Haga una encuesta de abogados empresariales acerca de las cosas que les quitan el sueño, y lo que contienen las declaraciones de sueldo (más conocidas como “talones de cheques de nómina”) va a aparecer a lo último de esa lista. Después de todo, la Ley Federal de Normas Laborales Justas (“FLSA” por “Fair Labor Standards Act”) y las leyes del estado de la Florida no exigen que dichos talones contengan información específica alguna. La lógica aconseja que vale más invertir esas noches de desvelo en limpiar el Buzón de correos electrónicos.
Yo recomiendo enfáticamente lo contrario, porque un talón de cheque de nómina puede facilitar el “robo” de salarios o desembocar en litigios ya sea por salarios o por horas trabajadas, como también puede evitar definitivamente esos problemas.
El estado de la Florida no tiene leyes que rijan el contenido de estos talones. Sin embargo, cada talón cuenta una historia. ¿Al empleado se le pagó por hora, un salario fijo, por comisión o a destajo? ¿Se pagaron las vacaciones? ¿Estuvo enfermo el empleado? ¿Cuántas horas trabajó cada semana? Estas son solo unas cuantas cuestiones que un talón de cheque de nómina puede aclarar o dejar a oscuras.
Por ejemplo, si al empleado se le clasifica como exento de paga por horas extraordinarias y recibe un salario, es mejor que el talón no haga referencia al número de horas trabajadas (¡y mucho menos 40 horas!). ¿Por qué? Porque a los empleados exentos no se les paga por hora. Y lo que dicen las partidas también importa. Una partida que diga “servicios” es imprecisa. ¿Esos “servicios” son una propina o un cargo por servicios? ¡Quién sabe! Por lo tanto, es prudente definir esas partidas debidamente. La distinción entre una propina y un cargo por servicios es importante, ya que ambos tienen profundas implicaciones en cuanto a su debido tratamiento fiscal. Un verdadero cargo por servicios no se puede contar como una propina para justificar el crédito por la propina contra el salario mínimo del empleado. La distribución de un cargo por servicios puede también terminar en una tasa de “overtime” más elevada o permitirle al empleado que se le clasifique como “exento” si satisface todos los requisitos de la Sección 7(i).
Incluso en una jurisdicción como la Florida se exige un cierto grado de escrutinio de los talones de cheques de nómina. Es más difícil defenderse de una reclamación de horas y salarios cuando el contenido del talón no guarda conformidad con la clasificación del empleado o con la manera en que de hecho se le pagó. Bien sea que una organización pague su nómina internamente o a través de un proveedor externo, los software de nómina por lo general se pueden adaptar para que reflejen debidamente las verdaderas prácticas de nómina.
Muchos negocios en la Florida también tienen operaciones en otros estados. No es fuera de lo común que un departamento central les lleve la nómina a todas sus operaciones comerciales, usando el mismo formato para todos los estados en los que realiza negocios. ¡Empleadores… presten atención! Asegúrense de revisar las leyes de todos los estados en los que tengan operaciones para garantizar que los talones de sus cheques de nómina satisfagan las mismas en cada estado. Entre los estados con los requisitos más estrictos para los talones (ya usted lo adivinó) se encuentran Nueva York y California.
Para que tengan una idea de lo que tienen que encarar los empleadores de Nueva York: En Nueva York, se exige a los empleadores que den a sus empleados una “declaración” (talón de cheque de nómina) junto con cada pago del salario, que contenga lo siguiente:
- fechas de trabajo cubiertas;
- nombre, dirección y teléfono del empleador;
- nombre del empleado;
- tasa o tasas de paga y base de las mismas, y si se paga por hora, por turno, por día, por semana, salario fijo, a destajo, por comisión u otra base;
- salarios brutos;
- deducciones;
- complementos y sobresueldos, si tal es el caso, declarados como parte del salario mínimo (destinados a comidas, propinas o alojamiento); y
- salarios netos.
Además, para los empleados no exentos, el talón tiene que incluir:
- la tasa o tasas regulares de paga;
- la tasa o tasas para horas extraordinarias (“overtime”);
- el número de horas regulares trabajadas; y
- el número de horas extraordinarias trabajadas.
Para todos los empleados a los que se pague a destajo, esa declaración debe incluir la tasa o tasas aplicables a ese tipo de paga así como el número de piezas que se completen a cada tasa que corresponda a ese tipo de piezas. Las leyes de Nueva York también imponen requisitos adicionales a ciertos sectores o grupos de empleados, tales como empresas ferroviarias.
Si los empleados lo piden, los empleadores neoyorquinos tienen que dar una explicación por escrito sobre cómo se calcula su salario. Además, estos empleadores tienen que guardar los expedientes de nómina durante seis (6) años.
California también tiene una serie de requisitos similares, a los cuales añade:
- la dirección del empleado; y
- solo los últimos cuatros dígitos del número de “social security” del empleado, o un número de identificación que no sea este número.
La legislación de California especifica que el nombre y la dirección del empleador tienen que ser el nombre y la dirección de la persona jurídica que sea el empleador. Las leyes de California también contienen requisitos adicionales para contratistas de trabajadores agrícolas y para los empleadores de servicios temporales. A los empleados se les tiene que dar la información precedente por lo menos dos veces al mes o con cada pago de salario.
El empleador tiene que guardar una copia de cada talón de cheque de nómina durante por lo menos tres (3) años, ya sea en el sitio de empleo o en un lugar central en el estado de California. Para estos fines, basta guardar duplicados de los talones o un expediente generado por computadora que contenga toda la información de rigor.
A menudo las leyes imponen sanciones a los empleadores que no proporcionen talones que satisfagan sus requisitos y que varían de estado en estado.
Incluso los empleadores en estados en los que las leyes no tienen pautas acerca de lo que deben contener los talones harían muy bien en considerar incluir los tipos de información que exigen Nueva York y/o California, lo que les servirá de ayuda para defenderse de las demandas judiciales más comunes sobre horas y salarios. Asegúrese de consultar a abogados locales con respecto al cumplimiento de los requisitos de su estado, así como los correspondientes períodos de retención de expedientes y sanciones impuestas por las infracciones.
