drain wallet-moneySunTrust Banks aprendió recientemente una cara lección acerca de cómo cumplir cabalmente con los requisitos de la Ley Ómnibus de Reconciliación Presupuestaria del 1985 (llamada “COBRA” por sus siglas en inglés de “Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act”). Fue demandada por no enviar avisos adecuados de elección de la cobertura que COBRA dispone se tienen que enviar después de que los empleados hayan terminado su empleo. El agente de SunTrust para propósitos de envío de los avisos COBRA, Xerox HR Solutions, de hecho sí envió avisos oportunos a los exempleados.  Pero dos exempleados-demandantes reclamaron que los avisos eran legalmente insuficientes y que, consecuentemente, “conducían al error y a la confusión”.  El aviso los dirigía a un sitio web para elegir la cobertura que ofrece COBRA pero aparentemente no pudieron descifrar cómo elegir la cobertura. Como resultado, ninguno de los dos exempleados la obtuvo.

Estos dos exempleados presentaron una demanda en la que procuraron el estatus de “acción colectiva” (“class action”) para que incluyera a otros exempleados y su demanda contra SunTrust fuera más significativa,  aduciendo que el aviso COBRA de este resultó deficiente porque no satisfizo debidamente dos de los 14 requisitos de contenido de las regulaciones del Departamento del Trabajo que rigen los avisos COBRA.  Específicamente, dijeron que el aviso: (1) no indicaba el nombre y la dirección de la persona o entidad responsable de administrar los beneficios COBRA; ni (2) indicaban los procedimientos para elegir la cobertura ni proporcionaban los formularios de elección.

La demanda expresa que los dos demandantes no pudieron encontrar el “formulario de elección” para elegir la cobertura COBRA en el sitio web al cual fueron dirigidos porque era un sitio general de Recursos Humanos. La información disponible acerca de la demanda no nos dice si alguno de los dos demandantes trató de llamar al número de teléfono mencionado cinco veces en el aviso COBRA como una manera alternativa para elegir la cobertura y hacer otras preguntas u obtener más información acerca de los derechos que garantiza esa ley.

Los dos demandantes procuraron (a) la imposición de multas establecidas por la ley de $110/día por cada miembro del grupo colectivo que recibió un aviso COBRA defectuoso; (b) que se otorgaran honorarios de abogados, costas y gastos; (c) medidas cautelares y otras órdenes de hacer y no hacer; así como (d) cualquier otra reparación judicial que ordenara el tribunal a su discreción.  Los demandantes no demandaron el resarcimiento de gastos médicos.  Esencialmente, solo pidieron que se impusieran multas establecidas por la ley y honorarios de abogados.

SunTrust terminó por transar la demanda por $290,000. También tuvo que pagar a los demandantes $103,556 por honorarios de abogados y costos. (Se puede suponer razonablemente que SunTrust les pagó a sus abogados mucho más.)  Y eso ya es muchísimo dinero por un aviso COBRA técnicamente deficiente.

Aunque muchos aspectos de la administración del plan de beneficios se han convertido en algo cotidiano, los empleadores deben tener presente exigir el cumplimiento con las regulaciones que rigen los avisos COBRA y confirmar que el contenido que ordenan los requisitos se haya incluido en estos avisos.

Si su aviso falla por un “detalle técnico” o incluso por un requisito sustancial, arréglelo ahora antes de que su aviso COBRA se convierta en objeto de una demanda judicial.  Quizá deba utilizar a ese empleado favorito “que lo revisa todo” precisamente para que lo revise y determine cuán fácilmente puede entender el aviso y elegir la cobertura.  Y, mientras esté haciendo esto, asegúrese de que el contrato de servicios COBRA dispone que su proveedor le brinde adecuadas declaraciones de situaciones de hecho que lo induzcan a aceptar el contrato (“representations”) así como indemnización por responsabilidad civil.  Sin embargo, como administrador del plan de beneficios, usted como empleador – y no el proveedor de servicios – es el que en última instancia es responsable de su propio cumplimiento del plan.