La emboscada de los gnomos de la Ley de Expedientes Públicos: el riesgo de exposición para las empresas privadas

public recordsSon casi las 5 de la tarde el viernes, y usted ya está listo para irse a su casa. En eso se presenta un extraño en su oficina con una copia de la Ley de Expedientes Públicos de la Florida en la mano y demandando ver los expedientes de su compañía. Usted le explica que “esta es una empresa privada que no está sujeta a la Ley de Expedientes Públicos” y le dice que se vaya.

A la semana siguiente, le entregan el emplazamiento de una demanda judicial que aduce que usted infringió la Ley de Expedientes Públicos y que se procura el pago de honorarios y gastos. Después de que su abogado le explica cómo y por qué usted sí está sujeto a esa Ley, usted entrega los expedientes solicitados y, si no hay daño, no hay reclamación… ¿verdad? ¡NO!

Los tribunales todavía tienen que celebrar una audiencia para determinar si usted se negó ilegalmente a entregar los expedientes (aunque estos ya se hayan entregado). Si se halla que fue ilegal negarse a entregarlos inicialmente, usted tendrá que pagarle al solicitante sus honorarios de abogados y gastos relacionados con la demanda. De acuerdo con la ley actual, la adjudicación judicial de honorarios y gastos – que pueden ser miles de dólares (sin incluir los gastos de su propia defensa) – es obligatoria. Por ejemplo, a un custodio de expedientes públicos se le ordenó que pagara los honorarios y gastos del solicitante, aunque el custodio entregó los expedientes solicitados antes de que se celebrara la audiencia y aunque retrasó la entrega porque creía que tenía fundamentos legales de buena fe para retener los documentos. continúe leyendo

Teléfonos inteligentes de los empleados: sonría… su reunión está “streaming” a color y en vivo

facebook phoneRecordemos tiempos más felices… o sea, para los fanáticos de los Steelers de Pittsburgh. El 15 de enero de 2017, los Steelers ganaron el partido de la división de la AFC, que les permitió participar en el partido de Campeonato de la AFC contra los Patriotas de Nueva Inglaterra el próximo domingo. (Ya se oye el abucheo).  Los jugadores se pusieron muy contentos.  El discurso después del juego del técnico Mike Tomlin desde el vestuario del estadio fue muy motivador, salpicado de comentarios “picantes” acerca de los Patriotas. También les ordenó a los jugadores que mantuvieran un “perfil bajo” y la boca cerrada y que se concentraran en prepararse para el próximo partido.  Una persona no identificada añadió: “Tenga cuidado en los medios sociales… que esto es entre nosotros y más nadie”.

Así que… ¿cómo me enteré de todo esto? Antonio Brown, el “wide receiver” de los Steelers, transmitió en vivo lo que estaba ocurriendo en el vestuario en Facebook Live. Para los que no sepan mucho de tecnología, Facebook Live es una aplicación de “streaming” en vivo que permite al usuario transmitir el audio y el video de un evento al mismo tiempo que ocurre… constituye esencialmente un canal personal de televisión.  Aunque muchos jugadores sabían que Brown estaba transmitiendo en vivo y actuaron “para salir en cámara” (o sea, en el teléfono móvil de Brown), estuvo claro que otros no lo sabían (lo que quizá explica que otro jugador salió en el video sin toalla).  Pero, más importante es que el técnico Tomlin no sabía que Brown estaba transmitiendo lo que él pensaba era un evento “solo para el equipo”.  El video de Brown se ha visto 1.1 millones de veces y compartido 20,000. continúe leyendo

Super Bowl 51: buen momento para revisar las políticas sobre tardanza y asistencia al trabajo

superbowlTodo está listo. El “Super Bowl 51” nos llega en dos semanas.  Pero… ¿estarán listos sus empleados?

En enero de 2016, el Workforce Institute realizó una encuesta para evaluar el impacto que tiene el “Super Bowl” en la productividad laboral al día siguiente. De acuerdo con el estudio, el 77% de los estadounidenses proyectaban ver el “Super Bowl”. El mismo estudio calculó que 1 de cada 10 trabajadores en los Estados Unidos (aproximadamente 16.5 millones de adultos que estaban empleados en el 2016) faltarían al trabajo el día después de este evento deportivo. De esos 16.5 millones, casi 10.5 millones pidieron ese día libre por adelantado.  Estas cifras no explican los 7.5 millones de empleados que se estima van a llegar al trabajo tarde.

Sin ofender a los Broncos de Denver ni a los Panthers de Carolina, pero el año 2016 no tuvo nada de especial. Los consultores de cuestiones laborales calculan que cada año la caída en la productividad del día después del “Super Bowl” les cuesta a los empleadores cientos de millones de dólares.  Después de todo, tal parece que todo el mundo quiere compartir sus opiniones acerca de la última jugada del partido o sobre cuál fue el mejor comercial.  continúe leyendo

Renuncia a las acciones de grupo: ¿pondrá en orden la Corte Suprema a la galaxia de litigios?

SCOTUS Supreme Court¡Por fin! La espera está casi a punto de terminar. La Corte Suprema de los Estados Unidos va a decidir si un empleador puede hacer valer un contrato de arbitraje obligatorio que contiene una renuncia a las acciones de grupo y a las demandas colectivas.

El viernes pasado, la Corte Suprema accedió a conocer 3 casos que se derivan de la decisión en el 2012 de la Junta Nacional de Relaciones Laborales (“National Labor Relations Board o “NLRB”) en el caso D.R. Horton, en el cual la Junta falló que las renuncias a las acciones de grupo infringen los derechos que el Artículo 7 de la Ley Nacional de Relaciones Laborales (Section 7 of the NLRA) otorga a los empleados, permitiéndoles participar en actividades concertadas que estén protegidas. El caso D.R. Horton dio lugar a la incertidumbre sobre si, por ejemplo, un empleador, mediante un contrato de arbitraje, podía forzar a un empleado a renunciar a su derecho a entablar una acción de grupo para reclamar un salario mínimo o paga por horas extraordinarias, o una demanda de discriminación basada en el Título VII, en un proceso de arbitraje. continúe leyendo

¿Qué es lo que contiene SU aviso de COBRA? Las insuficiencias pueden arruinarlo

drain wallet-moneySunTrust Banks aprendió recientemente una cara lección acerca de cómo cumplir cabalmente con los requisitos de la Ley Ómnibus de Reconciliación Presupuestaria del 1985 (llamada “COBRA” por sus siglas en inglés de “Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act”). Fue demandada por no enviar avisos adecuados de elección de la cobertura que COBRA dispone se tienen que enviar después de que los empleados hayan terminado su empleo. El agente de SunTrust para propósitos de envío de los avisos COBRA, Xerox HR Solutions, de hecho sí envió avisos oportunos a los exempleados.  Pero dos exempleados-demandantes reclamaron que los avisos eran legalmente insuficientes y que, consecuentemente, “conducían al error y a la confusión”.  El aviso los dirigía a un sitio web para elegir la cobertura que ofrece COBRA pero aparentemente no pudieron descifrar cómo elegir la cobertura. Como resultado, ninguno de los dos exempleados la obtuvo.

Estos dos exempleados presentaron una demanda en la que procuraron el estatus de “acción colectiva” (“class action”) para que incluyera a otros exempleados y su demanda contra SunTrust fuera más significativa,  aduciendo que el aviso COBRA de este resultó deficiente porque no satisfizo debidamente dos de los 14 requisitos de contenido de las regulaciones del Departamento del Trabajo que rigen los avisos COBRA.  Específicamente, dijeron que el aviso: (1) no indicaba el nombre y la dirección de la persona o entidad responsable de administrar los beneficios COBRA; ni (2) indicaban los procedimientos para elegir la cobertura ni proporcionaban los formularios de elección.

La demanda expresa que los dos demandantes no pudieron encontrar el “formulario de elección” para elegir la cobertura COBRA en el sitio web al cual fueron dirigidos porque era un sitio general de Recursos Humanos. La información disponible acerca de la demanda no nos dice si alguno de los dos demandantes trató de llamar al número de teléfono mencionado cinco veces en el aviso COBRA como una manera alternativa para elegir la cobertura y hacer otras preguntas u obtener más información acerca de los derechos que garantiza esa ley.

Los dos demandantes procuraron (a) la imposición de multas establecidas por la ley de $110/día por cada miembro del grupo colectivo que recibió un aviso COBRA defectuoso; (b) que se otorgaran honorarios de abogados, costas y gastos; (c) medidas cautelares y otras órdenes de hacer y no hacer; así como (d) cualquier otra reparación judicial que ordenara el tribunal a su discreción.  Los demandantes no demandaron el resarcimiento de gastos médicos.  Esencialmente, solo pidieron que se impusieran multas establecidas por la ley y honorarios de abogados.

SunTrust terminó por transar la demanda por $290,000. También tuvo que pagar a los demandantes $103,556 por honorarios de abogados y costos. (Se puede suponer razonablemente que SunTrust les pagó a sus abogados mucho más.)  Y eso ya es muchísimo dinero por un aviso COBRA técnicamente deficiente.

Aunque muchos aspectos de la administración del plan de beneficios se han convertido en algo cotidiano, los empleadores deben tener presente exigir el cumplimiento con las regulaciones que rigen los avisos COBRA y confirmar que el contenido que ordenan los requisitos se haya incluido en estos avisos.

Si su aviso falla por un “detalle técnico” o incluso por un requisito sustancial, arréglelo ahora antes de que su aviso COBRA se convierta en objeto de una demanda judicial.  Quizá deba utilizar a ese empleado favorito “que lo revisa todo” precisamente para que lo revise y determine cuán fácilmente puede entender el aviso y elegir la cobertura.  Y, mientras esté haciendo esto, asegúrese de que el contrato de servicios COBRA dispone que su proveedor le brinde adecuadas declaraciones de situaciones de hecho que lo induzcan a aceptar el contrato (“representations”) así como indemnización por responsabilidad civil.  Sin embargo, como administrador del plan de beneficios, usted como empleador – y no el proveedor de servicios – es el que en última instancia es responsable de su propio cumplimiento del plan.

La “EEOC” despide el 2016 con estadísticas de Fin de Año

2016 reviewNos encanta decir estadísticas banales, ¿verdad? Pues si va a una Fiesta de Año Nuevo este fin de semana y necesita unos cuantos de estos para romper el hielo y ponerse a conversar, la Comisión de Oportunidades Igualitarias de Empleo (o “EEOC” por “Equal Employment Opportunity Comission”) viene al rescate.

La “EEOC” recientemente publicó una breve revisión de su año fiscal que terminó el 30 de septiembre. Siéntase en libertad de utilizar cualquiera de las estadísticas que aparecen a continuación:

  • La Comisión recibió 91,503 cargos de discriminación y se resolvieron 97, 443;
  • los cargos pendientes ante la Comisión se redujeron en un 3.8 por ciento a 73,508, lo cual constituye la carga de trabajo pendiente más baja en los últimos tres años;
  • La Comisión transó 15,800 cargos y evitó así esos litigios;
  • La Comisión entabló 86 demandas judiciales por discriminación (58 de individuos y 29 de víctimas múltiples o por políticas discriminatorias)… este número de demandas es más bajo que el de los años anteriores;
  • La Comisión terminó el año con 165 casos que aún persigue activamente (de los cuales 47 (el 28.5 por ciento) tienen que ver con casos de discriminación sistémica, y otros 32 (el 19.4 por ciento) con víctimas múltiples)… el número de casos pendientes también es más bajo que en los años anteriores;
  • La Comisión les obtuvo más de $482 millones a víctimas de discriminación en lugares de trabajo tanto privados como de gobiernos estatales y locales y el gobierno federal (la Comisión precisó de su presupuesto anual de $364 millones para poder hacer esto);
  • $82 millones que se obtuvieron terminaron en manos de empleados federales que adujeron discriminación por parte del gobierno federal; y
  • La Comisión lanzó cuatro servicios digitales, entre ellos su Portal de Respuesta, que les permite a los empleadores recibir avisos digitales de los cargos presentados y entregar sus respuestas en línea. Además, el público ahora puede pedir información en línea basado en la Ley de Libertad de Información (“FOIA” por “Freedom of Information Act”).

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Probables los cambios en las leyes de empleo

change aheadCon el nuevo gobierno, en el mundo del derecho laboral se espera que vengan cambios. He aquí algunos asuntos clave a tener en mente:

  • Prueba salarial para ciertos empleados exentos de “overtime”– Anticipen que el Departamento del Trabajo va a retractar o no exigir el cumplimiento de las nuevas regulaciones que casi duplican el umbral de salario para las exenciones de empleados de “cuello blanco” que dispone la Ley de Normas Laborales Justas (“FLSA” por “ Fair Labor Standards Act”… suponiendo que sobrevivan las apelaciones pendientes.
  • Derecho a trabajar (sin tener que pertenecer a un sindicato) – Quizá más estados aprueben leyes que prohíben exigir a los empleados sindicalizados del sector privado que paguen cuotas de afiliación a sindicatos. De hecho, tal vez ya haya suficiente apoyo para leyes de “derecho a trabajar” a nivel nacional. También se anticipa que la Corte Suprema para a reconsiderar su reciente decisión en el caso de Friedrichs contra California, logrando así el mismo resultado en el sector público.
  • Empleo mancomunado– Es de espera que la nueva Junta reconsidere su reciente expansión de la definición del “empleador mancomunado”. La Junta recientemente expandió la definición de “empleador mancomunado” para que incluyera a los empleadores que contratan empleados temporales. Esto no solo aumenta el riesgo de que a las empresas que utilizan empleados temporales se les pueda considerar “empleadores mancomunados” con las agencias de contratación de estos empleados, sino que también aumenta el poder de organización de los sindicatos al permitir que se incluyan los empleados temporales como empleados de tiempo completo dentro de la misma unidad de negociación laboral.   También es probable que la nueva Junta aclare que los franquisiadores no son por lo general “empleadores mancomunados” de los empleados de sus franchisiados.
  • Elecciones expeditadas– Es probable que la nueva Junta considere el asunto de las “elecciones rápidas”. La Junta actual redujo significativamente el tiempo que transcurre desde la petición de formar un sindicato hasta la fecha de las elecciones. Esto les da menos tiempo a los empleadores para informar a sus empleados de que lo único que la sindicalización les garantiza es tener que pagarle cuotas al sindicato.
  • Microunidades– La Junta actual ha respaldado la noción de que grupos muy pequeños se pueden sindicalizar. Esto ayuda a unidades cuidadosamente diseñadas a lograr una mayoría a favor de la sindicalización, al mismo tiempo aumentando la probabilidad de que una empresa se vea forzada a lidiar con varios pequeños sindicatos que compiten entre sí. Esto constituye aún otra esfera en la que haya cambios en el future. 

Nueva ley amplía opciones para pequeños empleadores elegibles

news update-01Una nueva ley que promulgó el Congreso reinstituye la posibilidad de que los pequeños empleadores reembolsen a los empleados las primas que hayan pagado para comprar sus pólizas de salud. La ley revoca las enormes multas que corresponderían a tales acciones de reembolso según la interpretación de la Ley de Atención Médica Asequible que hizo el Servicio de Rentas Internas de los Estados Unidos (el “IRS”).

La nueva ley (la Ley de Curas para el Siglo XXI o “21st Century Cures Act”) entra en vigor el 1o de enero de 2017 e incluye una exención retroactiva que les elimina las enormes multas del “IRS” a los pequeños empleadores elegibles que hagan reembolsos de primas antes del 2017.  Los pequeños empleadores elegibles que deseen aprovechar la nueva opción para el 2017 pueden hacerlo, pero tienen que actuar rápidamente. continúe leyendo

Advertencias para la fiesta de los Días Festivos de su compañía

holiday¡Ya llegó otra vez esa época del año… ¡la de la fiesta de los Días Festivos!  ¿Y qué es una fiesta sin alcohol… o un blog jurídico sin un tipo cascarrabias que siempre está predicando moderación y razonabilidad? (En los avances de la película Office Christmas Party de Paramount Pictures para el 2016, cuyo título se tradujo al español como Fiesta de empresa, se ve qué desorden se puede formar en este tipo de evento!)

Todos conocemos los peligros de beber y manejar. Incluso aunque el patrono se pueda escapar de la responsabilidad legal por las acciones de un empleado borracho, ninguna empresa desea la mala reputación ni la culpa moral que sin duda prosigue a los hechos. Los empleadores deben tomar medidas para limitar el consumo de alcohol en la fiesta de los Días Festivos. Quizá deban tener un “cash bar” o exigir a los empleados que utilicen un número limitado de boletos para “comprar” las bebidas y disuadirlos de compartir sus boletos con otros compañeros de trabajo. La compañía debe contratar cantineros profesionales y decirles que exijan identificación a los invitados que parezcan no tener mucho más de 21 años, así como negarse a servir bebidas a los invitados que en su opinión “hayan tomado una de más” y reportarlos. Los empleadores también deben hacer trámites para transportar gratuitamente al empleado que no pueda o no deba manejar. Hay empresas que no solamente llevan al empleado a la casa sino también su automóvil. Muchas empresas incluso están pagando códigos de evento de Uber o Lyft que sus empleados pueden usar para volver sanos y salvos a sus casas. continúe leyendo

Alerta sobre el Formulario I-9: nueva regla automáticamente prorroga el “EAD” vencido

calendarCuántas veces ha tenido usted que despedir a un empleado que tiene vencido el Documento de Autorización de Empleo (“EAD” por “Employment Authorization Document “) y que había solicitado la nueva tarjeta pero estaba esperando aún que los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (“USCIS” por “U.S. Citizen and Immigration Services”) se la emitieran? Esa triste situación puede ser una cosa del pasado si la nueva regla sobrevive el cambio de gobierno.

El 18 de noviembre, el Departamento de Seguridad Nacional emitió una regla definitiva con el propósito de dar más estabilidad y flexibilidad a ciudadanos de otros países así como una mayor seguridad a los empleadores estadounidenses que contratan o se proponen contratar a empleados extranjeros. Muchas de las áreas que abarca esta regla sencillamente formalizan prácticas y declaraciones de políticas que los USCIS han desarrollado durante los últimos dieciséis años con respecto a los que tienen la visa H-1B y a los extranjeros que procuran residencia permanente basada en empleo.  La nueva regla también modifica las regulaciones para el proceso del Formulario I-9, que consiste en la Sección 274a del Título 8 del Código Federal de Regulaciones (8 CFR §274a) y dispone una prórroga automática de 180 días de esta autorización para ciertos titulares del “EAD”. continúe leyendo

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