trade secret2¿De verdad que se creyó que se iba a salir con la suya adueñándose indebidamente de 600 archivos de su ex empleador descargándolos furtivamente a un “pincho” USB?  Pues eso es lo que una ex ejecutiva de marketing global de Pfizer hizo recientemente antes de renunciar.  ¡Ah! Y parece que también se envió a su dirección electrónica personal unas cuantas docenas de correos que contenían secretos comerciales y otros datos confidenciales de Pfizer, tales como planes estratégicos de marketing, información sobre ventas, datos del presupuesto de marketing e investigaciones de mercado.  Como se podrá imaginar, a Pfizer no le complacieron mucho sus acciones. La empresa procuró y obtuvo de un tribunal federal, en 24 horas, una acción cautelar ex parte que le prohibía a la empleada utilizar o destruir la información confidencial de Pfizer.  El robo de información confidencial por parte de los empleados constituye un grave problema y los empleados siguen cometiéndolo, quizá sin darse cuenta de que a menudo dejan un rastro de huellas literalmente digitales.  Así que… ¿qué debe hacer una compañía para protegerse? He aquí unas cuantas sugerencias prácticas.

  1. Proteja sus secretos comerciales.  A los empleados que tengan acceso o a los que se les encargue usar, desarrollar y/o mantener los secretos comerciales y demás información confidencial de su empresa se les debe exigir que firmen un contrato de confidencialidad según el cual se comprometen a no usar ni dar a conocer la información de la compañía de una manera no autorizada y a devolverle a esta todas las copies de esa información al final de su empleo.  Estos tipos de contratos se usan frecuentemente en conexión con contratos de no solicitación y de no competencia y, en conjunto, le proporcionan herramientas al empleador que resultan ser muy útiles tanto para proteger los secretos comerciales como para evitar que dicha información se utilice para beneficiar a la competencia.  Además, los empleadores deben tomar medidas razonables para circunscribir el acceso a la información sensible solamente a los que tengan necesidad de usarla, mitigando de esa manera el riesgo del uso o divulgación indeseados.
  2. Capacitación y educación.  Establezca, capacite y periódicamente vuelva a capacitar a sus empleados acerca de las políticas de la empresa con respecto al uso de sistema de correos electrónicos, de la Internet y de la información confidencial y de secretos comerciales para enfatizar la importancia que tienen estas políticas, asesorar a los empleados sobre las consecuencias que se derivan de la infracción de dichas políticas e incrementar la probabilidad de cumplimiento con las mismas.
  3. Examine los correos electrónicos y los dispositivos computarizados del empleado para ver si contienen indicios de apropiación indebida.  La ex empleada de Pfizer facilitó un tanto los esfuerzos de Pfizer para aplicar sus normas al dejar huellas electrónicas que sugerían que se había apropiado indebidamente de secretos comerciales y otros datos confidenciales de la empresa.  ¿Cómo se enteró Pfizer?  Lo más probable es que llevó a cabo un examen forense de los correos electrónicos y las computadoras (de escritorio, laptop, iPad y teléfono celular) de la empleada para buscar pruebas de que esta descargó materiales de la compañía y los envió a su dirección electrónica personal.  Tales investigaciones pueden producir información convincente que demuestre que la empleada incumplió sus obligaciones para con la empresa.  Uno nunca sabe lo que se va a encontrar hasta que uno lo busca. Aunque algunos empleados son los suficientemente astutos como no dejar rastros, otros no son tan hábiles.
  4. Haga cumplir las normas.  Armada de pruebas convincentes de que hubo apropiación indebida de su información comercial confidencial, una empresa tiene más probabilidades de obtener de los tribunales las medidas preventivas para hacer valer las cláusulas restrictivas.  La aplicación de sus normas le permite a la empresa evitar que se realicen más apropiaciones de sus secretos comerciales, recuperar los materiales confidenciales y de esa manera impedir que los utilice la competencia, obtener indemnización monetaria por los daños que haya sufrido como consecuencia de la apropiación indebida y desarrollar la reputación de que exige el cumplimiento de sus cláusulas restrictivas. El tomar estas medidas también puede servir de factor disuasivo para otros empleados que quizá, de lo contrario, podrían creerse que sabían más que la empresa que pronto van a abandonar.

Como siempre, si tiene alguna duda acerca de cómo hacer valer las cláusulas restrictivas, debe considerar comunicarse con abogados que estén familiarizados con la ley y las debidas acciones para exigir su cumplimiento.