguro de responsabilidad civil para cubrir estas reclamaciones? ¿Con qué límites?

Si la relación se deteriora por completo… ¿debe entablar una demanda? ¿En qué jurisdicción, o sea, dónde va a presentar la demanda? ¿O el contrato dispone una “resolución alternativa de conflictos” como arbitraje o mediación? ¿De qué estado son las leyes que rigen estos molestos problemas contractuales? Todos estos asuntos, así como otros, se tienen que considerar en el contrato.

Pero también hablemos de lo que usted tiene que cumplir por su parte en el contrato. ¿Ya está listo para implementarlo? ¿Ha dedicado o contratado suficientes recursos humanos o asesores y personal encargados de los beneficios? ¿Está al día su departamento de informática en cuanto a las diversas programaciones, informes y pruebas que inevitablemente va a haber que hacer?

Estas exigentes cláusulas contractuales por lo general funcionan en ambas direcciones, o sea, obligan al proveedor tanto como al empleador. Es vital para tener una reclamación exitosa con el proveedor que el empleador ya esté preparado para pasar por el dolor del cambio en aras de obtener un nuevo y maravilloso servicio para el plan de beneficios. Asegúrese de estar listo.

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