invite-01Con más de 400 concurrentes de más de 200 empleadores… ¡nuestro 26o Seminario Anual sobre Derecho Laboral fue todo un éxito! Gracias por permitirnos mantenerlos “al día”.

Por primera vez este año, después de las sesiones matutinas, los que asistieron pudieron escoger entre nuestra charla “vía acelerada”, diseñada para profesionales de Recursos Humanos con mucha experiencia, y la de “Hop Aboard” (“Bienvenidos a bordo”) que abarca estos temas a nivel más básico.

A continuación aparecen los principales mensajes que sacamos de cada una de nuestras sesiones.

Sesiones generals

  • Ingrid Ponce y Elitsa Yotkova Full Steam Ahead (Adelante y a todo vapor): Keeping up with Title VII (Para mantenerse al día con el Título VII) Al prepararse los empleadores para abordar cualquier esfera del derecho que esté siempre cambiando, ahora es el momento de actuar.  Analice si su lugar de trabajo es susceptible a posibles reclamaciones por disparidad salarial, especialmente en vista de las nuevas pautas EEO-1 para reportar los salarios que es probable entren en vigor en septiembre del 2017.  Considere los asuntos relacionados con el constante aumento en reclamaciones que aducen discriminación basada en estereotipos sexuales, orientación sexual o estatus de transgenérico.  (¡Esto afecta mucho más que los baños!)  Finalmente, revise esos filtros de “espam” porque la EEOC está notificando ahora a los empleadores sobre las Acusaciones de Discriminación por correo electrónico.
  • Bob Turk We Got Game: Employment Law Learning from TV Shows of the Past (“He aquí un juego: aprendamos Derecho Laboral de los shows de televisión del pasado”). Para Decir la Verdad… ¡esta presentación la verdad fue muy divertida! Nos habló Kim Cruz, Abogada litigante supervisora de la Oficina Regional de la EEOC sobre la nueva orientación de esta agencia sobre los programas de salud idónea, las licencias de ausencia provistas por los empleadores así como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (“ADA”), el cumplimiento forzoso con las citaciones judiciales y la retaliación. Entonces, en el estilo de “Family Feud” (conocido en el mundo hispanohablante como “100 latinos dijeron”), abarcamos una serie de temas que incluyeron los formularios de solicitud de empleo, reclamaciones por contratación negligente de empleados, carta de oferta, manuales para el empleado y programas de bonificación por desempeño.
  • Orador invitado: Frank Brown, Presidente de la Comisión de Apelaciones de Asistencia para el Reempleo View From the Top – Reemployment Assistance Decisions and Their Takeaways (La vista desde arriba: Decisiones sobre la asistencia para el reempleo y sus principales enseñanzas)  Revisamos las más recientes revisiones de las normas para la remuneración en casos de desempleo [unemployment compensation] (ahora denominada asistencia para el reempleo) y explicamos cómo esas normas se han aplicado en la práctica desde su adopción.  El comprender estas normas y cómo se aplican en la práctica puede ayudar a los empleadores a desarrollar políticas y a manejar las terminaciones de empleados de una manera que aumente la probabilidad de no calificar para los beneficios.

Sesiones de “Hop Aboard” (¡Bienvenido a bordo!)

  • Glenn Rissman Figuring Out the Immigration Alphabet (Para entender el alfabeto inmigratorio) Obtener visas para empleados temporales cada día es más difícil. Aquí damos un repaso general de las diferentes categorías de visas que los empleadores pueden considerar en lugar de las H-1B que están limitadas por un número máximo.  También tratamos sobre la nueva prórroga de 24 meses para Capacitación Práctica Opcional (“OPT” por “Optional Practical Training”) para graduados en carreras de Ciencias, Tecnología, Ingeniería y Matemática (“STEM” por “Science, Technology, Engineering and Math”) y la interacción entre las categorías de visas temporales y la residencia permanente.
  • Eric Gabrielle  Next Stop – The Future of the Fair Labor Standards Act and Its Major Exemptions (Próxima parada: El futuro de la Ley de Normas Laborales Justas y sus principales exenciones) Ha llegado la hora para que los empleadores evalúen y se adapten al impacto que va a tener en nuevo nivel salarial de $913.00 fijado por el Departamento del Trabajo para que entre en vigor el 1o de diciembre. Evalúen la fuerza laboral asalariada y consideren el impacto que va tener el cambio sobre los empleados clasificados como empleados “de cuello blanco” exentos de los requisitos de horas extraordinarias.
  • Jon Stage Leaving the Station: Understanding The Basics Of The ADA (Se va el tren: Para entender los componentes básicos de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (“ADA”)) Recuerden que el principal objetivo de esta ley es la eliminación de las barreras en el centro de trabajo… ya sean obstáculos físicos, modalidades de comunicación o procedimientos y reglas.  Un componente clave para alcanzar este objetivo es el proceso interactivo: el diálogo entre el empleador y el empleado afectado.  Finalmente, la documentación detallada sobre los esfuerzos realizados por el empleador para cumplir con los requisitos de la ADA en cada caso determinado es esencial para la defensa contra cualquier reclamación más adelante basada en esta ley.
  • Bayardo Alemán y Giselle G. Madrigal All Aboard the FMLA Express (Todos a bordo del Expreso de la FMLA) Los casos basados en la Ley de Licencia Médico-Familiar (“FMLA”) han aumentado constantemente. Para minimizar el riesgo, todos los empleadores tienen que estar familiarizados y cumplir con esta ley y todos sus requisitos.  Esto incluye – como mínimo – saber si la “FMLA” corresponde a su lugar de trabajo, cuáles empleados son elegibles para la protección de esta ley, qué problemas de salud están cubiertos, cuáles son las obligaciones de aviso que exige la ley, y los detalles sutiles que conllevan las licencias de ausencia intermitentes.  Revisen y actualicen sus políticas para asegurar que naveguen bien por las a veces túrbidas aguas de la “FMLA”.

 Sesiones aceleradas

  • Bob Turk y Ingrid Ponce Advanced FLSA for Hospitality (Presentación avanzada sobre la “FLSA” para la Industria de la Hospitalidad) Se espera que los cambios en las regulaciones del Departamento del Trabajo afecten mucho más a la Industria de la Hospitalidad que a cualquier otra industria, y los empleadores sí tienen opciones sobre cómo abordar estos cambios en la ley.  Pero ahora (más que nunca) es importante llevar a cabo una auditoría de los salarios y las horas de su fuerza laboral para asegurarse de que sus empleados estén correctamente clasificados una vez que las nuevas normas entren en vigor en diciembre y que las hora extraordinarias se les calculen correctamente a su fuerza laboral no exenta que posiblemente va a aumentar.  Parte de este análisis debe incluir el uso de crédito por propinas, el cálculo de las horas extraordinarias cuando a los empleados se les paga parcialmente mediante cargos por servicio y la aplicabilidad de la exención para comisiones por ventas al detalle, la “7(i).” El no asegurar el cumplimiento con estos requisitos puede resultar ser muy costoso en diciembre.
  • Andy Rodman  Going Into Labor: Pregnancy & Workplace Complications (Trabajo de parto: El embarazo y las complicaciones en el centro de trabajo) Los problemas del personal relacionados con el embarazo impregnan el centro de trabajo. El Título VII fue promulgado en 1964 y durante los últimos 50+ años los tribunales, el Congreso y los profesionales de Recursos Humanos han estado luchando por encontrar un equilibrio entre los derechos de las empleadas embarazadas y los intereses, necesidades y (a menudo bien intencionadas) inquietudes de naturaleza comercial que tienen los empleadores. En el caso Young contra UPS, la Corte Suprema de los Estados Unidos reciente desarrolló una prueba consistente en una “carga significativa” para evaluar la legalidad de las políticas basadas en el embarazo de acuerdo con el Título VII, pero todavía queda por verse el verdadero impacto de esa decisión. Y, por supuesto, las obligaciones de los empleadores relacionadas con el embarazo van mucho más allá del Título VII para abarcar las acomodaciones de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (“ADA”), la Ley de Licencia Médico-Familiar (FML), y las leyes estatales y federales relacionadas con la lactación. 
  • Kara Nickel ADA-HR Insomnia: Dealing With Things That Keep You Up at Night (Insomnio por la “ADA” y los RR.HH: Lidiando con cosas que nos mantienen despiertos por la noche) La obligación que la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (la “ADA”) le exige al empleador es proporcionarle una acomodación razonable a la persona calificada que tenga una discapacidad, o sea, una persona que tenga las habilidades y la experiencia para ese puesto y que pueda realizar las funciones esenciales del mismo con o sin una acomodación razonable.  El proceso interactivo para determinar una acomodación empieza con una conversación con el empleado y debe incluir pedirle información médica e intentar posibles acomodaciones.  Estas son específicas para cada empleado pero pueden incluir modificaciones de políticas, tecnologías asistivas, reestructuración del trabajo, reasignación a otro puesto, tareas livianas, teletrabajo y licencia de ausencia (excepto por una ausencia indefinida, lo cual es irrazonable).  Si una acomodación propuesta engendra una carga o dificultad excesiva (“undue hardship”: una dificultad o gasto significativo a la luz de diversos factores), en ese caso el empleador no tiene que proporcionarla.
  • Freddy Perera y René Ruiz Off The Rail Policies and Approaches That Can Help You to Stay on the Right Track (Políticas y enfoques fuera de lo común que ayudan a mantener el rumbo) Con demasiada frecuencia, los primeros documentos que una empresa le presenta a un empleado son una serie de políticas de sirven de capa y espada para proteger los intereses de esta.  Con un poco de ingenio y destreza, esas políticas se pueden redactar y comunicar de tal manera que sirvan para fortalecer el nombre y marca de la empresa y también ayuden a retener y a motivar a los empleados.
  • Lisa Berg FMLA Master Class – So You Think You Know it All (Clase maestra sobre la “FMLA” – Así que Ud. se creía que lo sabía todo) No se olviden de actualizar sus políticas para que tomen en cuenta la nueva definición de “cónyuge”, utilizar los nuevos formularios de la Ley de Licencia Médico-Familiar (“FMLA”) que tienen la fecha de vencimiento del 31 de mayo de 2018, asegurar que sus “postres” sean visibles para los empleados Y para los solicitantes de empleo, siempre llevar a cabo un análisis de elegibilidad al principio mismo cuando se solicite una licencia médico–familiar, revisar su política para que mencione la ausencia de 12 semanas laborales para este tipo de licencia (no 480 horas), usar un sistema de carpetas organizadas por fecha (“tickler system”) para que les recuerden las fechas límite que se avecina, y controlar el fraude y el abuso usando la “Lista de verificación para poner coto al abuso de la “FMLA” (“Checklist for Curbing FMLA Abuse”).
  •  Sharon Quinn Dixon  Warning Signals Ahead: Hot Employee Benefit Plan Issues for 2016 (Señales de advertencia: Temas “calientes” de los planes de beneficios para los empleados en el 2016) Los empleadores pronto van a empezar a ver los efectos de la nueva “regla fiduciaria” del Departamento del Trabajo cuando sus asesores sobre estos planes les den largos documentos sobre información que tienen que dar a conocer. Léanse esos papeles y estén conscientes de la relación que ustedes tienen con sus asesores.  Pregúntele a sus asesores sobre inversiones específicamente acerca de la manera más eficaz en costos de administrar su plan 401(k) plan y saber cómo los gastos del plan se asignan a los participantes del mismo.  Manténgase en sintonía para enterarse de la siempre evolucionantes interpretaciones de la Ley de Cuidado Asequible de la Salud (“ACA” por “Affordable Care Act”) y saber que rembolsar a los empleados por otras coberturas de planes médicos puede dar lugar a problemas.  Transmita los datos de sus empleados a los proveedores de estos planes de beneficios de una manera segura, y negocie con ellos la indemnización si una divulgación de información le causa una pérdida al empleado o la empresa.